Der Hilfsmittel-Markt Niederbipp zeigt, wie sich komplexe Verrechnungsprozesse mit der richtigen Systemlandschaft massiv vereinfachen lassen. Dank Proffix und watoConnect reduzierte sich der Aufwand für die Mietabrechnung von mehreren Wochen auf wenige Tage.
Technologie, die bewegt: Mit digitaler Unterstützung zu mehr Mobilität und Lebensqualität (Symbolbild von Alem Coksa via Pixabay)
Effizientere Prozesse für einen wichtigen Auftrag
Der Hilfsmittel-Markt Niederbipp vermietet und verkauft eine breite Palette an Hilfsmitteln – von Pflegebetten über Rollstühle bis hin zu Rollatoren. Ziel ist es, Menschen mit körperlichen Einschränkungen den Alltag zu erleichtern und mehr Selbstständigkeit zu ermöglichen.
Hinter diesem Angebot stehen jedoch komplexe betriebliche Abläufe. Insbesondere die Verwaltung und Verrechnung von Mietartikeln stellte lange Zeit eine grosse Herausforderung dar. Unterschiedliche Mietdauern, zahlreiche Artikel und individuelle Vertragskonstellationen führten dazu, dass die periodische Abrechnung mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden war.
Ausgangslage: Hoher Aufwand und fehleranfällige Prozesse
Vor der Einführung des ERP-Systems Proffix wurden Mietverträge grösstenteils manuell abgewickelt. Für jeden Mietartikel mussten in Microsoft Word Vorlagen individuell ausgefüllt und Mietdauern händisch berechnet werden.
Die Konsequenz: Die quartalsweise Verrechnung aller Mietgeräte beanspruchte rund drei Wochen Arbeitszeit – eine enorme Belastung für die zuständigen Mitarbeitenden. Gleichzeitig stieg mit der manuellen Bearbeitung auch das Risiko von Fehlern bei der Berechnung und Rechnungsstellung.
Der Weg zur integrierten Lösung
Mit der Einführung von Proffix im Jahr 2018 wurde die Grundlage für eine strukturierte und digitale Verwaltung der Mietverträge geschaffen. Alle relevanten Daten werden seither zentral im ERP-System erfasst und gepflegt.
Um den Verrechnungsprozess weiter zu optimieren, kam zusätzlich watoConnect, die Integrations- und Automationslösung von Watosoft, zum Einsatz. Gemeinsam wurden bestehende Prozesse analysiert und gezielt weiterentwickelt.
Dabei wurden unter anderem:
- Neue Vertragsformulare direkt im ERP hinterlegt
- Rechnungseinheiten vereinheitlicht
- Zusatzfelder zur automatisierten Berechnung der Mietdauer entwickelt
Diese Anpassungen ermöglichten es, die notwendigen Informationen strukturiert im System abzubilden und für die Weiterverarbeitung nutzbar zu machen.
Automatisierung der Mietabrechnung
Heute übernimmt watoConnect eine zentrale Rolle im Verrechnungsprozess. Die Lösung liest die relevanten Daten aus Proffix aus, verarbeitet sie systematisch und bereitet daraus automatisch die Vertragsrechnungen auf.
Was früher manuell und zeitintensiv erledigt werden musste, geschieht heute weitgehend automatisiert – mit wenigen Klicks.
Der Unterschied ist deutlich messbar:
- Früher: über 3 Wochen Aufwand pro Quartal
- Heute: rund 1,5 Tage pro Quartal
Neben der enormen Zeitersparnis sorgt die Automatisierung auch für mehr Sicherheit: Berechnungen erfolgen systemgestützt, wodurch Fehler praktisch ausgeschlossen werden können.
Mehrwert im Arbeitsalltag
Die Digitalisierung der Prozesse bringt dem Hilfsmittel-Markt Niederbipp spürbare Vorteile:
- Alle Mietverträge sind zentral im ERP erfasst und jederzeit digital verfügbar
- Mietdauern werden automatisch auf Basis hinterlegter Werte berechnet
- Rechnungsfehler werden vermieden
- Der administrative Aufwand wird auf ein Minimum reduziert
Die Mietabrechnung – einst einer der aufwendigsten Prozesse – ist heute weitgehend automatisiert. Das Resultat: Weniger manueller Aufwand, mehr Transparenz und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Die gewonnene Zeit kann gezielt in wertschöpfende Tätigkeiten investiert werden – insbesondere in die Betreuung der Kundinnen und Kunden.
Prozesse ganzheitlich denken
Neben der Mietverrechnung spielen auch andere Bereiche eine wichtige Rolle in der täglichen Arbeit – etwa Logistikprozesse, Reparaturaufträge oder die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen.
Die Herausforderung besteht darin, diese Prozesse sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Genau hier setzt die Zusammenarbeit mit Watosoft an: Durch die kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der Systemlandschaft werden Abläufe Schritt für Schritt vereinfacht und besser aufeinander abgestimmt.
Ein Beispiel dafür, wie durchdachte Digitalisierung nicht nur Prozesse verbessert, sondern auch Freiräume schafft.
«Ich bin mit der Einführung von watoConnect in Kombination mit Proffix sehr glücklich! Durch die Umstellung sparen wir pro Quartal mehrere Wochen Aufwand bei der Erstellung der Vertragsrechnungen.»
Kevin Baumann
Inhaber, Hilfsmittel-Markt GmbH
Watosoft AG | 2543 Lengnau | www.watosoft.ch
Weitere Informationen und Beiträge bei Watosoft in der topsoft Marktübersicht