Die Ware ist bereit, der Lastwagen wartet – doch der Lieferschein fehlt. Jetzt zählt jede Minute: Der nächste Arbeitsschritt kann nicht starten, die Abfahrt gerät ins Wanken und aus einer kleinen Verzögerung wird schnell ein Engpass. Erfahren Sie, wie Docugate Daten aus ERP und WMS nutzt, um Lieferscheine und Packlisten automatisch und innert Sekunden bereitzustellen.
Bild zVg von Leuchter IT Solutions
Wenn Dokumente zum Engpass werden
Die Sendung ist verpackt. Der Lastwagen steht an der Rampe. Doch ohne Packliste oder Lieferschein geht es nicht weiter. In der Logistik greifen viele Arbeitsschritte ineinander – fehlt ein Dokument, kann der ganze Ablauf ins Stocken geraten.
Besonders dann, wenn die Dokumentenerstellung regelmässig Zeit kostet oder Mitarbeitende Angaben manuell zusammensuchen und ergänzen müssen. Ein guter Dokumentenprozess läuft deshalb möglichst unauffällig mit dem Warenfluss mit: Die nötigen Informationen werden aus den vorhandenen Systemen übernommen, und das fertige Dokument liegt korrekt und einsatzbereit vor, sobald es gebraucht wird.
Wenige Minuten können sich summieren
Nicht jede Verzögerung ist automatisch kritisch. Kann während der Dokumentenerstellung weitergearbeitet werden, fallen ein paar Sekunden kaum ins Gewicht. Anders sieht es aus, wenn der nächste Schritt warten muss.
Bei einem einzelnen Auftrag mag die Verzögerung überschaubar sein. Wiederholt sie sich jedoch bei vielen Sendungen, summieren sich die Wartezeiten. Die Durchlaufzeit verlängert sich, weitere Abläufe geraten unter Druck. Gerade bei eng getakteten Zeitfenstern müssen Lieferscheine, Packlisten und andere Dokumente deshalb rechtzeitig bereitstehen.
Daten nutzen statt manuell übertragen
Die Informationen für ein Dokument sind häufig bereits im ERP- oder Warenwirtschaftssystem vorhanden. Werden Angaben bei jedem Auftrag von Hand kopiert oder ergänzt, kostet das Zeit und schafft zusätzliche Fehlerquellen.
Ein effizienter Dokumentenprozess übernimmt die benötigten Daten über eine bestehende Anbindung und setzt sie an der richtigen Stelle in eine zentral gepflegte Vorlage ein. So entsteht ein vollständiger Lieferschein, eine Packliste oder ein anderes Dokument, ohne dass Mitarbeitende es für jeden Auftrag neu aufbauen müssen.
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Wie Docugate den Ablauf vereinfacht
Hier setzt Docugate an: Die Lösung übernimmt die benötigten Daten aus ERP oder WMS und erstellt daraus das passende Dokument. Die bestehenden Fachapplikationen bleiben dabei führend. Docugate integriert sich nahtlos über eine REST-API, sodass sich die Fachapplikationen weiterhin auf ihre Kernkompetenz konzentrieren können.
Die Daten werden in die passende Vorlage eingesetzt und das benötigte Dokument automatisch innert wenigen Sekunden erstellt. So steht es im entscheidenden Moment bereit, ohne einen zusätzlichen manuellen Arbeitsschritt auszulösen. Besonders bei vielen Aufträgen oder zeitkritischen Abläufen hilft das, Wartezeiten zu vermeiden und den Prozessfluss zu unterstützen.
Dokumente genau dann, wenn sie gebraucht werden
Ein funktionierender Dokumentenprozess sollte keine zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Er sorgt dafür, dass die benötigten Unterlagen korrekt und rechtzeitig vorliegen – damit der nächste Arbeitsschritt ohne unnötige Unterbrechung weitergehen kann.
Möchten Sie sehen, wie Docugate Ihre Dokumentenprozesse unterstützen kann? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo.
Der Autor
Lucca Rusconi ist Sales & Customer Success Manager bei Leuchter Software Engineering AG
T: +41 41 226 50 73, lucca.rusconi@leuchterag.ch