Spätestens seit Corona sind wir es uns gewohnt, an Konferenzen oder Schulungen per Videotelefonie teilzunehmen. Die Veränderung hin zu einer virtuelleren Welt – das Metaverse lässt grüssen – birgt viele neue Anforderungen an die Zusammenarbeit. Hybride Arbeitsformen werden immer wichtiger. Der Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationstools sagt jedoch noch nichts über den Digitalisierungsgrad einer Organisation aus. Es gilt, die relevanten digitalen Technologien zu identifizieren und die entsprechenden Chancen und Risiken für sich zu bestimmen.
Die Erfolgsfaktoren einer nachhaltigen digitalen Transformation liegen darin, die technischen, menschlichen und organisationalen Aspekte aufeinander abzustimmen (Grafik: Beetroot AG)
Was sind aber die Voraussetzungen für effiziente digitale Zusammenarbeit? Kommunikation und Kollaboration betrifft weit mehr als die Tools und Technologien. Mindestens genauso wichtig sind die menschlichen und organisatorischen Aspekte. Denn die Digitalisierung des Arbeitsplatzes kann sich auch als hinderlich erweisen, wenn der Überblick verloren geht und Anwendungen uneinheitlich angewendet werden. Der Einsatz digitaler Tools muss einen Mehrwert stiften.
Um dies zu erreichen, müssen sich alle Massnahmen rund um die Organisation, Prozesse und Unternehmenskultur daran ausrichten. Um mögliche Handlungsoptionen herauszubilden, beginnt die systematische Aufarbeitung mit einer Analyse der Ist-Situation. Erst dann können langfristige Potenziale und Quick-Wins herausgearbeitet werden.
Digitalisierung als Prozess verstehen
Spontane oder überstürzte Projekte sind zu vermieden. Die Digitalisierung eines Unternehmens muss schrittweise erfolgen – und ist ein kontinuierlicher Prozess. Dabei sollte man bedenken, dass Vorhaben im transformationalen Umfeld keine Selbstläufer sind, sondern eine enge Begleitung und ein professionelles Changemanagement verlangen.
Es beginnt vor der Einführung eines Tools, nebst der Projektplanung mit der Vorbereitung und Ausbildung der verschiedenen Anspruchsgruppen. Für die Grundlagenvermittlung kann dabei je nach Grösse des Unternehmens ein «train-the-trainer»-Ansatz gewählt werden, wodurch sich das Wissen unter den Mitarbeitenden selbst verteilt.
Als Alternative für KMU bietet sich die Variante an, alle Mitarbeitenden durch einen externen Berater auszubilden und begleitend zu coachen. Denn eine neue Technologie garantiert noch nicht, dass diese von den Mitarbeitenden auch wohlwollend angenommen wird. Es gilt, tief verankerte Verhaltensmuster der Anwendenden über Bord zu werfen und eine Akzeptanz gegenüber Kommunikations- und Kollaborationslösungen zu schaffen. Die Unternehmenskultur spielt dabei also eine zentrale Rolle.
Zudem werden oftmals analoge Geschäftsprozesse 1:1 digital abgebildet und damit kaum Effizienzgewinne erzielt. Im Gegenteil – es besteht die Gefahr der Kostenfalle durch aufwendige Softwareanpassungen. Im ersten Schritt sind also die Sollprozesse zu definieren mit dem Ziel, eine hohe Durchgängigkeit mit möglichst wenigen Medienbrüchen zu erreichen.
KMU-Beispiel Röösli AG: Eine Kollaborationsplattform als Ansatz der Digitalisierung
Auf der Baustelle stets zur Stelle: Robuste internetfähige Geräte, die einen sofortigen Zugriff auf die Kollaborationsplattform der Röösli AG ermöglichen (Bild: Röösli AG)
Für viele KMU stellt der Wandel zur digitalen Welt eine Herausforderung dar und sie stehen häufig noch ganz am Anfang der Reise. Personelle und finanzielle Ressourcen sowie Know-how sind nur begrenzt vorhanden – und dennoch: der wachsende Wettbewerb und die wechselnden Trends und Kundenwünsche führen dazu, dass die Kommunikation und Kollaboration via Papier und E-Mail nicht mehr genügt, sie sind zu langsam und umständlich. Obendrein ist die Digitalisierung ein strategisches Thema, welches oft von operativen Aufgaben verdrängt wird. Es gilt, mit den vorhandenen finanziellen Mitteln einen pragmatischen Weg Richtung digitale Zusammenarbeit zu finden.
