Der operative Einkauf steht vielerorts unter wachsendem Druck. Die Folge sind lange Durchlaufzeiten, hoher administrativer Aufwand und operative Routinearbeit. Genau deshalb brauchen Unternehmen standardisierte Einkaufsinhalte.
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Der operative Einkauf vieler Unternehmen steht unter wachsendem Druck, denn Fachbereiche erwarten immer schnellere Beschaffungsprozesse und einfachere Nutzererlebnisse. Gleichzeitig müssen Einkaufsorganisationen immer mehr Vorgaben berücksichtigen – von Compliance- und ESG-Anforderungen über interne Freigabelogiken bis hin zu Budgetgrenzen und Kostenzielen.
Hinzu kommt, dass in zahlreichen Organisationen ein erheblicher Teil der Bedarfsbeschaffung weiterhin auf Basis von Freitextanfragen erfolgt und von manuellen Abstimmungen und individuellen Einzelfallentscheidungen abhängt.
Die Folge sind lange Durchlaufzeiten, hoher administrativer Aufwand und Einkaufsabteilungen, die grosse Teile ihrer Kapazitäten mit operativer Routinearbeit verbringen. Genau deshalb brauchen Unternehmen standardisierte Einkaufsinhalte. Dabei handelt es sich um vorverhandelte Beschaffungsinhalte, wie Lieferantenkataloge, Rahmenverträge, integrierte Marktplätze oder standardisierte Serviceprozesse, die sich automatisiert verarbeiten lassen. Sie bilden die Grundlage moderner Guided-Buying- und Intake-Lösungen.
Gute Oberflächen allein reichen nicht aus
Unternehmen konzentrieren sich bei der Digitalisierung des Einkaufs oft zunächst auf die Nutzeroberfläche. Mitarbeitende sollen Bedarfe einfacher erfassen können, Suchfunktionen intuitiver werden und Prozesse moderner wirken. Dabei lassen sie jedoch einen wichtigen Faktor ausser Acht: Eine benutzerfreundliche Oberfläche verbessert zwar die User Experience, reduziert allein aber noch keine operative Komplexität. Wenn Beschaffungsregeln, Lieferantenstrukturen und Genehmigungslogiken im Hintergrund nicht klar definiert sind, wird der Bedarf zwar digital erfasst, aber nicht automatisch verarbeitet.
Entscheidend ist daher nicht nur der Einstiegspunkt für Anfordernde, sondern der Grad der Standardisierung hinter dem Bestellprozess. Erst wenn Bedarfe systematisch in definierte Beschaffungskanäle gelenkt werden, entstehen die Voraussetzungen für echte Automatisierung. Ziel ist ein intelligenter Beschaffungsprozess, bei dem operative Einkaufsabteilungen nur noch in Ausnahmefällen eingreifen müssen. Fortgeschrittene Organisationen erreichen mit modernen Einkaufslösungen wie beispielsweise BeNeering bereits Automatisierungsquoten von bis zu 90 Prozent bei operativen Bestellprozessen. Voraussetzung dafür ist ein hoher Anteil standardisierter Beschaffungsinhalte.
Standardisierung schafft die Grundlage für No Touch Procurement
Im Kern brauchen Unternehmen dafür vorab definierte und verhandelte Beschaffungsinhalte. Dazu zählen klassische Lieferantenkataloge ebenso wie integrierte Marktplätze, Rahmenverträge, interne Lagerbestände oder bevorzugte Lieferanten für wiederkehrende Dienstleistungen. Sind Preise, Konditionen, Lieferanten und Freigaberegeln bereits im System hinterlegt, müssen Beschaffungsvorgänge nicht jedes Mal neu geprüft oder bewertet werden. Mitarbeitende können Bedarfe direkt auswählen und bestellen, ohne spezifisches Einkaufswissen zu benötigen. Der operative Einkauf muss Angebote nicht bei jedem Vorgang erneut vergleichen oder grundlegende Compliance-Fragen manuell prüfen.
