Mit libracore/ERPNext ersetzt Fink Zeitsysteme aufwendige manuelle Prozesse durch intelligente Automatisierung – und spart dadurch monatlich über 3 Arbeitstage. Was früher sehr viel Zeit in Anspruch nahm, läuft heute in Minuten: Effizient, skalierbar und fehlerfrei.
Bild zVg von libracore/Fink
Vor sieben Jahren entschied sich Fink Zeitsysteme für den Wechsel von einem führenden Anbieter betriebswirtschaftlicher Software zu ERPNext von libracore. Gemeinsam mit der libracore AG wurde die bestehende Systemlandschaft modernisiert und zahlreiche Geschäftsprozesse digitalisiert. Arbeitsabläufe, die zuvor manuell erfasst, gepflegt und kontrolliert werden mussten, konnten weitestgehend automatisiert werden. Dadurch spart das Unternehmen seitdem nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch den Ressourcenaufwand und senkt nachhaltig die Betriebskosten.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt in der nahtlosen Integration der innovativen Arbeitszeiterfassungslösungen von Fink Zeitsysteme. Die erfassten Daten lassen sich direkt mit libracore/ERPNext verbinden und automatisiert weiterverarbeiten. Medienbrüche und doppelte Dateneingaben entfallen, wodurch die Datenqualität steigt und administrative Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden können. So profitieren Mitarbeitende und Management gleichermassen von einer durchgängigen, digitalen Prozesskette.
«Auf unserer Suche nach einem neuen ERP System sind wir auf ERPNext gestossen, das perfekt zu uns passt. Eine Einführung eines solchen Systems – auch wenn es sich um OpenSource handelt – ist ohne einen Partner nicht möglich. Hier waren wir in der glücklichen Lage mit libracore einen jungen, dynamischen Partner zu finden, der uns dieses Projekt effizient und erfolgreich umgesetzt hat.»
Stefan Fink, Fink Zeitsysteme
Umgebungsübersicht
Fink Zeitsysteme ist spezialisiert auf Lösungen zur Erfassung, Planung und Auswertung von Arbeits-, Projekt- und Auftragszeiten sowie auf Systeme zur Verwaltung, Kontrolle von Zutritt für Unternehmensbereiche sowie Fahrzeugerfassung mit Fahrtenbuch. Das Unternehmen betreibt mehrere Standorte in Österreich sowie einen Standort in der Schweiz.
Als integrierte Unternehmensplattform bildet ERPNext von libracore sämtliche zentralen Geschäftsbereiche des Unternehmens ab und sorgt für durchgängige, effiziente Abläufe über alle Standorte hinweg. Dabei kommen sämtliche Module des Systems zum Einsatz:
- CRM für Leadmanagement
- Vertrieb mit Kundenstammverwaltung, Artikelmanagement, Preislisten und Angebotswesen.
- Debitorenbuchhaltung inklusive Fakturierung und Mahnwesen.
- Lagerbuchhaltung zur Verwaltung von Beständen und Warenbewegungen.
- Kreditorenbuchhaltung für die effiziente Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen.
Durch die zentrale Datenhaltung und die nahtlose Integration aller Unternehmensbereiche verfügt Fink Zeitsysteme jederzeit über aktuelle Informationen, transparente Prozesse und eine verlässliche Grundlage für operative und strategische Entscheidungen. Dies reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Datenqualität und schafft die Voraussetzung für weiteres Wachstum und eine effiziente standortübergreifende Zusammenarbeit.
Tausende Rechnungen per Knopfdruck
Monat für Monat stellt Fink Zeitsysteme tausenden von Kunden die Lizenzgebühren für ihre Produkte in Rechnung. Dieser Prozess war früher mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden: Trotz des Einsatzes des ERP-Systems eines führenden Marktanbieters mussten die Rechnungen jeweils zum Monatsende von Mitarbeitenden einzeln erstellt, kontrolliert und versendet werden. Der gesamte Rechnungslauf beanspruchte mehrere Arbeitstage und band wertvolle personelle Ressourcen.
Mit der Einführung von ERPNext wurde dieser Prozess grundlegend automatisiert. Heute genügt am Monatsende ein einziger Klick, um sämtliche Rechnungen automatisch zu generieren und zu versenden. Anpassungen der Lizenzanzahl können während des laufenden Monats flexibel erfasst werden, so dass die benötigten Lizenzen per sofort freigeschaltet sind. Das System berücksichtigt diese Änderungen selbstständig und verrechnet im folgenden Abrechnungszeitraum automatisch die korrekte Anzahl Lizenzen.
