E-Mail bleibt im Geschäftsalltag unverzichtbar. Für Lohnabrechnungen, Verträge oder andere sensible Dokumente ist sie jedoch nicht immer der richtige Kanal. Moderne Dokumentenzustellung schützt vertrauliche Informationen, ohne etablierte Prozesse unnötig kompliziert zu machen.
Bild zVg von DeepCloud
Wenn der E-Mail-Anhang zum Sicherheitsrisiko wird
E-Mail ist schnell, einfach und praktisch. Genau deshalb gehört sie weiterhin zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln in Unternehmen. Für den Austausch vertraulicher Geschäftsdokumente wurde sie jedoch nicht entwickelt.
Das Problem beginnt häufig beim Anhang. Sobald eine Lohnabrechnung, ein Vertrag oder ein anderes sensibles Dokument im Postfach des Empfängers angekommen ist, hat das versendende Unternehmen kaum noch Kontrolle darüber. Die Datei kann auf unterschiedlichen Geräten gespeichert, weitergeleitet oder dauerhaft im Postfach abgelegt werden.
Gerade bei personenbezogenen oder geschäftskritischen Informationen stellt sich deshalb eine wichtige Frage: Muss das Dokument überhaupt per E-Mail verschickt werden oder reicht es, den Empfänger per E-Mail über dessen Bereitstellung zu informieren?
Die E-Mail bleibt, der Anhang nicht
Moderne Lösungen für die sichere Dokumentenzustellung trennen Kommunikation und Dokument bewusst voneinander. Die E-Mail dient weiterhin als vertraute Benachrichtigung. Das sensible Dokument selbst verbleibt jedoch in einer geschützten Umgebung und kann nur von autorisierten Personen abgerufen werden.
Damit verändert sich für die Empfänger wenig, während Unternehmen mehr Kontrolle über vertrauliche Informationen behalten. Gleichzeitig lässt sich das Risiko reduzieren, dass sensible Dateien unkontrolliert in Postfächern und auf Endgeräten verteilt werden.
Entscheidend ist dabei die Benutzerfreundlichkeit. Sicherheitslösungen funktionieren im Alltag vor allem dann, wenn sie keine komplizierten Zusatzprozesse schaffen. Der sicherste Weg sollte deshalb möglichst auch der einfachste sein.
Sicherheit direkt in Geschäftsprozesse integrieren
Besonders interessant wird sichere Dokumentenzustellung, wenn sie direkt mit ERP-, HR- oder Finanzprozessen verbunden ist. Ein typisches Beispiel sind Lohnabrechnungen: Statt diese als E-Mail-Anhang zu versenden, können sie automatisiert aus dem Geschäftssystem in einen geschützten persönlichen Bereich zugestellt werden.
DeepMail setzt auf dieses Prinzip. Dokumente werden in der geschützten DeepBox der jeweiligen Empfängerin oder des Empfängers bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt authentifiziert, während die E-Mail lediglich über das neue Dokument informiert. Über eine REST-API lässt sich die Zustellung zudem in Abacus und weitere ERP-Systeme integrieren.
Was Unternehmen in der Praxis wichtig ist
Dass neben Sicherheit vor allem eine einfache Integration zählt, zeigt die Erfahrung der RTB Regionalen Technischen Betriebe. «Es ist entscheidend, dass Lösungen einfach funktionieren. DeepMail integriert sich nahtlos in unsere Abläufe», sagt Pascal Müller, Leiter IT-Dienstleistungen bei RTB.
Auch im Gesundheitsbereich kann eine integrierte Zustellung administrative Prozesse entlasten. «Für uns in der Spitex ist jede Minute kostbar. Mit DeepMail laufen administrative Prozesse fast wie von selbst», sagt Thekla Dörig aus dem Bereich Human Resources bei Spitex Glattal.
Beide Beispiele zeigen: Dokumentensicherheit sollte nicht als zusätzlicher Prozess neben dem Tagesgeschäft stehen. Sie entfaltet ihren Nutzen dort, wo sie Teil des bestehenden Ablaufs wird.
Datenschutz endet nicht beim Speichern
Unternehmen sollten zudem nicht nur darauf achten, wie und wo sie sensible Dokumente speichern, sondern auch darauf, wie sie diese zustellen. Dazu gehören Fragen nach Datenstandort, Zugriffskontrolle, Authentifizierung und technischer Infrastruktur.
DeepMail speichert Dokumente auf Infrastruktur in der Schweiz und läuft in einer nach ISO 27001:2022 zertifizierten Cloud-Umgebung. Damit verbindet die Lösung die sichere Zustellung mit der Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Zustellung der Dokumente bleibt dabei zentral und sicher, während Empfängerinnen und Empfänger stets den passenden, unternehmensspezifischen Absender sehen.
Die zentrale Erkenntnis bleibt jedoch unabhängig von der eingesetzten Technologie: Sicherheit muss im Alltag funktionieren. Unternehmen gewinnen dann, wenn vertrauliche Dokumente geschützt bleiben, ohne Mitarbeitenden und Empfängern unnötige zusätzliche Arbeit aufzubürden.
Weitere Informationen zur sicheren Dokumentenzustellung mit DeepMail
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