Über Jahre gewachsene Anwendungen, unterschiedliche Schnittstellen und viel Spezialwissen prägen die komplexen Medienprozesse der SBD ag. Mit der schrittweisen Integration weiterer Abläufe in das seit fast 20 Jahren eingesetzte IN:ERP hat das Unternehmen seine IT-Landschaft gezielt vereinfacht und Abhängigkeiten von älteren Drittlösungen reduziert. Zentrale Prozesse laufen heute effizienter und stabiler – ohne einen Systemwechsel. Die enge Zusammenarbeit mit der anica ag führte zu Lösungen, die den Mitarbeitenden den Alltag spürbar erleichtern und die Dienstleistungsqualität für Bibliotheken weiter stärkt.
Bibliothek als Gesamtkonzept: Das Zusammenspiel von Medien, Regalsystemen, Mobiliar und Zubehör verdeutlicht die vielfältigen Geschäftsfelder der SBD.bibliotheksservice ag. (Bild: Kantons- und Universitätsbibliothek Freiburg (KUB), ©butikofer de oliveira architectes)
Die SBD.bibliotheksservice ag in Bern ist seit vielen Jahren eine zentrale Partnerin für Bibliotheken in der ganzen Schweiz. Als Tochtergesellschaft der Schweizer Bibliotheksdienst Genossenschaft verbindet sie Medienhandel, Daten und bibliotheksgerechte Aufarbeitung zu einem einzigartigen Gesamtangebot. Bibliotheken erhalten damit sowohl Medien als auch auf Wunsch «weitgehend einsatzbereite Produkte und darauf abgestimmte Dienstleistungen aus einer Hand», wie Michael Oberson, Bereichsleiter IT/Organisation, Prozesse und stv. Geschäftsführer, erklärt.
Historisch gewachsene Spezialanwendungen
In der Auftrags- und Beschaffungsabwicklung der SBD ag entstanden über die Jahre verschiedene spezialisierte Tools und Schnittstellen, darunter das interne SBD‑Tool sowie Galileo für Lieferantenbestellungen. Diese Lösungen waren wichtig und funktionierten, führten aber zu Abhängigkeiten von älterer Drittsoftware, individuellem Know-how und komplexen Schnittstellen. Gleichzeitig mussten die Abläufe weiterhin schnell, stabil und ohne Medienbrüche funktionieren.
Die SBD ag verfolgte deshalb eine klare Strategie: Zentrale Funktionen sollten schrittweise direkt in IN:ERP überführt werden. Das Ziel war, die Abläufe zu vereinfachen, Abhängigkeiten zu reduzieren und die Wartung zu vereinfachen.
Clevere Strategie: Integration statt Ersatz
Dabei wollte SBD keine neue Software, viel eher sollten ausgewählte Funktionen der bestehenden Spezialanwendungen direkt in IN:ERP abgebildet werden. Entscheidend waren dabei drei wichtige Kriterien: Eine hohe Prozessgeschwindigkeit, eine optimale Wartbarkeit und eine stabile Integration in die bestehende Systemlandschaft des Unternehmens.
Für die Zusammenarbeit mit anica ag sprach die direkte Nähe zur Entwicklung, das tiefe Verständnis der IN:ERP‑Umgebung und die äusserst pragmatische Art, Anforderungen gemeinsam zu definieren. «Anforderungen und Lösungsvarianten konnten dadurch ohne lange Wege geklärt und schrittweise umgesetzt werden», sagt Michael Oberson.
Strukturiertes Vorgehen als Erfolgsfaktor
Die Projekte starteten jeweils mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse. Bei der Ablösung des SBD‑Tools wurden die Arbeitsabläufe, alle beteiligten Systeme und auch die Schnittstellen genau untersucht. Die Erkenntnisse flossen dann in ein umfassendes Pflichtenheft, das gemeinsam mit den Fachleuten von anica konkretisiert wurde.
Die Umsetzung erfolgte bewusst schrittweise: Neue Funktionen wurden entwickelt, getestet und nach und nach in Betrieb genommen. Regelmässige Online‑Meetings zwischen den Fachpersonen der SBD ag und dem Entwicklerteam von anica sorgten für kurze Entscheidungswege und eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit.
