Wie soll eine ERP, CRM oder PIM-Lösung betrieben werden? Ist es besser, auf eine «on premise»-Lösung zu setzen oder ist vielleicht doch eine gehostete Lösung das Gelbe vom Ei? Oder ist SaaS gar besser als alles andere, auch wenn die Daten «irgendwo im Internet» sind? Das sind Fragen, die auch in KMU diskutiert werden. Im Folgenden gibt es eine Einordnung der Begriffe.
Symbolbild Adobe Stock
Die Begriffe im Zusammenhang mit dem Hosting der verschiedenen IT-Angebote können teilweise verwirrend sein. Unterschieden werden grundsätzlich drei Modelle:
On Premise = in den eigenen Räumen
Applikationen, die auf Rechnern eines Unternehmens betrieben werden, sind sogenannte «on premise»-Applikationen.
Diese Lösungen sind typischerweise als Client/Server Architektur gebaut. Das heisst, dass ein zentraler Server Daten für die Clients, welche auf den Rechnern der Mitarbeitenden betrieben werden, zur Verfügung stellt. Die Lösung wird auf Hardware, welche der Nutzer zur Verfügung stellt, installiert, konfiguriert und betrieben.
Die Verantwortung für den Betrieb, die Sicherheit und das Backup der Daten liegen bei einer solchen Lösung komplett beim Nutzer der Applikation. In einem Unternehmen müssen also entsprechende Kenntnisse und Ressourcen verfügbar sein, um einen sicheren und zuverlässigen Betrieb der Hard- und Software zu gewährleisten.
Der Betreiber der Software hat dabei das Nutzungsrecht an der Software, eine sogenannte Lizenz. Die Kosten dafür können einen substanziellen Betrag darstellen, welcher typischerweise schon vor der Einführung und Nutzung der Software fällig ist.
Für die Wartung und Unterhalt der Software stellen die Softwareanbieter eine Wartungsgebühr in Rechnung. Mit dieser Gebühr sind Fehlerkorrekturen, Anpassungen an neue gesetzliche Anforderungen und das Recht auf neue Versionen der Software abgegolten.
Der Wechsel auf eine neue Version einer «on premise»-Software ist in den meisten Fällen im Rahmen eines Projektes durchzuführen. Abhängig von der Softwarelösung, der Implementierung und den kundenspezifischen Anpassungen, können Upgrade Projekte viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen.
Soll von ausserhalb des Firmennetzwerkes auf die Applikation zugegriffen werden, so kann dies mit entsprechendem technischem Aufwand realisiert werden.
Hosted Software = Betrieb bei einem «Gastgeber»
Damit sich Unternehmen nicht um die Betreuung sowie den Betrieb von Hard- und Software kümmern müssen, können Applikationen in einem Rechenzentrum betrieben werden. Der Betrieb der Software wird dabei also an einen Dienstleister übergeben.
Die Applikationen werden dann beim Gastgeber (Hoster) betrieben. Dieser kümmert sich um die Sicherheit, Verfügbarkeit, Backup und den Betrieb der Business Software. Die Software wird normalerweise, wie oben beschrieben, als Client/Server Lösung betrieben. Der Endbenutzer bedient die Applikation (Client) über eine Software, welche Bild, Tastatur und Maus zwischen dem Client im Rechenzentrum und dem Rechner des Mitarbeitenden überträgt.
Die Software wird auf den (virtuellen) Rechnern im Rechenzentrum des Hosters auf Kundenwunsch installiert und konfiguriert. Wie in der Variante «on premise» kauft der Kunde ein Nutzungsrecht an der Software durch eine Lizenz und bezahlt Wartungsgebühren für Fehlerkorrekturen und neue Versionen. Der Wechsel auf neue Versionen erfolgt auch hier in Form eines Upgrade-Projektes.
Anpassungen an die Hardwarekonfiguration können durch den Hoster meist recht schnell umgesetzt werden.
Bei einer gehosteten Lösung werden neben den Wartungskosten für die Software auch Hosting-Gebühren für den Betrieb der Software fällig.
Der Zugriff auf gehostete Software kann in vielen Fällen über einen Browser erfolgen. Der Zugriff auf die Applikationen ist damit von überall sichergestellt.
