Viele KMU setzen heute mehr Software ein als je zuvor, denn mit der Digitalisierung und der neuen Arbeitswelt ändern sich die Ansprüche rasant. Doch die schiere Anzahl der Systeme sagt wenig über die Qualität der IT-Landschaft aus. Die Frage ist vielmehr: Wie gut arbeiten die Systeme zusammen? Denn erst wenn Daten ungehindert fliessen und Prozesse nahtlos verbunden sind, entsteht im Alltag ein echter Nutzen.
Symbolbild von Isaque via Pexels
Die Digitalisierung ist in vielen Schweizer KMU in den letzten Jahren nicht an fehlenden IT-Lösungen gescheitert, sondern an ihrer Vielfalt. Denn Unternehmen haben heute oft mehr Systeme als je zuvor: ERP, CRM, Zeiterfassung, Projekttools, HR‑Software, DMS, Webshop, Buchhaltung, Collaboration‑Plattformen... Jedes für sich ist sinnvoll, jedes dient einem klaren Zweck. Doch das eigentliche Problem entsteht dort, wo diese Systeme nicht miteinander sprechen können.
Denn was auf den ersten Blick nach Flexibilität aussieht, führt im Alltag zu Reibungsverlusten: Doppelte Datenerfassung, unterschiedliche Datenstände, manuelle Exporte, Medienbrüche, Insellösungen… Die Folgen können teuer werden: Prozesse werden langsamer statt schneller, die IT‑Landschaft verliert an Übersichtlichkeit, die Effizienz leidet.
KMU stehen damit heute vor einer paradoxen Situation: Sie haben mehr Software als früher, aber weniger durchgängige Prozesse.
Speziallösungen bleiben wichtig – aber nicht isoliert
Der Reflex, alles in ein einziges System zu verlagern, ist verständlich, aber kaum je realistisch. Klar, für sehr kleine Unternehmen kann ein umfassendes ERP die meisten benötigten Funktionen bereits zufriedenstellend bereitstellen. Doch spezialisierte Lösungen haben definitiv weiterhin ihren Platz, zum Beispiel für die Zeiterfassung, das HR, Projektmanagement, Service, Logistik oder für spezifische Branchenanforderungen. Denn diese IT-Systeme bieten Funktionen, die zum Beispiel ein ERP nicht in derselben Tiefe abdecken kann.
Entscheidend ist bei einer Neuanschaffung deshalb aber immer die Frage: Wie kann ein neues Tool sinnvoll in die bestehende IT-Landschaft eingebettet werden?
Integration ist der eigentliche Erfolgsfaktor
Ein KMU profitiert nicht von der Anzahl seiner Systeme, sondern von der Qualität ihrer Verbindung. Drei Punkte sind dabei zentral:
- Gemeinsame Datenbasis
Stammdaten müssen konsistent sein, ganz unabhängig davon, wo sie gepflegt werden. Ein Kunde, ein Artikel, ein Projekt: Einmal erfasst müssen die Daten überall korrekt erscheinen. - Klare Rollenverteilung
Jedes System soll das tun, was es am besten kann. Das ERP bleibt dabei das unangefochtene Rückgrat, der eigentliche Datenhub. Die Speziallösungen liefern dazu die Tiefe und die passenden Schnittstellen sorgen für den Informationsfluss dazwischen. - Automatisierte Übergänge
Manuelle Exporte und Excel‑Zwischenstopps sind ein deutliches Warnsignal, das etwas in der IT-Landschaft nicht stimmt. Denn Daten müssen automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden – und zwar ohne Umwege.
Warum KMU jetzt handeln sollten
Die Anforderungen an die IT steigen immer weiter: Mehr Remote‑Work, mehr Datenschutz, mehr Compliance, mehr Geschwindigkeit, mehr Transparenz. Eine IT‑Landschaft, die aus vielen guten Einzelteilen besteht, aber nicht zusammenspielt, kann diese Anforderungen schlicht und einfach nicht erfüllen.
KMU, die ihre Systeme geschickt integrieren, profitieren dagegen sofort von
- weniger Doppelspurigkeiten
- weniger Fehlern
- weniger Aufwand
- mehr Übersicht
- mehr Prozessqualität
- mehr Nutzen aus bestehenden Investitionen
Integration wird dadurch zu einem strategischen Vorteil, der sich dann auch finanziell positiv auswirken kann und wird.
Wie KMU zu einer integrierten Systemlandschaft kommen
Die Integration einer IT‑Landschaft ist ein schrittweiser Prozess, kein technisches Einzelprojekt. KMU müssen dafür auch nicht die ganze IT neu aufbauen, aber sie brauchen Klarheit über ihre Systeme und deren Zusammenspiel.
Folgende fünf Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
1. Bestandsaufnahme statt Bauchgefühl
Viele KMU wissen erstaunlich wenig über ihre eigene Systemlandschaft, oft kocht jede Abteilung da ein eigenes Süppchen. Ein erster Schritt ist deshalb eine nüchterne Übersicht:
- Welche Systeme sind wo im Einsatz?
- Welche Daten werden wo gepflegt?
- Wo entstehen Medienbrüche?
- Welche Prozesse laufen heute manuell?
Diese Transparenz allein schafft oft schon erste Aha‑Momente und deckt schonungslos allfällige Mängel auf.
2. Rollen definieren, nicht Systeme abschaffen
Es geht nicht per se darum, Tools zu eliminieren, sondern ihre Aufgaben klar zu definieren.
- Wo gehört der Lead‑Prozess hin?
- Wo werden Stammdaten gepflegt?
- Welches System ist führend, welches ergänzend?
Wenn die Rollen klar sind, verschwinden viele Doppelspurigkeiten automatisch.
3. Schnittstellen priorisieren, nicht perfektionieren
Klar ist: KMU müssen nicht zwingend alles integrieren. Entscheidend ist es vielmehr, die richtigen Übergänge zu automatisieren:
- Stammdaten
- Zeiterfassung
- Projektfortschritt
- Auftragsstatus
- Dokumente
- Buchhaltungsrelevante Daten
Eine Handvoll sauberer Schnittstellen bringt dabei deutlich mehr als ein Dutzend halbfertiger Integrationen.
4. Schrittweises Vorgehen statt eines Big Bang
KMU profitieren dabei von kleinen, realistischen Etappen:
- zuerst die wichtigsten Datenflüsse
- dann die kritischen Prozesse
- danach erst die Komfort‑Automationen
So bleibt das Projekt zeitlich und finanziell überschaubar – und die Mitarbeitenden ziehen mit.
5. Externe Unterstützung dort holen, wo es sinnvoll ist
Viele KMU haben weder die Zeit noch die interne Expertise, um ihre Systemlandschaft selbst zu ordnen. Externe Fachleute können helfen, die Bestandsaufnahme zu strukturieren, Rollen zu definieren und Integrationspfade zu planen.
Der entscheidende Punkt: Es geht nicht darum, ein bestimmtes Produkt zu kaufen, sondern darum, die eigene IT‑Landschaft verständlich und handhabbar zu machen.
Fazit
Die Digitalisierung entscheidet sich nicht an der Anzahl Systeme, sondern an der Qualität ihrer Verbindung. KMU, die ihre IT‑Landschaft bewusst strukturieren, klare Rollen definieren und die wichtigsten Schnittstellen automatisieren, schaffen die Grundlage für effiziente Prozesse – und das völlig unabhängig davon, welche IT-Lösungen sie einsetzen.
Der Autor
Alain Zanolari ist Redaktor bei topsoft, der Schweizer Plattform für Digitales Business