Wie die Stiftung Lebensart mit ePost SecureSend den Lohnversand für 660 Mitarbeitende digitalisiert – freiwillig, sicher und ohne Systemwechsel.
Wohnen, Arbeiten und Betreuung – mit 660 Mitarbeitenden
Die
Stiftung Lebensart in Bärau BE bietet Menschen mit Beeinträchtigungen Arbeitsplätze, Wohnraum und Betreuungsangebote. Das Unternehmen wächst – und damit auch die Komplexität der Personaladministration. Variable Pensen, Stundenlohnabrechnungen und unbezahlte Ferien machen die Lohnbuchhaltung aufwendig. Der monatliche Versand der Lohnausweise war lange ein rein manueller Prozess: Drucken, kuvertieren, frankieren, versenden.
Philipp Scherer, Leiter HR-Services und HR-Projekte, hat den Wechsel zur digitalen Zustellung initiiert und begleitet. Seine Bilanz ist eindeutig:
«Bei der Stiftung Lebensart versenden wir unsere Lohnabrechnungen mittels ePost. Das erspart uns jeden Monat viel manuelle Arbeit – das Drucken, das Kuvertieren und der physische Versand durch uns entfallen. Die Anwendung ist einfach in der Handhabung und passt hervorragend zu unseren Abläufen.»
Philipp Scherer, Leiter HR-Services / HR-Projekte, Stiftung Lebensart
Schritt für Schritt – ohne Zwang
Die Stiftung Lebensart hat den digitalen Lohnversand nicht von heute auf morgen eingeführt. Der Wechsel ist freiwillig: Mitarbeitende, die ihre Abrechnung weiterhin physisch erhalten möchten, können das. Wer den digitalen Empfang bevorzugt, aktiviert ihn selbst – per ePost-Konto oder direkt auf dem Smartphone.
Das Ergebnis: Monat für Monat entscheiden sich mehr Mitarbeitende für die digitale Zustellung. Die Akzeptanz wächst organisch – ohne Druck, ohne Kommunikationskampagne. Die HR-Abteilung gewinnt Aufwand zurück, den sie für persönliche Beratung und strategische Aufgaben nutzen kann.
Was ePost SecureSend für HR-Teams leistet
Hinter dem einfachen Nutzungserlebnis steckt eine ausgereifte Lösung. Lohndokumente werden verschlüsselt übermittelt und landen im digitalen Briefkasten der Mitarbeitenden. Das Briefgeheimnis gilt auch digital – weder Dritte noch ePost haben Zugriff auf die Inhalte. Für jede Zustellung existiert ein revisionssicherer Zeitstempel: Zugestellt wann, abgerufen wann. Das schafft Rechtssicherheit – auch bei Lohnpfändungen oder Behördenanfragen.
Die Integration in bestehende HR-Systeme funktioniert über standardisierte Schnittstellen – kompatibel mit SAP, Abacus, Sage und weiteren gängigen Lohnbuchhaltungslösungen. Kein Systemwechsel, kein aufwendiges IT-Projekt.
- Sicherer als E-Mail: Verschlüsselte Zustellung, verifizierte Absender und Empfängerinnen – DSG-konform.
- Zustellnachweis inklusive: Revisionssichere Zeitstempel für jede Sendung.
- Freiwilligkeit für Mitarbeitende: Digital oder physisch – jede Person entscheidet selbst.
- Einfache Integration: Anbindung an alle gängigen HR-Systeme, ohne grossen Aufwand.
- Klare Kosten: CHF 0.40 pro Dokument – keine Fix- oder Zusatzkosten.
Von der Lohnabrechnung zum digitalen HR-Prozess
SecureSend ist der einfachste Einstieg – aber nicht die einzige Lösung. ePost bietet HR-Abteilungen ein modulares Ökosystem: Arbeitsverträge und Zwischenzeugnisse lassen sich mit SecureMail rechtssicher übermitteln. Personaldossiers werden digital und revisionssicher archiviert. Eingehende HR-Post – Arztzeugnisse, Bewerbungen, Mitteilungen – digitalisiert Input Management automatisch und leitet sie in die passenden Workflows weiter. Alle Lösungen lassen sich schrittweise einführen, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.
SecureSend in Ihre HR-Software einbinden
ePost SecureSend wird via API direkt aus Ihrer HR-Software angebunden – kompatibel mit SAP, Abacus, Sage und weiteren gängigen Lohnbuchhaltungslösungen. Für Unternehmen, die alle Versandkanäle über eine einzige Schnittstelle steuern möchten, steht zusätzlich ePost oneAPI zur Verfügung.
Weitere Informationen zu SecureSend
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Dienstag, 16. Juni 2026 | 11.00–12.00 Uhr | Online
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Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-1
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