Das aktuelle Projekt zur Ablösung von Galileo befindet sich zurzeit noch in der Abschlussphase. Nach den Tests der neuen Lieferantenschnittstellen wird dann die Produktivsetzung gemeinsam konkret geplant.
Lösungskonzept sorgt für integrierte Prozesse in IN:ERP
Das Konzept basiert auf der konsequenten Integration zentraler Geschäftsprozesse in IN:ERP. Dabei kommt es zu einer Kombination aus Standardfunktionen, Konfigurationen, Scripting, gezielten Spezialentwicklungen und modernen Schnittstellen.
Highlights aus der Ablösung des SBD‑Tools
- Medienaufträge können per Drag‑and‑drop importiert werden.
- Neue Medienartikel werden automatisch anhand von Daten aus angebundenen Systemen und Lieferanten angelegt.
- Integrierte Dublettenkontrollen, Preis- und Verfügbarkeitsabfragen unterstützen die Bearbeitung.
- eShop‑Bestellungen werden mit deutlich weniger manuellen Eingriffen verarbeitet.
- Schnittstellen zur Bibliothekssoftware wurden modernisiert und – wo möglich – durch standardisierte IN:ERP‑Mechanismen ersetzt.
Bestellungen bei Medienlieferanten wie Buchzentrum und AVA sollen künftig ebenfalls direkt aus IN:ERP ausgelöst werden. Verfügbarkeitsabfragen und Lieferantenschnittstellen werden auch integriert, sodass die Beschaffung zu einem durchgängigen ERP‑Prozess ohne Systemwechsel wird.
Leistungen von anica
Die Fachleute von anica ag begleiteten die SBD ag über den gesamten Projektverlauf. Beginnend bei der gemeinsamen Konkretisierung der Anforderungen führte die Zusammenarbeit über die technische Beratung und Scripting bis hin zur Umsetzung der Schnittstellen. Auch wurde das Unternehmen von den Leuten von Anica während der Test- und Einführungsphase eng begleitet und unterstützt.
Die optimale Zusammenarbeit war ein zentraler Erfolgsfaktor. «Viele Detailfragen konnten direkt und unkompliziert geklärt werden. Die Nähe zur Entwicklung ermöglichte es zudem, notwendige Anpassungen rasch umzusetzen», so Michael Oberson.
Erzielter Nutzen: Schneller, stabiler, einfachere Wartung
Mit der Integration der Medienauftragsabwicklung in IN:ERP konnte die SBD ag zentrale Prozesse spürbar beschleunigen. Medienaufträge lassen sich zum Beispiel jetzt ohne die früheren Wartezeiten verarbeiten. Die automatische Artikelanlage reduziert manuelle Schritte und moderne Schnittstellen sorgen für eine transparente sowie gut wartbare Lösung. Gleichzeitig wurden veraltete Schnittstellen und mehrere alte Server abgelöst, was die Abhängigkeit von historisch gewachsenen Spezialanwendungen deutlich reduziert hat.
Mir der Ablösung von Galileo werden vergleichbare Vorteile erwartet. Da sich das Projekt noch vor der Produktivphase befindet, lässt sich der endgültige Nutzen erst nach Abschluss beurteilen.
Integration als Erfolgsstrategie
Die beiden Projekte bestätigen die Strategie der SBD ag: Durch die konsequente Nutzung und gezielte Erweiterung von IN:ERP lassen sich geschäftskritische Prozesse vereinfachen, beschleunigen und langfristig stabilisieren. Die Kombination aus Standardfunktionen und individuellen Erweiterungen hat sich bestens bewährt.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die Zusammenarbeit mit anica. SBD profitierte von kurzen Wegen, einem direkten Austausch mit der Entwicklung und einer pragmatischen Haltung, die Lösungen ermöglichen und das Projekt nicht unnötig verkomplizieren.
Mit der erfolgreichen Ablösung des SBD Tools und der laufenden Integration der Lieferantenbestellungen ist die SBD ag bestens aufgestellt: Prozesse, die früher über mehrere Systeme verteilt waren, fügen sich heute zu einem durchgängigen Ablauf zusammen. Das erleichtert die tägliche Arbeit, schafft Tempo und stärkt die Dienstleistungsqualität für Bibliotheken. Für die SBD ag ist das ein sichtbarer Fortschritt, der im Alltag für alle spürbar wird.
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