Besonders deutlich zeigt sich dieser Effekt bei katalogbasierten Bestellungen: Werden Artikel aus vorverhandelten Lieferantenkatalogen oder freigegebenen Marktplätzen beschafft, lassen sich Bestellprozesse mithilfe der hinterlegten Prozess- und Einkaufsregeln weitgehend automatisiert abwickeln. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Maverick Buying und unkontrollierten Einzelbeschaffungen.
Freitextreduktion wird zum Effizienzhebel
In vielen Unternehmen entsteht der grösste operative Aufwand durch Freitextanforderungen. Häufig fehlen bei diesen wichtige Informationen, Lieferanten sind nicht definiert oder Bedarfe müssen zunächst manuell geprüft und eingeordnet werden. Entsprechend betrachten moderne Einkaufsorganisationen Freitext zunehmend als Ausnahmeprozess.
Vollständig abschaffen lässt sich jedoch Freitext nicht. Ein grosser Teil davon kann aber in der Regel standardisiert werden: Wiederkehrende Bedarfe lassen sich in Beschaffungskataloge überführen, kleinere Lieferanten über vom Einkauf gepflegte Kataloge einbinden und definierte Warengruppen über Marktplätze beschaffen. Das Ziel sollte es demnach sein, ihn auf jene Fälle zu reduzieren, die sich tatsächlich nicht standardisieren lassen.
Der Weg dorthin beginnt meist mit einer Analyse bestehender Ausgabenstrukturen, da Unternehmen nicht selten zunächst ein transparenter, konsolidierter Überblick darüber fehlt, welche Produkte und Dienstleistungen sie in welchem Umfang, bei welchen Lieferanten und zu welchen Konditionen beziehen – und wo sich daraus Standardisierungspotenziale ergeben. Spend-Analysen helfen dabei, Beschaffungsvolumina zu bündeln, Lieferanten zu konsolidieren und geeignete Einkaufskanäle zu definieren.
Automatisierung bedarf klarer Regeln
Auf dieser Grundlage lassen sich anschliessend die Regeln definieren, die für die Automatisierung notwendig sind. Denn intelligente Automatisierung entsteht nicht allein durch Technologie, sondern setzt klare Beschaffungslogiken voraus. Unternehmen müssen deshalb im Vorfeld eindeutig festlegen, welche Warengruppen über welche Kanäle beschafft werden, wann Genehmigungen erforderlich sind und welche Schwellenwerte gelten. Erst dadurch können Systeme Bedarfe automatisiert verarbeiten und in die richtigen Prozesse lenken.
Die Logik lässt sich gut mit der automatisierten Gepäckabgabe am Flughafen vergleichen: Ein System kann einen Koffer nur dann eigenständig annehmen und weiterleiten, wenn Reisedaten, Gepäckkennzeichnung, Gewicht, Masse und Ziel eindeutig geprüft werden können. Weicht ein Gepäckstück von den definierten Vorgaben ab oder fehlen Informationen, wird der Vorgang zum Ausnahmefall und muss gesondert bearbeitet werden.
Ähnlich verhält es sich in der Beschaffung: Auch hier können Guided-Buying- oder Intake-Lösungen Bedarfe nur dann automatisiert verarbeiten und in die richtigen Prozesse lenken, wenn Prozesse, Zuständigkeiten, Regeln und Stammdaten sauber definiert sind. Diese Vorarbeit wird häufig unterschätzt. Technologie kann sie jedoch nicht ersetzen, sondern nur das digital abbilden, was zuvor fachlich festgelegt wurde.
