Marktübersicht ECM/DMS

Erfolgsfaktor digitales Dokumentenmanagement –es gibt zahlreiche Anbieter von DMS/ECM-Systemen und dazu passender Hardware. Kompetente Fachpersonen beraten Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung der besten Lösung für Ihr Unternehmen. Machen auch Sie den Schritt in Richtung digitaler Zukunft, mit einem Dokumenten-Management, das diesen Namen auch verdient. Im Dossier ECM/DMS finden Sie Fachartikel, Begriffserklärungen und passende Success-Storys zum Thema.

Anbieter ECM/DMS-Systeme

Längst geht es bei ECM/DMS nicht mehr nur um die Ablage von Dokumenten. Moderne Lösungen unterstützen ganze Geschäftsprozesse – von der digitalen Posteingangsverarbeitung über Workflows und Freigaben bis hin zu Archivierung, Compliance, Vertragsmanagement oder automatisierter Klassifikation mittels KI. Damit wird das DMS zunehmend zur Informationsdrehscheibe und zum digitalen Gedächtnis des Unternehmens.

Die Wahl der passenden ECM‑ oder DMS‑Lösung ist deshalb für viele KMU eine strategische Entscheidung. Anforderungen, Prozesse und Branchen unterscheiden sich stark – ebenso die Ausrichtung und Spezialisierung der Anbieter. Umso wichtiger ist ein Überblick über den Markt und die unterschiedlichen Lösungsansätze.

Nachfolgend finden Sie Portraits und Informationen zu führenden ECM‑ und DMS‑Anbietern sowie Lösungen, die im Schweizer KMU‑Markt aktiv sind.

agorum® by NOVISTA GmbH | 2502 Biel/Bienne | T +41 32 501 08 88
www.novista.ch | agorum@novista.ch | Kontakt: Hans-Ulrich Stämpfli / Martin Lauper

Ihr zertifizierter agorum®-PRO Partner für die Schweiz. KÜNSTLICHE INTELLIGENZ DAS NEUE DMS AGORUM CORE MIT KI TECHNOLOGIE & Der Schweizer Rechnungsworkflow SRW 2.0 mit agorum core unterstützt QR-Rechnungen & E-Rechnungen. Freigeben, buchen, fertig. Mehr erfahren

AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH | 6039 Root D4 | T +41 41 455 26 66
www.amagno.ch | jan-hauke.reents@isaac.ch | Kontakt: Jan-Hauke Reents

Amagno – Digitales Dokumentenmanagement der neuen Generation. Schluss mit dem täglichen Datei- und Papierchaos. Wir wollen, dass Sie sich wieder auf Ihre Talente fokussieren und Ihr Potential ausschöpfen können. Amagno bringt Spass durch interaktive digitale Dokumente und automatisiert gleichzeitig Ihre gesamte Ablage. Mehr erfahren

bluebat GmbH | 8003 Zürich | T +41 33 951 10 38
www.bluebat.ch | info@bluebat.ch | Kontakt: Jürg Zgraggen

Janitor DMS – die leistungsstarke und intuitive Dokumentenverwaltung. Inhaltsanalyse, Klassifikationen, Workflows, Signaturen u.v.m. steigern Effizienz, Ordnung und Komfort in der Teamarbeit. Unser anpassungsfähiges Regelwerk setzt die Bedürfnisse Ihrer Firma zuverlässig um. Mehr erfahren

DeepCloud AG | 9300 Wittenbach | T +41 58 854 14 14
www.deepcloud.swiss | info@deepcloud.swiss | Kontakt: Andrea Bogoni

DeepBox ist eine All-In-One-Plattform, die KI nutzt, um Ihre Datenverarbeitung zu automatisieren. Gleichzeitig ermöglichen Ihnen die integrierten elektronischen Signaturen von DeepSign, Ihre wichtigsten Dokumente mit einer rechtskonformen elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Mehr erfahren

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Amsterdam (NL) | 8048 Zürich | T +41 44 908 49 49
www.kyoceradocumentsolutions.ch | natascha.koncar@dch.kyocera.com | Kontakt: Natascha Koncar

Kyocera Document Solutions: Ihr Partner für die digitale Transformation. Von sicherem Drucken und Scannen bis hin zur umfassenden Dokumentenverwaltung in der Cloud – Kyocera bietet Lösungen, die Unternehmen nicht nur bei der Kostensenkung, sondern auch bei der Effizienzsteigerung unterstützen. Mehr erfahren