Die Aufgabe der Mitarbeitenden beschränkt sich inzwischen auf die Kontrolle derjenigen Rechnungen, bei denen Änderungen vorgenommen wurden. Dadurch reduziert sich der Arbeitsaufwand auf rund fünf Prozent der ursprünglich benötigten Zeit. Während der gesamte Rechnungslauf früher mehrere Tage in Anspruch nahm, ist er heute in lediglich 20 bis 30 Minuten abgeschlossen.
Das Ergebnis ist eine erhebliche Effizienzsteigerung: Kosten werden nachhaltig gesenkt, wertvolle Ressourcen für andere Aufgaben freigesetzt und potenzielle Fehlerquellen durch die weitgehende Automatisierung des Prozesses deutlich reduziert. Gleichzeitig profitieren Kunden von einer konsistenten, transparenten und termingerechten Abrechnung.
Intercompany-Automatisierung
Der Hauptsitz von Fink Zeitsysteme befindet sich in Altach, Österreich, und fungiert als zentrales Logistik- und Distributionszentrum für die gesamte Unternehmensgruppe. Von dort aus werden Produkte und Warenströme für die verschiedenen Standorte koordiniert und abgewickelt.
Dank der Intercompany-Automatisierung in libracore/ERPNext laufen die standortübergreifenden Prozesse heute weitgehend ohne manuelle Eingriffe ab. Bestellungen, die von der Schweizer Niederlassung erfasst werden, werden automatisch an das ERP-System des Hauptsitzes in Altach übermittelt und dort direkt weiterverarbeitet. Die notwendigen Informationen stehen den zuständigen Mitarbeitenden sofort zur Verfügung, ohne dass Daten doppelt erfasst oder manuell übertragen werden müssen.
Nach der Bearbeitung erfolgt der Versand der Produkte je nach Bedarf entweder direkt an den Endkunden oder zunächst an die Schweizer Niederlassung. Gleichzeitig werden die zugehörigen Intercompany-Belege und Rechnungen vollautomatisch zwischen den ERP-Systemen der beteiligten Gesellschaften ausgetauscht. Die Rechnungsdaten werden dabei nahtlos vom ERP des Hauptsitzes an das ERP der Schweizer Niederlassung übermittelt und dort automatisch verbucht.
Durch diese durchgängige Digitalisierung der Intercompany-Prozesse werden Medienbrüche vermieden, administrative Aufwände deutlich reduziert und die Datenqualität erhöht. Gleichzeitig profitieren alle Standorte von einer hohen Transparenz, schnelleren Durchlaufzeiten und einer konsistenten Datenbasis. Das Ergebnis sind effizientere Abläufe, geringere Prozesskosten und eine optimale Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.
Dank Bankassistent die Kreditorenbuchhaltung leicht gemacht
Mit einer jährlichen Rechnungsmenge im hohen fünfstelligen Bereich ist ein effizienter und zuverlässiger Zahlungsverkehr für Fink Zeitsysteme von zentraler Bedeutung. Der Einsatz des Bankassistenten in ERPNextSwiss trägt wesentlich dazu bei, administrative Aufwände zu reduzieren, Mitarbeitende zu entlasten und potenzielle Fehlerquellen im Finanzwesen zu minimieren.
Dank der nahtlosen Integration der Bankschnittstelle werden Zahlungsinformationen automatisch zwischen den Bankinstituten und dem ERP ausgetauscht. Dabei unterstützt das System etablierte Standards wie ISO 20022 und ermöglicht eine sichere, effiziente und weitgehend automatisierte Verarbeitung von Zahlungsdaten.
Ein besonderer Mehrwert liegt in der automatisierten Bankabstimmung. Eingegangene und ausgehende Zahlungen werden laufend mit den tatsächlichen Kontoauszügen abgeglichen. Abweichungen, offene Positionen oder fehlerhafte Buchungen werden frühzeitig erkannt und können gezielt überprüft werden. Dies erhöht die Transparenz und verbessert die Qualität der Finanzdaten erheblich.
Sämtliche Kontobewegungen werden innerhalb von libracore/ERPNext als Banktransaktionen erfasst und können automatisch bestehenden Geschäftsvorfällen, beispielsweise Kundenrechnungen oder Lieferantenbelegen, zugeordnet werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Buchungsaufwand auf ein Minimum und die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Finanzprozesse bleibt jederzeit gewährleistet.
Darüber hinaus ermöglicht die Lösung die Verwaltung beliebig vieler Bankkonten innerhalb einer zentralen Plattform. Standardkonten für verschiedene Zahlungsprozesse lassen sich flexibel definieren und standortübergreifend nutzen. Dies schafft eine einheitliche und transparente Finanzverwaltung über die gesamte Unternehmensgruppe hinweg.
Für Fink Zeitsysteme bedeutet dies eine erhebliche Effizienzsteigerung im täglichen Finanzbetrieb: Zahlungsprozesse werden beschleunigt, Fehlerquoten reduziert und wertvolle personelle Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben freigesetzt. Gerade bei einem hohen Rechnungsvolumen leistet die Automatisierung einen entscheidenden Beitrag zur Skalierbarkeit und Wirtschaftlichkeit der Unternehmensprozesse.
