Beim Aufbau einer Business Suite für Beratungs- und Dienstleistungs-KMU haben wir gelernt: Wer ERP heute neu denkt, beginnt nicht bei Modulen, sondern bei Daten und KI. Sechs Prinzipien aus der Praxis – vom gemeinsamen Datenmodell bis zum KI-Agenten im Chat.
Ausgangslage: Warum eine weitere Insellösung keine Option war
In Transformationsprojekten sehen wir bei Beratungs-, IT- und Dienstleistungs-Unternehmen immer wieder dasselbe Bild: ein CRM für den Vertrieb, eine Projektlösung, eine separate Zeiterfassung, eine Buchhaltung, ein Lohnprogramm, eine digitale Signatur und eine Datenarchivierung. Die Folgen sind Doppelerfassungen, Medienbrüche und Stammdaten, die in jedem System anders aussehen. Als wir für unser eigenes Geschäft eine Lösung suchten, wollten wir kein weiteres Tool, sondern eine Business Suite für Dienstleister, die mit den heutigen KI-Technologien von Grund auf neu gedacht ist. Daraus ist OneStackAI entstanden, das seit dem 04.05.2026 produktiv im Einsatz ist. Unsere wichtigsten Erkenntnisse:
Prinzip 1: Ein Datenmodell statt zehn Schnittstellen
Die Integrationsfrage beantwortet man am besten, indem man sie nicht stellt. Alle Kernprozesse sollten auf einem gemeinsamen Datenmodell laufen:
- CRM und Kundenauftragsabwicklung – vom Lead über die Offerte bis zur Rechnung und zum Mahnwesen
- Einkauf – Bestellung, Lieferantenrechnung, Freigabe und Zahlungslauf
- Finanzen – Buchhaltung, MWST, Bankabstimmung und Liquiditätsplanung
- Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft – Arbeitszeit, Abwesenheiten, Spesen und Lohnläufe
- Projektmanagement und Archiv – Leistungserfassung, Nachkalkulation und revisionssichere Ablage
Erst wenn ein Kunde, ein Projekt und eine Rechnung überall derselbe Datensatz sind, kann KI prozessübergreifend sinnvoll arbeiten.
Prinzip 2: KI gehört in die Architektur, nicht ins Add-on
Viele etablierte ERP-Systeme ergänzen KI nachträglich über Zusatzmodule oder externe Copilots. Unsere Erfahrung: Der grösste Nutzen entsteht, wenn KI direkt im Prozess sitzt. Ein Beispiel ist der Einkauf. Die KI liest die Lieferantenrechnung aus, der Freigabe-Workflow leitet sie an die verantwortliche Person, nach der Genehmigung wird automatisch verbucht und an den Zahlungslauf übergeben. Heute nutzen wir über 20 solcher KI-Funktionen, von der Spesenbelegerkennung über Vorschläge für Projektrisiken bis zur Klassifikation von Support-Tickets.
Prinzip 3: Der Chat wird zur zentralen Bedienoberfläche
Klassische ERP-Oberflächen verlangen, dass man weiss, in welcher Maske sich eine Information befindet. Ein KI-Agent kehrt das um: Man formuliert das Anliegen in natürlicher Sprache in einem Chat-Kontextfenster, und der Agent arbeitet über alle Module hinweg. In unserem Fall übernimmt das der ERP-Agent «Claw», der zusätzlich jeden Morgen ein persönliches Briefing mit Prioritäten erstellt. Menüs verschwinden damit nicht, aber sie sind nicht mehr der einzige Zugang.
Prinzip 4: Elektronische Signatur – medienbruchfrei bis zum Abschluss
Der letzte Medienbruch in vielen Prozessen ist die Unterschrift: Dokument exportieren, drucken, unterschreiben, scannen und wieder ablegen. Deshalb gehört die elektronische Signatur als Kernfunktion in die Suite und nicht in ein separates Tool. Dokumente wie Verträge oder Offerten werden direkt aus dem System heraus elektronisch signiert und landen danach automatisch im GeBüV-konformen, revisionssicheren Archiv – mit Volltextsuche, Berechtigungen und lückenlosem Audit-Trail. So bleibt der gesamte Vorgang in einem System nachvollziehbar.
Prinzip 5: Datenqualität und lokale Compliance ab Tag eins
KI ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie arbeitet. Integrierte Data Quality Reports prüfen deshalb laufend alle Stammdaten, klassifizieren Befunde nach Schweregrad und liefern gezielte Korrekturlisten. Ebenso wichtig sind die lokalen Anforderungen: MWST-Abrechnung, ELM-Lohnmeldung, ISO-20022-Zahlungsverkehr und ZEFIX-Anbindung für die Schweiz sowie DATEV, UStVA und XRechnung für Deutschland. Sie müssen von Anfang an Teil der Architektur sein.
Prinzip 6: KI verändert auch die Entwicklung selbst
Moderne KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge haben nicht nur das Produkt, sondern auch unsere Arbeitsweise verändert. Anforderungen aus dem Tagesgeschäft lassen sich in kurzen Zyklen umsetzen und direkt im eigenen Betrieb testen. Das ermöglicht Software, die «fit for purpose» auf ein Geschäftsmodell zugeschnitten ist, statt einen generischen Standard mit teurem Customizing anzupassen.
Fazit: Weniger Systeme, mehr Automatisierung
Wer heute eine Business Suite für Dienstleister aufbaut oder auswählt, sollte drei Fragen stellen: Gibt es ein gemeinsames Datenmodell? Ist KI Teil der Prozesse oder nur ein Zusatz? Sind OCR2-Belegerkennung, E-Signatur, Archiv und lokale Compliance integriert?
Anstatt PowerPoint und Verkaufsflyer zu erstellen, lassen wir die Lösung ganz einfach in einem eigenen Tenant gratis ausprobieren. Hier geht’s zur Anmeldung: Professional Services ERP
Autor:
Samuel Hitz – Inhaber Vortex Change GmbH (Anbieterin von OneStackAI) und Geschäftsführer der intelligent transformation GmbH ist Berater für Business- und IT-Transformation, KI-Governance und digitale Strategie mit Erfahrung in den ERP-Ökosystemen von SAP, Microsoft Dynamics und Oracle.
Vortex Change GmbH | 8050 Zürich | www.intelligent-transformation.ch
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