Nutzerführung wird zum Erfolgsfaktor
Damit diese Regeln im Alltag auch genutzt werden, braucht es eine einfache und konsistente Nutzerführung. Mitarbeitende sollen nicht wissen müssen, ob ein Produkt aus einem Lieferantenkatalog, einem Marktplatz, einem Rahmenvertrag oder einem Lagerbestand stammt. Moderne Guided-Buying-Lösungen bündeln deshalb unterschiedliche Beschaffungskanäle hinter einer zentralen Such- und Einstiegsoberfläche. Im Hintergrund entscheiden die Systeme automatisiert, welcher Beschaffungspfad für einen Bedarf genutzt wird. Ergänzt wird dies durch KI-gestützte Funktionen für Suche, automatisierte Compliance-Prüfungen, Datenvorschläge und rollenbasierte Freigaben. Dadurch entsteht eine Nutzererfahrung, die sich zunehmend an bekannten digitalen Konsumplattformen orientiert, allerdings unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Einkaufsregeln.
Die Rolle des Einkaufs verändert sich grundlegend
Je stärker operative Beschaffung automatisiert wird, desto tiefgreifender verändert sich auch die Rolle des Einkaufs selbst. Manuelle Prüf- und Weiterleitungsprozesse treten in den Hintergrund. Einkaufsabteilungen beschäftigen sich dafür zunehmend mit Lieferantenmanagement, Marktbeobachtung, Beratung interner Fachbereiche und der Optimierung von Beschaffungsstrategien.
Fortgeschrittene Organisationen treiben genau diesen Wandel bewusst voran und schaffen Freiräume für solche wertschöpfenderen Tätigkeiten. Damit steigen allerdings auch die Anforderungen an Einkaufsorganisationen selbst. Gefragt sind zunehmend analytische Fähigkeiten, Marktverständnis und Kommunikationskompetenz – weniger klassische Sachbearbeitung.
Standardisierung wird zum ökonomischen Faktor
Der wirtschaftliche Nutzen standardisierter Beschaffung geht weit über Prozessbeschleunigung hinaus. Unternehmen reduzieren nicht nur operative Aufwände, sondern erhöhen gleichzeitig Transparenz, Compliance und Steuerbarkeit. Besonders in wirtschaftlich angespannten Zeiten gewinnt diese Entwicklung zusätzlich an Bedeutung. Unternehmen reduzieren bewusst die Variantenvielfalt innerhalb ihrer Kataloge und standardisieren Beschaffungen stärker als früher. Statt zahlreiche Alternativen bereitzustellen, werden gezielt wenige definierte Produkte oder Lieferanten zugelassen. Der Hintergrund ist pragmatisch: Weniger Varianten können Prozesskosten senken, die Steuerung vereinfachen und die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten stärken.
Fazit
Standardisierung entwickelt sich zunehmend zur zentralen Voraussetzung für die Automatisierung operativer Beschaffung. Erst standardisierte Beschaffungsinhalte ermöglichen es Unternehmen, Bedarfe regelbasiert, effizient und weitgehend ohne manuelle Eingriffe abzuwickeln. Guided Buying und moderne Intake-Lösungen entfalten ihren Nutzen daher nicht allein durch attraktive, intuitive Nutzeroberflächen, sondern durch die Verbindung von Standardisierung, klarer Prozesslogik und Automatisierung im Hintergrund.
Für Einkaufsorganisationen bedeutet das einen tiefgreifenden Wandel: weg von operativer Einzelfallbearbeitung, hin zu einer stärker steuernden, strategischen und datenbasierten Funktion. Unternehmen, die diesen Schritt konsequent gehen, schaffen nicht nur effizientere Prozesse, sondern erhöhen langfristig auch die Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit ihrer Beschaffung.
Über BeNeering
BeNeering ist Anbieter KI-gestützter Lösungen für die indirekte Beschaffung. Gegründet 2007 von erfahrenen SAP-Lösungsarchitekten, vereint BeNeering moderne Technologie mit digitalisierten Best Practices. Die Digital Procurement Platform entsteht in enger Co-Innovation mit globalen Unternehmen und vereint Best Practices mit modernster Technologie. www.beneering.com