Künstliche Intelligenz prägt aktuell die Medienberichterstattung, Unternehmensstrategien und Softwaremärkte. Fast jede Business-Software wirbt mittlerweile mit integrierten KI-Funktionen. Doch was ist übertriebener Marketing-Hype und wo liegt der reale betriebswirtschaftliche Mehrwert? Das topsoft-Webinar mit PROXESS beantwortete diese Fragen. Lesen Sie hier eine Zusammenfassung.
Webinar Replay: KI im digitalen Vertragsmanagement - Nutzen und Risiken für Schweizer KMU
Die Digitalisierung und insbesondere der Einsatz der Künstlichen Intelligenz fordert alle Bereiche heraus, doch besonders im Vertragsmanagement ist der Handlungsdruck hoch. Verstaubte Vertrags-Silos, dezentrale Ablagen und verpasste Kündigungsfristen führen in der Praxis regelmässig zu unabsichtlichen, teuren Vertragsverlängerungen und Compliance-Risiken. Vor diesem Hintergrund stellt sich die zentrale Leitfrage: Wo bringt KI heute schon echten betriebswirtschaftlichen Nutzen im Vertragsmanagement – und wo ist sie ein gefährlicher Blender?
Für Schweizer KMU ist Abwarten keine tragfähige Option mehr, denn der unüberlegte Einsatz birgt ebenso Gefahren wie die vollständige Verweigerung. Was Unternehmen jetzt benötigen, ist eine differenzierte Bewertung von Nutzen, Machbarkeit und Risiko auf Basis praxiserprobter Fakten.
Schatten-KI in Schweizer Unternehmen: Warum Verbote das Risiko erhöhen
In zahlreichen Unternehmen gehört die Nutzung generativer KI-Tools längst zum inoffiziellen Arbeitsalltag. Mitarbeitende greifen eigenmächtig auf öffentliche KI-Dienste zurück, um zeitraubende Aufgaben abzukürzen und ihre Produktivität zu steigern.
Diese Dynamik führt unweigerlich zur Entstehung von Schatten-KI (Shadow AI). Strikte betriebliche KI-Verbote erweisen sich in der Praxis als wirkungslos, denn sie verhindern die Nutzung nicht, sondern drängen sie lediglich in die Unsichtbarkeit. Dadurch steigt das Risiko von Datenabflüssen massiv an. Pragmatische Angestellte – etwa im Einkauf – kopieren vertrauliche Lieferantenverträge oder Kundenvereinbarungen in kostenlose, öffentliche Chatbots, um rasch Zusammenfassungen zu erzeugen. Die Daten landen dabei unkontrolliert auf Servern in den USA oder China und werden dort teils für das Training öffentlicher Modelle weiterverwendet.
Wie der im Webinar zitierte externe Rechtsexperte RA Mike Rasch aufzeigt, liegt die eigentliche Gefahr keineswegs in der Technologie selbst: "Das Risiko ist nicht die KI selbst, das Risiko ist der unkontrollierte Abfluss vertraulicher Informationen, personenbezogener Daten und Geschäftsgeheimnisse in öffentliche Chatbots."
Die einzig wirksame strategische Antwort auf Schatten-KI besteht nicht in Verboten, sondern in der Bereitstellung geschützter, datenschutzkonformer und tief in die Unternehmensprozesse integrierter KI-Werkzeuge.
Die stille Demokratisierung des Vertragswissens
Entgegen einer weit verbreiteten Annahme ist KI-gestütztes Vertragsmanagement kein primäres Werkzeug für die Geschäftsleitung oder die juristische Abteilung. Der grösste Effizienzgewinn entsteht vielmehr in den operativen Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb oder Projektleitung. Nicht-Juristen tun sich naturgemäss schwer mit dem Lesen komplexer Klauseln. KI-Assistenten ermöglichen es diesen Teams, einfache und verständliche Fragen direkt an den Vertrag zu stellen und in Sekundenschnelle präzise Antworten zu erhalten.
Dies führt zu einer nachhaltigen Entlastung der Fachexperten. Juristen und Führungskräfte werden nicht mehr wegen routinemässiger Zwischenfragen aus ihren laufenden Kernprojekten gerissen. Frühzeitige Schnittstellen-Konflikte lassen sich so effektiv vermeiden. Damit dieser Informationsfluss sicher bleibt, sorgen integrierte Rollen- und Rechtesysteme dafür, dass Mitarbeitende der Fachabteilungen ausschliesslich Zugriff auf diejenigen Vertragsdaten erhalten, die für ihre jeweilige Funktion freigegeben sind.
Vorsicht bei der Synthese: Verträge nicht automatisch generieren lassen
Bei der strategischen Einordnung von KI muss strikt zwischen der Informationsextraktion (Analyse) und der Vertragserstellung (Synthese) unterschieden werden. Während KI in der Recherche glänzt, scheitert sie aktuell beim eigenständigen Verfassen rechtssicherer Verträge.
