Wie digitaler Workflow in der Cloud schnelles Wachstum unterstützt

(Source: chicco di caffè)

Die chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH, zu der auch die BOTA Group gehört, bewirtschaftet mit eigenem Personal innerbetriebliche Kaffeebars an Standorten in ganz Deutschland. Dabei funktioniert unter dem Dach der GmbH jede Bar wie ein eigenes Unternehmen. Zur Unterstützung des rasanten Wachstums hat das Unternehmen mithilfe von Kendox unternehmensweit den Rechnungseingangs- und Freigabeprozess vollständig digitalisiert und automatisiert. So wurde eine erhebliche Verschlankung der administrativen Prozesse für die mehr als 170 Standorte erreicht.

Getrieben aus der Finanzabteilung, hat der Anbieter für innerbetriebliche Zwischenverpflegung das Projekt «chicco RechnungsCheck» eingeführt. «Aufgrund unseres Rekord-Wachstums bestand Handlungsbedarf, die administrativen Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und zu digitalisieren», erläutert Manuel Sawalle-Müller, Direktor Finanzen bei der chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH.

Ziel des Projekts mit Kendox war die vollständige Ablösung von Papierbelegen im Rechnungsworkflow, um eine insgesamt schnellere Bearbeitung vom Eingang der Belege bis zur Freigabe und weiteren Prozessschritten in der Buchhaltung zu erreichen. Auch eine bessere Übersicht und Auffindbarkeit der Belege war notwendig. Eine weitere wichtige Anforderung war zudem die mobile Nutzung des Systems durch Bereitstellung im Cloud-Betrieb für die Kostenstellenverantwortlichen an den einzelnen Standorten. Mit dem Workflow-System von Kendox ist es chicco di caffè gelungen, den Rechnungsworkflow zu digitalisieren und zu automatisieren.

Vor Einführung des «chicco RechnungsCheck» wurden bei chicco di caffè eingehende Rechnungen zunächst eingescannt. Anschließend wurden manuell die Kostenstellenverantwortlichen ermittelt, die Rechnung per E-Mail an sie verschickt bzw. ausgedruckt und direkt zur Freigabe vorgelegt. Auch Kontierungsinformationen wurden dabei teilweise manuell auf dem Beleg erfasst oder per E-Mail zurück an die Buchhaltung übermittelt.

Durch die Digitalisierung der Rechnungseingangskontrolle sowie der zugehörigen Freigabeprozesse hat sich der Prozess beim Kaffeebar-Spezialisten drastisch verändert. «Wir digitalisieren heute sämtliche Papierdokumente, gleichzeitig motivieren wir auch unsere Lieferanten, uns Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken», beschreibt Sawalle-Müller.

Die digitalen Eingangskanäle werden permanent überwacht, eingehende Rechnungen mit Hilfe einer OCR-Komponente (Texterkennung) analysiert, Belegdaten automatisch extrahiert und den Rechnungen zugeordnet. Anschließend wird die Rechnung automatisch an den jeweils verantwortlichen Kostenstellenleiter zur Prüfung weitergeleitet. Nachdem dieser die Rechnung dann freigegeben hat, werden Beleg und Buchungssatz automatisch in die DATEV-Buchhaltung übergeben, wo die Rechnung entsprechend verbucht wird und nachliegende Prozesse angestossen werden können.

Eine Besonderheit bei der Implementierung stellte die Anbindung aller Anwendungen an die Private Cloud des Unternehmens dar. Kendox Projektleiter Jörg Schönfisch schildert: «Um einen einfachen und standortunabhängigen Zugriff für alle Benutzer zu ermöglichen, war ein mobiler Zugang zu allen Systemen per Tablet gefordert. Benutzeroberfläche und Bedienung mussten möglichst einfach und intuitiv für die Anwender sein. Gleichzeitig war in Bezug auf Zugriffsrechte eine enge Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter des Kunden erforderlich.»

Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses realisiert chicco di caffè eine frühzeitige Verarbeitung und Vorkontierung der im Unternehmen eingehenden Belege. Die Protokollierung des digitalen Prozesses und anschließende revisionssichere Ablage in «Kendox InfoShare» gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Compliance-Vorgaben für die digitale Dokumentenhaltung. Dabei ermöglicht die Anwendungsintegration größtmögliche Transparenz. Eine Belegrecherche ist jederzeit und überall möglich. Auch lassen sich finanzielle Vorteile wie beispielsweise der Skontoabzug deutlich einfacher realisieren.

Einen weiteren Vorteil sieht Sawalle-Müller bei der Liquiditätsplanung: «Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick, wo wir stehen und was auf uns zukommt. Das war früher definitiv nicht der Fall.» Ein zusätzlicher Nutzen entsteht durch die Entlastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung. Während sie vor Einführung des digitalen Prozesses viel Aufwand bei der Erfassung der Rechnungen leisten mussten, verlagert sich nun ihre Aufgabenstellung hin zur Kontrolle, dem Nachhalten und Prüfen von Rechnungen.

Die Kaffee-Experten planen weitere Ausbaustufen mit Kendox InfoShare, wie beispielsweise ein unternehmensweites Vertragsmanagement sowie einen Genehmigungsprozess für Investitionsanträge und Bestellanforderungen (BANF), in die alle deutschlandweit verteilten Barista-Betriebe mit eingebunden werden sollen.

Manuel Sawalle-Müller erläutert die Zielsetzung: «Wir wollen in Zukunft weitere Prozesse mit Kendox digitalisieren. Mit der wachstumsbedingten Zunahme an weiteren Standorten, ist es für uns unabdingbar ein unternehmensweit einheitliches Vertragsmanagement zu implementieren, das uns eine Übersicht gibt, wo welche Verträge laufen beziehungsweise enden oder beendet werden müssen.» Einen weiteren Schritt in Richtung Transparenz möchte der Finanzchef über eine Verknüpfung der archivierten Belege mit einem BI-Tool erreichen.

Kendox begleitet seine Kunden bei der Einführung digitaler Dokumenten- und Informationsprozesse. Seit 2004 entwickelt das Schweizer Softwarehaus moderne, flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, gesetzeskonforme Archivierung, Scanning, Eingangspostbearbeitung, E-Mail Compliance und digitale Akten. Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt.

Weitere Informationen und Bereichte zu Kendox finden Sie im Kendox-Profil.