Lohnabrechnungen enthalten sensible Personendaten und müssen sicher versendet werden. Erfahren Sie, weshalb Secure Mail für vertrauliche Dokumente unverzichtbar ist und wie Unternehmen Lohnabrechnungen gleichzeitig sicherer, schneller und günstiger als per Post versenden können.
Weshalb eine normale E-Mail nicht genügt
Eine klassische E-Mail ist vergleichbar mit einer Postkarte: Sie wird über mehrere Server im Internet übertragen und kann dabei theoretisch von Dritten mitgelesen oder manipuliert werden. Typische Risiken ungeschützter E-Mails sind:
- Abfangen sensibler Inhalte
- unbefugter Zugriff auf Anhänge
- Manipulation von Daten
- Verletzung von Datenschutzvorgaben
Gerade bei Personendaten, Verträgen, Lohnabrechnungen oder Finanzinformationen sollte deshalb auf einen geschützten Übertragungsweg geachtet werden.
Secure Mail: Sensible Dokumente sicher digital versenden
Secure Mail bezeichnet den verschlüsselten Versand von E-Mails und Dokumenten. Sie stellt sicher, dass nur berechtigte Empfänger auf vertrauliche Inhalte zugreifen können und schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung.
Zwar schreibt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) den Einsatz von Secure Mail nicht ausdrücklich vor. Unternehmen sind jedoch verpflichtet, Personendaten angemessen zu schützen. Welche technischen Massnahmen dafür eingesetzt werden, bleibt ihnen überlassen.
Gerade beim Versand sensibler Dokumente wie Lohnabrechnungen, Lohnausweisen, Arbeitsverträgen oder Finanzdaten gilt Secure Mail heute als bewährter Standard.
Sicherer, günstiger und schneller als Postversand
Der Versand von Lohnabrechnungen per Briefpost ist in vielen Unternehmen nach wie vor üblich. Das gilt zwar als bewährter Weg, verursacht jedoch laufende Kosten für Papier, Druck, Couverts und Porto. Hinzu kommt der administrative Aufwand für Drucken, Falzen, Einpacken und Frankieren.
Mit Secure Mail lassen sich diese Schritte vollständig digital abwickeln. Mitarbeitende erhalten ihre Lohnabrechnung innert Sekunden und können sie jederzeit sicher abrufen. Unternehmen sparen Zeit und reduzieren ihre Versandkosten, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.
Sicherer Versand von Lohnabrechnungen direkt aus der Software
Besonders effizient wird der Prozess, wenn Secure Mail direkt in die Lohnsoftware integriert ist. So können Lohnabrechnungen nach der Lohnverarbeitung mit wenigen Klicks sicher versendet werden. Ein Export der Dokumente oder der Versand über ein separates Mailprogramm entfällt.
Mit 21.AbaSalary und DeepMail steht dafür eine integrierte Lösung zur Verfügung. Die Dokumente werden direkt aus der Lohnsoftware verschickt und in einem geschützten Bereich bereitgestellt, auf den ausschliesslich der berechtigte Empfänger Zugriff hat. Zusätzliche Passwort-E-Mails oder unverschlüsselte Dateianhänge entfallen.
Pay-per-use statt hohe Fixkosten
Ein weiterer Vorteil ist das Preismodell. DeepMail wird nach dem Pay-per-use-Prinzip abgerechnet. Unternehmen bezahlen lediglich CHF 0.40 pro Versand. Fixkosten oder ein Abonnement fallen nicht an, und auch für die Empfänger entstehen keine Kosten.
Darüber hinaus erfüllt DeepMail die Datenschutzanforderungen der Schweiz sowie der EU und ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Sämtliche Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren verarbeitet.
Fazit
Der sichere Versand von Lohnabrechnungen muss heute weder kompliziert noch teuer sein. Secure Mail schützt sensible Personendaten, vereinfacht administrative Prozesse und reduziert die Kosten gegenüber dem klassischen Postversand. Mit 21.AbaSalary und DeepMail lassen sich Lohnabrechnungen direkt aus der Lohnsoftware übermitteln – sicher, effizient und günstiger als per Briefpost.
Autor
Andreas Nef, Product Manager AbaSalary
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