Die Winterhilfe treibt ihre digitale Transformation voran. In ihrem Referat am KMU Fachforum 2026 zeigten Miriam Brülhart, Co-Geschäftsführerin Winterhilfe Bern, und Valerie Grüter, Geschäftsführerin Winterhilfe Schweiz, wie eine neue digitale Plattform Prozesse vereinheitlicht, Medienbrüche beseitigt und die Wirkung der Winterhilfe nachhaltig steigert. Ein Projekt, das nicht nur technische, sondern vor allem organisatorische Transformation bedeutet.
Valérie Grüter und Miriam Brülhart von der Winterhilfe am KMU Fachforum 2026 (Bild topsoft)
Die Winterhilfe ist eines der traditionsreichsten Hilfswerke der Schweiz und gleichzeitig eine Organisation im Wandel. Mit 27 autonomen Kantonalorganisationen unterstützt sie Menschen an der Armutsgrenze bei unvorhergesehenen Ausgaben, vor allem Familien und Alleinerziehende. Doch die föderale Struktur bringt Herausforderungen: unterschiedliche Prozesse, Medienbrüche, hoher administrativer Aufwand. Mit dem Digitalisierungsprojekt «Gusta» will die Winterhilfe diese Komplexität überwinden und ihre Wirkung deutlich steigern.
Nähe zu den Menschen – aber komplexe Strukturen
Die kantonalen Organisationen arbeiten autonom und nah an den Betroffenen. Diese Stärke hat jedoch eine Kehrseite: Die Prüfung von Gesuchen ist teils manuell, uneinheitlich und zeitintensiv. «Die Qualität unserer Hilfe entscheidet sich nicht nur am Geld, sondern daran, wie schnell wir zu den Informationen kommen, die wir brauchen», betonen die Referentinnen.
Gusta – der digitale Gesuchsprozess
Gemeinsam mit dem IT-Partner Xappido entsteht eine einheitliche Plattform, die den gesamten Prozess digitalisiert – vom Antrag über die Prüfung bis zur Entscheidung. Erste Ansichten des Prototyps zeigen, wie der Gesuchsprozess künftig digital und durchgängig abgebildet werden kann. Ziel ist es, Medienbrüche und Mehrfacherfassungen zu reduzieren, damit den Mitarbeitenden mehr Zeit für die Menschen bleibt. Das System ist nutzerzentriert konzipiert: Handy-Fokus, Foto-Upload, einfache Sprache, klare Schritte.
Digitalisierung mit Augenmass – und mit den Kantonen
Ein Projekt dieser Grösse braucht Akzeptanz. Deshalb setzt die Winterhilfe auf intensives Change-Management: Frühe Einbindung der Kantonalorganisationen, Workshops, Prototypen, transparente Kommunikation. «Man muss alle zusammenhalten, Transparenz schaffen und eine gute Dosis Kommunikation haben», lautet eine zentrale Erkenntnis. Zuversicht entstehe, wenn man früh etwas zeigt – auch wenn es erst ein Prototyp sei.
Der Rollout startet mit dem Kanton Bern als Pilot. Ab 1. Juli 2027 soll Gusta in allen 27 Winterhilfe-Organisationen im Einsatz sein. Das Projekt ist budgetiert und wird als strategische Investition in die Zukunft der Organisation verstanden.
Markenpositionierung und neue Zielgruppen
Die Winterhilfe verfügt über eine traditionsreiche Marke und eine langjährige Spenderbasis. Parallel zur Digitalisierung schärft sie deshalb ihr Profil, um ihre heutige Arbeit verständlicher zu vermitteln und auch neue Generationen anzusprechen.
Empfehlungen für Organisationen im digitalen Umbruch
- Digitalisierung nutzerzentriert gestalten und echte User-Tests durchführen.
- Heterogene Strukturen durch klare Standards und transparente Kommunikation verbinden.
- Analoge Alternativen zu Beginn anbieten und später evaluieren.
- Markenpositionierung modernisieren, um neue Spendergruppen zu erreichen.
Die Winterhilfe zeigt, wie eine föderale Organisation mit Mut, Transparenz und konsequenter Nutzerorientierung ihre Strukturen modernisiert – und damit die Wirkung ihrer Hilfe stärkt.
Valérie Grüter ist die Geschäftsführerin der Winterhilfe Schweiz und Miriam Brülhart die Co-Geschäftsführerin der Winterhilfe Bern
KMU Fachforum - Erfahrung teilen und Zukunft gestalten
Dieses Referat hielten Valérie Grüter und Miriam Brülhart am KMU Fachforum 2026. Seit 2023 treffen sich im Spätsommer Vertreterinnen und Vertreter aus Schweizer KMU im idyllischen Heuboden, um sich zu aktuellen Themen auszutauschen, zu netzwerken und voneinander zu lernen. Die nächste Ausgabe findet am 26. August 2027 statt. Aktuelle Informationen zum KMU Fachforum finden Sie jederzeit auf www.kmu-fachforum.ch.