Wie lässt sich die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, ohne ein komplexes IT-Projekt zu starten? Die Gemeinde Oftringen zeigt, wie DeepO schrittweise in bestehende Abläufe integriert wird – und wie Lernende dabei selbst zu Treibern der digitalen Transformation werden.
Bild zVg von DeepCloud
Digitale Rechnungsverarbeitung: Wenn digital allein nicht genügt
Die Gemeinde Oftringen hatte ihren Kreditorenprozess bereits früh digitalisiert und ein elektronisches Visum eingeführt. Dennoch blieb hinter der digitalen Oberfläche viel Handarbeit: Eingehende Rechnungen mussten kontrolliert, kontiert und den zuständigen Personen zugewiesen werden. Visumsverantwortung, Buchungstext und Kontierung waren für jeden Beleg manuell zu erfassen.
Besonders die Lernenden waren mit diesen repetitiven Aufgaben beschäftigt. Gleichzeitig erschwerten unterschiedliche Rechnungseingänge und fehlende Referenzen eine durchgängige Automatisierung.
Bei bis zu 10'000 Kreditorenbelegen pro Jahr ist das nicht nur eine Frage des Arbeitsaufwands. Für IT- und Finanzverantwortliche stellt sich vielmehr die Frage, wie sich bestehende digitale Prozesse weiterentwickeln lassen, ohne dafür Abläufe komplett neu aufzusetzen.
KI in der Buchhaltung schrittweise trainieren
Oftringen entschied sich für DeepO, die KI-gestützte Lösung zur Dokumentenverarbeitung von DeepCloud. Nach der Einrichtung durch den Abacus-Vertriebspartner OBT arbeitete die Gemeinde zunächst weitgehend wie gewohnt weiter. Die Automatisierung wurde anschliessend schrittweise aufgebaut.
Regeln, Schlüsselwörter und Automatisierungsvorschläge kamen nach und nach hinzu. Bei wiederkehrenden Rechnungen konnte das System dadurch zunehmend passende Informationen für die Verarbeitung vorschlagen. Der Ansatz unterscheidet sich damit von einem klassischen Einführungsprojekt, bei dem sämtliche Regeln vor dem produktiven Einsatz definiert werden müssen.
Für IT-Verantwortliche ist dieses Vorgehen interessant: Automatisierung wird nicht als einmalige Systemkonfiguration verstanden, sondern als kontinuierlicher Lern- und Optimierungsprozess. Während arbeitsintensiver Phasen konnte Oftringen das Training pausieren und später wieder aufnehmen.
Kreditorenprozess automatisieren – mit Know-how aus dem eigenen Team
Eine Besonderheit des Projekts ist die Rolle der Lernenden. Statt ausschliesslich externe Spezialisten mit der Optimierung zu beauftragen, übernahmen sie selbst einen wesentlichen Teil des Trainings von DeepO.
Gemeinsam mit den Mitarbeitenden definierten sie Schlüsselwörter und Regeln, prüften Vorschläge und beobachteten, wie das System bei wiederkehrenden Rechnungen dazulernt. Innerhalb kurzer Zeit entwickelten sie sich zu internen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern für die Lösung.
Damit verändert KI in der Buchhaltung nicht nur den Prozess, sondern auch Aufgabenprofile. Aus repetitiver Datenerfassung wird die Überwachung und Verbesserung automatisierter Abläufe. Gerade für Verwaltungen und Unternehmen, die digitale Kompetenzen intern aufbauen möchten, ist dieser Aspekt relevant: Prozesswissen bleibt dort, wo es täglich benötigt wird.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung als laufender Prozess
Heute werden eingehende Rechnungen in Oftringen digital erfasst und verarbeitet sowie über den Freigabeworkflow den zuständigen Personen zugewiesen. Freigaben können ortsunabhängig erfolgen, während die Dokumente digital verfügbar bleiben.
Das Potenzial ist noch nicht ausgeschöpft. Für rund zehn Prozent der Lieferanten hat die Gemeinde individuelle Regeln hinterlegt; 115 Lieferanten sind bereits automatisiert. Auf dieser Basis erwartet Oftringen, künftig bis zu 50 Prozent der Kreditorenbelege automatisch oder teilautomatisch verarbeiten zu können. Langfristig liegt das Ziel bei einem Automatisierungsgrad von bis zu 80 Prozent.
Der Fall zeigt damit auch eine wichtige Eigenschaft lernender Systeme: Ihr Nutzen muss nicht erst nach einem vollständig abgeschlossenen Projekt entstehen. Verbesserungen können bereits während des laufenden Betriebs greifen und mit zunehmender Daten- und Regelerfahrung wachsen.
Was IT-Verantwortliche aus Oftringen mitnehmen können
Die Customer Success Story verdeutlicht, dass digitale Rechnungsverarbeitung weniger von einem radikalen Systemwechsel als von einer guten Verbindung zwischen Technologie, Prozessen und Mitarbeitenden abhängt. Bestehende Abläufe können schrittweise erweitert, Regeln im produktiven Alltag verfeinert und internes Know-how gezielt aufgebaut werden.
Für Schweizer Gemeinden und Unternehmen, die ihren Kreditorenprozess automatisieren möchten, bietet sich deshalb ein pragmatischer Ansatz an: zunächst repetitive und gut standardisierbare Vorgänge identifizieren, Automatisierungsregeln kontrolliert aufbauen und die Ergebnisse laufend überprüfen.
Lösungen aus dem DeepCloud-Ökosystem können dafür eine Grundlage schaffen, indem KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit digitalen Workflows verbunden wird. Die Erfahrung aus Oftringen zeigt dabei vor allem eines: Erfolgreiche Automatisierung bedeutet nicht, Mitarbeitende aus dem Prozess zu entfernen – sondern ihre Arbeit von Datenerfassung hin zu Kontrolle, Optimierung und Prozessverantwortung zu verschieben.
Wer prüfen möchte, welches Automatisierungspotenzial in der eigenen Rechnungsverarbeitung steckt, kann sich anhand von DeepO und weiteren DeepCloud-Lösungen mit Möglichkeiten für sichere, digital unterstützte Dokumenten- und Geschäftsprozesse in der Schweiz auseinandersetzen.
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