Ein KMU, welches sich stark mit seiner digitalen Zukunft auseinandersetzt, ist die RöösliAG. Das Unternehmen im Bereich Systemdecken beschäftigt rund sechzig Mitarbeitende in Rothenburg und in Fehraltdorf. Diese sind einerseits im Büro oder im Magazin tätig, der grösste Teil jedoch auf der Baustelle.
Wo sich früher Papierstapel getürmt haben, haufenweise E-Mails mit Anhängen versendet und WhatsApp-Nachrichten mit Informationen und Bildern ausgetauscht wurden, ist heute MS Teams als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Einsatz. Dies ermöglicht eine Unternehmenskommunikation und Projektabwicklung, die für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Neue Kundenprojekte können schnell, intuitiv sowie eigenständig von Mitarbeitenden auf der Plattform erfasst werden, Dokumentstrukturen und Aufgaben werden dabei automatisch angelegt. Die Plattform ist während der Durchführung von Kundenaufträgen das zentrale Instrument für die Kommunikation untereinander. Mitarbeitende tauschen Wissen, Informationen, Dokumente und Fotos aus und können so blitzschnell agieren.
«Für uns ist die Digitalisierung eine Chance. Die neue Kollaborationsplattform verändert unsere Zusammenarbeit nachhaltig: Dank dem effizienten Informationsfluss ist die Firma besser vernetzt, rückt näher zusammen und kann ihr Potenzial entfalten. Das führt zu einer verbesserten Art und Weise, wie wir miteinander arbeiten, kommunizieren, uns gegenseitig helfen und unser Wissen teilen.»
René Röösli, Geschäftsführer Röösli AG
Digitale Zusammenarbeit: Chance zur Weiterentwicklung des Unternehmens
Wie man bei der Röösli AG beobachten kann, braucht es Vorbilder in der Geschäftsleitung und digital affine Persönlichkeiten, welche die Digitalisierung glaubwürdig vorantreiben können. Die Nutzung von digitalen Kommunikations- und Kollaborationslösungen verlangt von Mitarbeitenden neue Kompetenzen und Fähigkeiten. Auch Führungskräfte müssen sich weiterbilden und bereit sein, kulturelle Veränderungen zu akzeptieren, Verantwortung abzugeben sowie ihre Mitarbeitenden auf die Zukunft vorzubereiten. Moderne digitale Hilfsmittel und der Einsatz von Kommunikations- und Kollaborationslösungen helfen KMU wie die Röösli AG, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren – in Zeiten von Fachkräftemangel und «war for talents» ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.
Zusammenfassung: Schlüsselfaktoren frühzeitig berücksichtigen
Die Art, wie in Unternehmen zusammengearbeitet wird, verändert sich grundlegend. Um den rasanten Veränderungen und wachsenden Anforderungen durch digitale Zusammenarbeitsformen gerecht zu werden, ist eine vertiefte Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeitsweise gefragt. Die Priorisierung mit einer umsetzbaren Roadmap nach Dringlichkeit, Kosten und Aufwand ist unumgänglich. Es braucht von allen Führungskräften und Mitarbeitenden Verständnis, dass die digitale Transformation ein kontinuierlicher Prozess ist und das Unternehmen auf allen Ebenen betrifft. Den Wandel sollte man als Chance sehen, denn mit kleinen Schritten und der Berücksichtigung der Schlüsselfaktoren wird automatisch weiteres Potenzial sichtbar. So kann durch kontinuierliche Verbesserungen der Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden erleichtert und das Unternehmen noch wettbewerbsfähiger gemacht werden.
Der Autor
Daniel Schnyder ist Co-Founder und Managing Partner von Beetroot AG. Er berät Unternehmen zu den Themen der digitalen Arbeitswelt und IT-Strategie. Daniel Schnyder verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz aus Projekten in den unterschiedlichsten Branchen und Firmengrössen.
Publikation in Zusammenarbeit mit
VIW – Wirtschaftsinformatik Schweiz
www.viw.ch | T +41 31 311 99 88
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 22-1
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