Mit dem starken Vordringen von SaaS Lösungen werden heute auch «gehostete» Lösungen oft als «SaaS»-Lösung angepriesen. In diesen Fällen werden keine initialen Lizenzkosten erhoben. Das Nutzungsrecht wird über eine monatliche Nutzungsgebühr erstanden.
SaaS = Software als Dienstleistung
Mit SaaS-Lösungen wird Software als Dienstleistung im Internet verfügbar gemacht. Die Infrastruktur des Anbieters wird dabei von mehreren Kunden gleichzeitig genutzt. SaaS Lösungen werden im Browser betrieben und sind quasi «per Mausklick» als «Selfservice» für den Anwender sofort verfügbar.
Damit dies möglich ist, muss die SaaS-Lösung entsprechend konzipiert sein. Eine solche Softwarearchitektur unterscheidet sich dabei grundlegend von klassischen Client/Server-Applikationen.
Der Betrieb, Sicherheit und Backup sind komplett in der Verantwortung des Softwareanbieters, der Anwender ist von diesen Themen befreit.
Upgrades werden in regelmässigen Abständen durch den Anbieter durchgeführt. Abhängig vom Anbieter können Kunden wählen, zu welchem Zeitpunkt die neue Version installiert werden soll. Der Wechsel auf eine neue Version muss typischerweise innerhalb eines maximalen Zeitfensters von drei Monaten erfolgen. Das hat den Effekt, dass grosse Upgrade-Projekte nicht mehr notwendig sind. Die Wechsel auf neue Versionen finden laufend in kleinen Schritten statt.
Damit Schnittstellen zu anderen Applikationen realisiert werden können, bieten viele SaaS-Lösungen Integrationsplattformen. Mittels dieser Plattformen können Daten mit Drittsystemen ausgetauscht werden.
Bei SaaS-Lösungen entstehen bei Projektbeginn keine Investitionen für die Softwarelizenzen. Die Kosten für die Nutzung der Software sind variabel. Die Anzahl User und die notwendigen Module können abhängig vom Geschäftsverlauf und Bedarf erweitert oder auch reduziert werden. Die Kosten für den Betrieb der Lösung ändern sich somit je nach Nutzung.
Was ist das richtige Modell?
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage. Sicher ist, dass der Trend in Richtung SaaS-Lösungen geht. Die Softwareanbieter haben erkannt, dass SaaS ein neues Geschäftsmodell ermöglicht, welches regelmässige, vorhersagbare Einnahmen garantiert.
Mit den zunehmenden Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz wird es für kleinere Unternehmungen schwierig, die notwendigen Ressourcen und Kenntnisse im Unternehmen verfügbar zu haben. Dienstleister, welche sich «nur» um Sicherheit und Datenschutz kümmern, werden hier mehr Erfahrung und Wissen verfügbar haben. Daher kann Hosting von Applikationen, die lizenziert sind, durchaus eine prüfenswerte Option sein.
Unabhängigen Berater hinzuziehen
Gerade weil die Auswahl der passenden Software und des Betriebsmodells keine einfache Angelegenheit ist und der Markt sich schnell verändert, kann es sich durchaus lohnen, einen unabhängigen Consultant beizuziehen.
Wichtig bei der Auswahl der Fachperson ist, dass diese sich nicht einem Systemhaus verpflichtet fühlt, sondern sich ganz auf die Bedürfnisse der Kundschaft konzentrieren kann – und so aus dem grossen Feld der Software-Anbieter den Passendsten auswählen helfen kann.
Die unabhängigen Berater aus dem topsoft Consulting-Netzwerk unterstützen Unternehmen bei der Auswahl von Business Applikationen. Die Consultants prüfen die Lösungen neutral und kritisch.
Die Leistungen der Berater richten sich dabei nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Auftraggeber. Das Spektrum reicht von der Erstellung der Anforderungsdokumentation über einer Begleitung des Projektleiters bis hin zur kompletten Projektleitung für die Evaluation von Business Software.
Der Autor
Als Inhaber der busch-consulting GmbH und Mitglied des topsoft Consulting-Netzwerks unterstützt Roger Busch Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er verfügt über langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und ist ein kompetenter Ansprechpartner bei technischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragestellungen.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-3
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