Dank OpenSource viel Freiheit und Flexibilität
Solche individuellen Lösungen lassen sich nur dann erfolgreich realisieren, wenn die eingesetzte Software flexibel auf die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden kann. Moderne ERP-Systeme müssen dabei zwei zentrale Voraussetzungen erfüllen: Einerseits benötigen sie eine stabile und bewährte Grundstruktur, die alle wesentlichen Geschäftsprozesse zuverlässig abbildet. Andererseits müssen sie genügend Freiraum bieten, um spezifische Anforderungen, individuelle Workflows und zusätzliche Funktionen ohne Einschränkungen integrieren zu können.
Genau diese Kombination zeichnet ERPNext von libracore aus. Die Plattform stellt eine umfassende Standardlösung für betriebswirtschaftliche Prozesse bereit und ermöglicht gleichzeitig weitreichende Anpassungen an individuelle Unternehmensbedürfnisse. Geschäftsprozesse können erweitert, automatisiert oder vollständig neu gestaltet werden, ohne dabei die Integrität des Gesamtsystems zu beeinträchtigen.
Im Vergleich dazu stossen viele proprietäre ERP-Systeme bei individuellen Anpassungen schnell an Grenzen. Erweiterungen sind oftmals nur eingeschränkt möglich oder mit erheblichen Lizenz-, Entwicklungs- und Wartungskosten verbunden. Unternehmen müssen sich deshalb häufig an die Vorgaben der Software anpassen, anstatt die Software optimal an ihre Prozesse anzupassen.
Mit ERPNext besteht hingegen die Möglichkeit, individuelle Anforderungen wirtschaftlich und nachhaltig umzusetzen. Voraussetzung dafür ist jedoch das entsprechende technische Fachwissen. Die Entwicklung, Integration und Wartung massgeschneiderter Erweiterungen erfordert Erfahrung mit der Plattform sowie ein tiefes Verständnis der zugrunde liegenden Prozesse. Mit dem richtigen Know-how entstehen so Lösungen, die exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind und einen langfristigen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Sie kümmern sich um Ihr Kernbusiness, wir um den reibungslosen Ablauf
Jedes Unternehmen sollte seine Zeit und Ressourcen dort einsetzen können, wo der grösste Mehrwert entsteht – in den eigenen Kernkompetenzen. Für Fink Zeitsysteme bedeutet das, innovative Lösungen für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zu entwickeln und ihre Kunden mit erstklassigen Produkten und Dienstleistungen zu unterstützen. Administrative Prozesse hingegen sollten möglichst effizient, automatisiert und reibungslos im Hintergrund ablaufen.
Genau hier entfaltet ein modernes ERP-System seinen Nutzen. Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Projekte oder Personalprozesse müssen zuverlässig, sicher und transparent funktionieren, ohne unnötige Komplexität oder hohen manuellen Aufwand zu verursachen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datensicherheit, Nachvollziehbarkeit und digitale Souveränität kontinuierlich.
Als Implementierungs- und Entwicklungspartner unterstützt die libracore AG Unternehmen dabei, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Wir verbinden die individuellen Anforderungen unserer Kunden mit der Flexibilität, Offenheit und Anpassungsfähigkeit von ERPNext. Dabei begleiten wir Projekte von der Analyse über die Implementierung bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung – professionell, strukturiert, zuverlässig und stets mit Fokus auf den langfristigen Nutzen für unsere Kunden.
Die Zusammenarbeit mit Fink Zeitsysteme zeigt exemplarisch, wie durch die Kombination aus standardisierten ERP-Prozessen und individuell entwickelten Erweiterungen erhebliche Effizienzgewinne erzielt werden können. Automatisierungen reduzieren den administrativen Aufwand, schaffen Transparenz und ermöglichen es Unternehmen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ihr Kerngeschäft.
Möchten auch Sie prüfen, ob libracore/ERPNext die passende Lösung für Ihr Unternehmen sein könnte? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. Gemeinsam analysieren wir Ihre Anforderungen und zeigen Ihnen auf, wie Sie Prozesse optimieren, Kosten senken und die Digitalisierung Ihres Unternehmens nachhaltig voranbringen können.
www.libracore.com
support@libracore.com
Tel. +41 52 551 22 33
Besuchen Sie auch Fink Zeitsysteme auf ihrer Webseite: www.finkzeit.at
Der Autor
Lars Müller ist CEO & Gründer der Libracore AG
www.linkedin.com/in/larsericmueller
libracore AG | 8344 Bäretswil | www.libracore.com
Weitere Informationen und Beiträge bei libracore in der topsoft Marktübersicht