In jedem Unternehmen werden Verträge verschiedenster Arten geführt. Werden diese nicht auf effiziente Weise verwaltet, kann dies laut «World Commerce and Contracting» im Endeffekt zu Umsatzeinbussen von bis zu 9.2 % jährlich führen. Die Implementierung einer automatisierten Vertragsmanagementlösung von Arcplace ermöglicht erhebliche Einsparungen im Einkauf, gewährleistet effiziente Verkaufszyklen und senkt das Compliance-Risiko.
Bild zVg von Arcplace
Zu den typischen Verträgen in Unternehmen gehören beispielsweise Kaufverträge oder Partnerschaftsverträge im Bereich Marketing und Verkauf, Lieferantenverträge, Lizenzscheine oder Geheimhaltungsvereinbarungen in der Informationstechnologie, aber auch Arbeitsverträge oder Versicherungspolicen im Personalwesen. Bei allen Verträgen stellt sich die grosse Herausforderung, den Vertragslebenszyklus – das sogenannte Contract Lifecycle Management (CLM) – effizient, sicher und unternehmensweit gleich zu verwalten.
Vertragslebenszyklus und seine Stolpersteine
Am Anfang steht die Vertragsanfrage, aufgrund welcher ein Vertragsentwurf erstellt und verhandelt wird. Kommt es nach dem Prüfungs- und Genehmigungsprozess zu einem Abschluss, muss der Vertrag verwaltet werden. Dabei gilt es, Ablauf und Verlängerung sowie Änderungen zu berücksichtigen. Wird das Vertragsmanagement im Unternehmen unterschiedlich und noch manuell gehandhabt, kann es durchaus passieren, dass zum Beispiel Kündigungsfristen vergessen werden, lukrative Skonti durch die Lappen gehen, unwissentlich vertragliche Pflichten nicht eingehalten werden, sich die Suche nach Vertragsinhalten sehr zeitaufwändig gestaltet oder Datenschutzgesetze und Aufbewahrungs-/Löschfristen nicht eingehalten werden.
Fertig gestolpert mit digitalem Vertragsmanagement
Um die genannten Stolpersteine umgehen zu können, empfiehlt sich die Einführung einer digitalen Vertragsmanagementlösung. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff und Einblick in alle Verträge des Unternehmens sichergestellt. Die Lösungen von Arcplace bieten anpassbare Best-Practice-Funktionen für die Vertragsverwaltung auf der Käufer- und Verkäuferseite, einschliesslich einer Ablage und Vorlagen, einer Klauselbibliothek, flexibler Genehmigungsworkflows, integrierter künstlicher Intelligenz zur Erkennung allfälliger risikoreicher Klauseln, Sicherheits- und Compliance-Schutzfunktionen sowie automatische Benachrichtigungen und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme.
Die Hauptvorteile im Überblick
- Zeitersparnis durch einheitliche Ablage und effizientere Bearbeitung
- Gewährleistung für rechtzeitige Ausführung wichtiger Prozesse dank automatischen Warnungen, Eskalationen und Zuweisungen
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unternehmensinterner Standards
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz beim Bearbeitungsstatus der Verträge
Das Arcplace Team berät Sie gerne persönlich! Für eine Demo wenden Sie sich bitte an sales@arcplace.ch.
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