Zentrale Lösung, flexibel umgesetzt: Twerenbold digitalisiert mit PROXESS den Rechnungseingang
Auch Wanderferien gehören zum Angebot der Twerenbold Reisen Gruppe (Symbolbild von landsmann via Pexels)
Die Twerenbold Reisen Gruppe nutzte die Corona-Pandemie als Impuls, die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse voranzutreiben. Ein zentrales Projekt war die Modernisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. Bis dahin wurden Rechnungen unabhängig vom Eingangskanal ausgedruckt, manuell geprüft, kontiert und in Aktenordnern archiviert. Das führte zu hohem Aufwand, langen Bearbeitungszeiten und eingeschränkter Transparenz.
Herausforderung: Dezentrale Unternehmensstruktur
Die Twerenbold Reisen Gruppe besteht aus der Zentrale in Rütihof sowie zehn weiteren Unternehmen an verschiedenen Standorten in der Schweiz. Mehr als 150 Mitarbeitende sind in Rechnungsprozesse eingebunden, während die Buchhaltung jährlich rund 25'000 Eingangsrechnungen verarbeitet. Die Dokumente reichen von E-Rechnungen bis zu klassischen Papierbelegen.
Für Bernhard Wyler, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, war deshalb entscheidend, dass eine neue Lösung bestehende Prozesse unterstützt, statt sie grundlegend zu verändern. Gesucht wurde eine flexible und gleichzeitig einfach bedienbare Software.
Warum PROXESS?
Die Entscheidung fiel auf PROXESS, da die Lösung alle technischen Anforderungen erfüllte. Dazu gehörten der On-Premises-Betrieb sowie die Anbindung an das ERP-System Infoniqa One 200. Zusätzlich überzeugte PROXESS durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und die Bereitschaft, individuelle Anforderungen der Unternehmensgruppe umzusetzen.
2023 startete das Projekt gemeinsam mit PROXESS, IT PARTNER Aebi und der internen IT. Parallel wurden Schulungen, FAQs und Unterstützungsangebote geschaffen, um die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden und die Akzeptanz zu fördern.
Digitale Workflows mit Raum für Individualität
Bei der Gestaltung der neuen Prozesse setzte Twerenbold auf einen ausgewogenen Mix aus Standardisierung und Flexibilität. Gruppenweit wurden beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip sowie klar definierte Freigaberegeln eingeführt. Gleichzeitig konnten die einzelnen Unternehmen ihre spezifischen Abläufe im Rechnungsworkflow beibehalten.
Der Rollout begann im dritten Quartal 2023 mit drei Pilotfirmen. Heute werden alle Rechnungen digital verarbeitet. Papierrechnungen werden direkt nach Eingang gescannt, digitale Rechnungen automatisch übernommen und in den Workflow überführt.
Der Prozess umfasst:
- Formale Prüfungen auf Vollständigkeit und Plausibilität
- Digitale Prüf- und Freigabeprozesse
- Vorkontierung bereits im Workflow
- Automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung
- Revisionssichere Archivierung im PROXESS DMS
Spürbare Vorteile im Alltag
Durch die Digitalisierung stehen Rechnungen jederzeit und standortunabhängig zur Verfügung. Freigaben erfolgen schneller, Durchlaufzeiten wurden reduziert und die Transparenz im gesamten Prozess deutlich erhöht.
Auch die Qualität der Buchhaltungsdaten hat sich verbessert. Automatisierte Prüfmechanismen und die frühzeitige Vorkontierung helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Zudem entfällt die zeitaufwendige Suche nach Papierdokumenten, da alle Informationen digital verfügbar sind.
Für Bernhard Wyler hat sich die Entscheidung für PROXESS daher klar ausgezahlt: Die Lösung vereinfacht die tägliche Arbeit, erhöht die Prozesssicherheit und unterstützt die Anforderungen einer dezentral organisierten Unternehmensgruppe optimal.
Über die Twerenbold Reisen Gruppe
Zur Twerenbold Reisen Gruppe gehören unter anderem Twerenbold Reisen, Reisebüro Mittelthurgau, Imbach Reisen, Vögele Reisen und Swiss Excellence River Cruise. Rund 100'000 Gäste reisen jährlich mit den verschiedenen Marken. Das Familienunternehmen steht seit vier Generationen für hochwertige Reiseangebote und wird heute von Karim Twerenbold geführt.
PROXESS GmbH Schweiz | 8240 Thayngen | www.proxess.de
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