Viele KMUs investieren derzeit in KI-Tools wie Copilot oder ChatGPT und erwarten mehr Effizienz im Arbeitsalltag. In der Praxis zeigt sich jedoch oft: KI beschleunigt einzelne Aufgaben, macht aber gleichzeitig Schwächen in Zusammenarbeit und Organisation sichtbarer. Unklare Prozesse, verstreutes Wissen und fehlende Zuständigkeiten bremsen den Nutzen.
In vielen KMUs sind Informationen über mehrere Kanäle verteilt. KI kann Inhalte zwar schneller verarbeiten, schafft aber nicht automatisch Klarheit.
Quelle: Proced, KI-generiert auf Basis eigener Inhalte.
KI verspricht Effizienz – und legt Probleme offen
Die Erwartungen an Künstliche Intelligenz im Büroalltag sind hoch. E-Mails formulieren, Meetings zusammenfassen, Präsentationen erstellen oder Informationen schneller finden: Viele Anwendungen schaffen tatsächlich Entlastung. Gerade KMUs beschäftigen sich deshalb intensiv mit KI-gestützten Workplace-Lösungen. Häufig stehen Produktivitätsgewinne im Vordergrund. Mitarbeitende sollen Routineaufgaben schneller erledigen und einfacher auf Wissen zugreifen können.
Nach der ersten Euphorie zeigt sich in vielen Unternehmen jedoch ein anderes Bild. KI funktioniert nur so gut wie die Zusammenarbeit im Unternehmen organisiert ist. Sie arbeitet mit den Informationen und Prozessen, die bereits vorhanden sind. Sind diese unklar oder fragmentiert, verstärkt die Technologie oft genau diese Probleme. Hinzu kommt, dass der Umgang mit KI in vielen Unternehmen weder klar geregelt noch ausreichend geschult ist.
Zu viele Kanäle, zu wenig Übersicht
Viele KMUs arbeiten heute mit einer Vielzahl digitaler Kanäle. Informationen entstehen in E-Mails, Chats, Videocalls, Projekttools oder persönlichen Ablagen. Entscheidungen werden spontan in MS Teams-Nachrichten oder anderen Collaboration-Tools getroffen, Dokumente mehrfach gespeichert und Wissen bleibt häufig an einzelne Personen gebunden.
Ein typisches Beispiel: Ein Projektentscheid wird im Chat diskutiert, die aktuelle Präsentation liegt lokal auf einem Notebook und die Aufgabenliste befindet sich im Projekttool. Einige Tage später versucht jemand mithilfe von KI den Projektstand zusammenzufassen – er merkt nicht, dass die Unterlagen eventuell nicht vollständig sind, und erhält unvollständige oder widersprüchliche Resultate von der KI.
Solange Teams klein sind und eng zusammenarbeiten, funktioniert dieses pragmatische Vorgehen oft erstaunlich gut. Mit zunehmender Digitalisierung und dem Einsatz von KI entstehen jedoch neue Herausforderungen. KI kann Informationen schneller verarbeiten, aber nicht automatisch zwischen aktuellen, veralteten oder widersprüchlichen Inhalten unterscheiden. Wenn mehrere Versionen eines Dokuments existieren oder Verantwortlichkeiten unklar sind, liefert auch die beste KI keine verlässlichen Ergebnisse. Hier liegt der Ursprung oft am fehlenden Dokumentenmanagement und dem Umgang mit Versionen.
Mehr Kollaboration bedeutet nicht automatisch bessere Zusammenarbeit
In den vergangenen Jahren wurden zahlreiche Collaboration-Tools eingeführt, um Zusammenarbeit flexibler und effizienter zu gestalten. Chats ersetzten teilweise E-Mails, Videokonferenzen ersetzten Sitzungszimmer und digitale Plattformen sollten Wissen zentral verfügbar machen. Gleichzeitig verbringen viele Mitarbeitende heute einen erheblichen Teil ihres Arbeitstags mit Koordination, Abstimmung und Informationssuche.