PROXESS GmbH | 8240 Thayngen | T +41 52 670 13 62
www.proxess.de | info@proxess.de | Kontakt: Donato Melillo

Dokumentenprozesse von morgen gestalten – Seit 1991 entwickelt PROXESS leistungsfähige und bezahlbare Dokumentenmanagementlösungen für KMU. Mit unseren Lösungen digitalisieren Sie Ihre Unternehmensprozesse und steigern so die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens. Mehr erfahren

Ricoh Schweiz AG | 8304 Wallisellen | T +41 844 360 360
www.ricoh.ch | marketing@ricoh.ch | Kontakt: David Wagner

Ricoh ist ein führender Anbieter von integrierten Digital-Workspace-Services und -Drucklösungen, die die Digitalisierung des Arbeitsplatzes weiter vorantreiben und dabei helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren. Neben DocuWare, zählt auch natif.ai, ein Anbieter innovativer KI-Technologie für die automatisierte Dokumentenverarbeitung zur Ricoh Gruppe. Mehr erfahren

Glossar ECM/DMS

ECM‑ und DMS‑Lösungen bringen viele Fachbegriffe mit sich – von Archivierung über Workflow bis hin zu Metadaten. Dieses Glossar bietet eine kompakte Erklärung der wichtigsten Begriffe aus dem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management.

Archivierung

Langfristige, unveränderbare Aufbewahrung digitaler Dokumente gemäss gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben.

Audit Trail

Lückenlose Protokollierung aller Aktionen an einem Dokument (Erstellen, Ändern, Freigeben, Löschen).

Aufbewahrungsfristen / Retention Policies

Regeln, wie lange Dokumente gesetzlich oder organisatorisch aufzubewahren sind.

BPM (Business Process Management)

Ganzheitliche Gestaltung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Check‑in / Check‑out

Mechanismus zur kontrollierten Bearbeitung von Dokumenten, um Versionskonflikte zu vermeiden.

Cloud‑DMS

Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems als Cloud‑Dienst.

Content Repository

Zentrale Datenablage für Dokumente und Inhalte, auf die verschiedene Anwendungen zugreifen.

Content Services

Modularer Ansatz, bei dem ECM‑Funktionen als flexible Services bereitgestellt werden.

Digitale Posteingangsverarbeitung

Automatisierte Erfassung, Klassifikation und Verteilung eingehender Dokumente.

Digitale Signatur

Elektronische Signatur zur rechtssicheren Unterzeichnung digitaler Dokumente.

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Software zur digitalen Ablage, Verwaltung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten.

DSG / DSGVO

Datenschutzgesetze, die Anforderungen an Speicherung, Zugriff und Löschung personenbezogener Daten definieren.

ECM (Enterprise Content Management)

Strategischer Ansatz zur Verwaltung aller geschäftsrelevanten Informationen eines Unternehmens.

GeBüV

Schweizer Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern – Grundlage für digitale Archivierung.

Hybride Archivierung

Kombination aus lokaler und cloudbasierter Archivierung.

Indexierung

Technische Aufbereitung von Dokumenten und Metadaten für schnelle Suchabfragen.

Input Management

Alle Prozesse zur Erfassung und Digitalisierung von Informationen.

KI‑gestützte Klassifikation / Extraktion

Automatische Erkennung von Dokumenttypen und relevanten Inhalten mittels KI.

Klassifikation

Automatische Zuordnung eines Dokuments zu Kategorien, Vorgängen oder Prozessen.

Lebenszyklusmanagement (Lifecycle Management)

Steuerung eines Dokuments von der Erstellung über Nutzung und Archivierung bis zur Vernichtung.

Metadaten

Beschreibende Informationen zu einem Dokument (z. B. Datum, Kunde, Dokumenttyp).

OCR (Optical Character Recognition)

Texterkennung, die gescannte Dokumente in durchsuchbare Inhalte umwandelt.

On‑Premises

Installation und Betrieb eines DMS im eigenen Rechenzentrum.

Output Management

Erstellung, Formatierung und Verteilung von Dokumenten aus Unternehmenssystemen.

Records Management

Regelkonforme Verwaltung geschäftsrelevanter Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus.

Revisionssicherheit

Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit digital archivierter Dokumente.

Versionierung

Nachvollziehbare Verwaltung verschiedener Bearbeitungsstände eines Dokuments.

Volltextsuche

Durchsuchbarkeit des gesamten Dokumentinhalts, nicht nur der Metadaten.

Workflow

Automatisierte Abfolge von Arbeitsschritten, z. B. für Freigaben oder Prüfungen.