KI-Modelle erzeugen sprachlich hochgradig plausible Texte, neigen im juristischen Kontext jedoch zu gefährlichen Halluzinationen. Die erzeugten Verträge enthalten häufig nichtige, fehlerhafte oder sinnwidrige Klauseln, die der eigenen Unternehmenscompliance widersprechen. Eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2024 belegt dieses Risiko eindrücklich:
- Bei juristischen Aufgabenstellungen halluziniert die KI in 69 bis 88 Prozent der Fälle.
- Weltweit wurden bereits 139 Gerichtsfälle registriert, in denen der unsachgemässe KI-Einsatz zu juristischen Rügen oder hohen finanziellen Schäden führte.
Manuel Fessen, Product Manager für Contract-Lösungen bei PROXESS, bringt die Konsequenz für die Praxis auf den Punkt: "Der Hype ist dort, wo jemand verspricht, die KI macht den Vertrag selber. Ein echtes Potenzial ist es dort, wo sie Ihrem Team die Routinearbeit abnimmt."
Der wahre ROI: Lautlose Routine-Automatisierung in der Praxis
Der tatsächliche Return on Investment (ROI) von KI im Vertragsmanagement resultiert nicht aus spektakulären Visionen, sondern aus der zuverlässigen Automatisierung alltäglicher Routineaufgaben. Zu den erfolgreichsten Einsatzbereichen gehören:
- Vorkalifizierung: KI-Systeme analysieren neu eingehende Verträge, liefern eine erste Struktur und weisen gezielt auf abweichende Klauseln (z. B. bei Haftungsfragen) hin.
- Fristenmanagement: Das System extrahiert Kündigungs- und Verlängerungsfristen automatisch bei der Mappenanlage. Dies bietet einen weitaus höheren Schutz vor teuren, ungewollten Vertragsverlängerungen als manuelle Outlook-Erinnerungen oder Notizzettel.
- Compliance-Checks: KI prüft Verträge anhand hinterlegter, individueller Regelsätze und schlägt bei Verstössen gegen Unternehmensvorgaben automatisch Alarm.
In modernen Systemen wie beispielsweise PROXESS Contract belässt es die KI nicht bei rein passiver Risikoanalyse. Auf Basis vorgefertigter Prompts prüft der Assistent Verträge in Sekundenschnelle und übersetzt das Ergebnis direkt in operative Handlungen: Erkennt das System beispielsweise eine nachteilige Haftungsklausel, generiert es auf Wunsch sofort einen präzisen E-Mail-Entwurf an den Lieferanten, um gezielt Nachverhandlungen einzuleiten.
Hybrid-Architektur als Ausweg: Cloud vs. On-Premise
Bei der technischen Verankerung stehen Schweizer KMU vor der Herausforderung, maximale Datenkontrolle mit der erforderlichen Rechenleistung moderner KI-Modelle zu vereinen.
Die Lösung liegt in einem pragmatischen Hybrid-Modell: Das führende Dokumenten- und Vertragsmanagementsystem (DMS/CLM) verbleibt für die volle Datenhoheit On-Premise auf den eigenen Servern des Unternehmens. Für die komplexen KI-Analysen werden hochleistungsfähige Large Language Models (LLM) über geschützte Cloud-Schnittstellen angebunden. Der lokale Betrieb eigener KI-Hardware ist für KMU aufgrund extremer Investitionskosten meist unrentabel.
Um Vertraulichkeit und Schweizer Datenschutzstandards zu garantieren, müssen beim Cloud-Einsatz klare Kriterien gelten:
- Geschlossene Systeme: Es dürfen keine Kundendaten zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet werden.
- Regionale Compliance: Bereitstellung über zertifizierte Schnittstellen im europäischen Rechtsraum gemäss EU AI Act.
- Hybride Anbindung: Sichere Trennung zwischen lokaler Dokumentenhaltung und verschlüsselter KI-Abfrage.
Fazit: Der Mensch bleibt der entscheidende Faktor ("Human-in-the-Loop")
Künstliche Intelligenz im digitalen Vertragsmanagement entwickelt sich zum mächtiges Werkzeug zur Steigerung der betrieblichen Effizienz. Der wirtschaftliche Nutzen entfaltet sich jedoch nur dann, wenn KI konsequent als intelligenter Assistenzdienst und nicht als autonomer Autopilot verstanden wird.
Es gilt ausnahmslos das Prinzip des "Human-in-the-Loop": Die KI übernimmt das zeitintensive erste Paar Augen für Strukturierung, Recherche und Entwurf. Die finale inhaltliche Prüfung und die rechtliche Verantwortung verbleiben beim Menschen – denn 90 Prozent der Prozesssicherheit entstehen nach wie vor durch die fachkundige Kontrolle vor dem Bildschirm.
Hand aufs Herz: Hat Ihr Unternehmen bereits eine klare KI-Strategie für Verträge verankert – oder verlassen Sie sich noch immer darauf, dass Ihre Mitarbeitenden keine sensiblen Unternehmensdaten in öffentliche Chatbots kopieren?
Inhalt des Webinars als Podcast
Sie haben keine Zeit für das ganze Replay, möchten aber lieber zuhören als lesen? Dann ist die topsoft KI-Quintessenz als 15-minütiger Podcast das passende Format für Sie.
KI Quintessenz ist ein kompakter Podcast zum Webinar. Erstellt von einer KI aufgrund des Webinar-Transkripts.