KI beschleunigt diese Dynamik zusätzlich. Inhalte entstehen schneller, Kommunikationsvolumen nimmt zu und Entscheidungen werden in immer kürzeren Zyklen erwartet. Ohne klare Regeln entsteht dadurch nicht automatisch mehr Produktivität, sondern häufig mehr Komplexität und Chaos. Das zeigt sich auch bei Meetings. KI erstellt zwar Protokolle und Zusammenfassungen. Wenn aber schon vor dem Meeting unklar ist, wer entscheidet oder welche Aufgaben priorisiert werden sollen, entstehen trotz technischer Unterstützung weitere Abstimmungsschlaufen statt klarer Ergebnisse.
Gerade KMUs spüren die Auswirkungen
Viele Schweizer KMUs verfügen über gewachsene Strukturen und kurze Entscheidungswege. Das ist häufig ein Vorteil: Zusammenarbeit ist pragmatisch, flexibel und stark personenorientiert. Genau diese Stärke kann im digitalen Arbeitsalltag jedoch zur Herausforderung werden.
Wenn Wissen überwiegend informell weitergegeben wird oder Prozesse nur implizit bekannt sind, entstehen Abhängigkeiten von einzelnen Personen. In vielen Unternehmen existieren zudem unterschiedliche Ablagen für dieselben Informationen: Persönliche Ordner, MS Teams-Kanäle, MS SharePoint-Strukturen oder lokale Dateien. Mitarbeitende investieren dadurch zunehmend Zeit in die Suche nach Informationen – obwohl moderne Tools eigentlich Effizienz schaffen sollten. Die Ursache liegt häufig darin, dass der Umgang mit Technologien nie strukturiert erlernt wurde.
Was Unternehmen jetzt klären sollten
Die Einführung von KI ist deshalb nicht nur ein Technologieprojekt. Sie zwingt Unternehmen dazu, ihre Zusammenarbeit neu zu betrachten. Entscheidend sind dabei keine komplizierten Regelwerke, sondern einfache und klare Strukturen: Welche Informationen gehören in welchen Kanal? Wo liegt verbindliches Wissen? Welche Entscheidungen müssen dokumentiert werden? Wer trägt Verantwortung? Welche Regeln gelten für den Einsatz von KI? Und wie wird der notwendige Lernprozess gestartet?
Unternehmen, die diese Fragen früh klären, schaffen bessere Voraussetzungen für produktive Zusammenarbeit. In der Praxis zeigt sich: Teams arbeiten effizienter, wenn Kommunikationswege reduziert, Zuständigkeiten sichtbar und Erwartungen klar definiert werden. Dadurch reduzieren Unternehmen auch Fehlerkosten. Nicht jede Information muss sofort geteilt werden, nicht jedes Meeting ist notwendig und nicht jede Aufgabe profitiert von zusätzlicher Automatisierung.
KI braucht klare Zusammenarbeit
Künstliche Intelligenz wird den digitalen Arbeitsplatz nachhaltig verändern und kann somit nicht ignoriert werden. Viele Anwendungen bieten bereits heute einen konkreten Mehrwert. Gleichzeitig zeigt sich immer deutlicher: KI kann organisatorische Schwächen nicht kompensieren. Sie macht bestehende Probleme vielmehr sichtbarer – und teilweise auch grösser. Das wirkt sich langfristig auch auf Qualität, Effizienz und Unternehmenserfolg aus.
Für KMUs liegt die zentrale Herausforderung deshalb nicht nur in der Auswahl der richtigen Tools. Entscheidend ist, wie Zusammenarbeit organisiert wird, wie Wissen verfügbar gemacht wird und wie Teams in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt Orientierung behalten. Produktive Zusammenarbeit entsteht nicht allein durch Technologie, sondern durch Klarheit, gemeinsame Regeln und funktionierende Strukturen. Genau hier sind Entscheidungsträger gefordert.
Die Autorenschaft
Martin Benz ist seit 2012 Geschäftsführer und Business Coach bei PROCED GmbH.
Katharina Heller arbeitet als HR Business Consultant und Coach. Als Partnerin bei PROCED beschäftigt sie sich unter anderem mit den Themen digitale Zusammenarbeit und Organisationsentwicklung.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-2
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