Wenn täglich Verträge und damit verbundene Dokumente hereinflattern, Kauf-, Miet-, Dienstleistungs- oder Arbeitsverträge – egal welche Art, die Flut ist kaum mehr manuell zu handhaben. Das Kleingedruckte sollte im Blick und die Überwachung von Fristen sowie die bestehenden Verträge unter Kontrolle behalten werden. Und womit macht man dies am besten?
Die Empfehlung: eine digitale Vertragsmanagement Software. Alle Verträge werden zentral abgelegt (standortübergreifend). Also kein mühsames Suchen mehr. Zum Beispiel erleichtert die Software mit Reports die Auswahl, die Zusammenarbeit und die Bewertungen von Lieferanten. Die persönlichen Verhandlungen mit Lieferanten können somit beschleunigt werden. Und die Vertragskonditionen behält man stets einfach im Griff. Die Kontrolle gewinnt an Effizienz.
Fristen werden eingehalten
Mit der Vertragsmanagement Software verhindern Sie Versäumnisse. Läuft ein Vertrag aus, poppt ein Hinweis rechtzeitig am Bildschirm auf. Auf Wunsch werden Sie sogar via einer E-Mail über wichtige Vertragsereignisse informiert. Ein Klick auf den gelieferten Link und Sie gelangen direkt zum entsprechenden Vertrag. Es bleibt genug Zeit, diesen neu zu verhandeln oder einen neuen Partner zu finden. Wird ein neuer Partner beauftragt, wird ein neuer Vertrag erstellt. Auch die weiteren Arbeiten wie Prüfen oder Freigabe erfolgen elektronisch.
All diese Arbeiten benötigen Zugriffsrechte. Sie sind eindeutig definiert und nachvollziehbar. Im System werden nur Personen hinterlegt von welchen Abteilungen oder Organisationen sie Leserechte, Änderungsrechte oder alle Rechte auf Inhalte besitzen. Wird ein Zugriffsrecht nicht mehr benutzt, kann ein Recht schnell wieder entzogen werden. Einfach und unkompliziert.
Um im Liquiditätsplan immer auf dem neusten Stand zu bleiben, können pro Vertrag mehrere Zahlungspläne hinterlegt werden. Sie erhalten einen klaren Überblick von eingehenden und ausgehenden Zahlungen, die die Verarbeitung erleichtert. Damit wird das Risiko der Lieferketten gesenkt.
Auf der sicheren Seite
Was auch noch Zeit und Geld spart sind die einheitlichen Vertragsvorlagen. Pro Vertragsart können im System Vorlagen bereitgestellt werden. Sie können schnell und einfach, unter Berücksichtigung der Rechtssicherheit bearbeitet werden. Sobald ein Vertrag geändert und gespeichert wird, werden diese Daten im System geschrieben (rapportiert) – von der Erstellung bis hin zur Kündigung und Archivierung. Der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages wird verwaltet.
Die digitale Vertragsmanagement Software «EASY Contract» von Löwenfels kann das alles. Sie ist webbasiert, responsive, multiplattformfähig und enthält offene Schnittstellen an Drittsysteme. Optional kann die Software auch als App auf dem Smartphone oder Tablet genutzt werden. Somit jederzeit und auch ohne funktionierendes Mobilefunknetz verfügbar. Auswertungen, Vertragshistorie, Vertragspartner, Ansprechpartner – vollumfänglich auf dem neusten Stand. Auf einen Blick und auf jeden Fall rechtskonform.
Löwenfels Partner AG | 6004 Luzern | T +41 41 418 44 00
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