Die effiziente Einsatzplanung ist eine Herausforderung im Alltag von vielen Unternehmen und Teams. In einem langwierigen Prozedere soll ein Optimum von verschiedensten Bedürfnissen und gesetzlichen Vorschriften gefunden werden. Wo der Mensch an seine Grenzen stösst, entfalten neue digitale Werkzeuge ihr Potenzial. Die Resultate sind nicht nur Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern insbesondere auch eine erhöhte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Bis zu 50 % weniger Zeitaufwand, 10 % höhere Produktivität der Mitarbeitenden, 5 % mehr Umsatz und Kundenzufriedenheit durch die digitale Einsatzplanung– diese Zahlen aus verschiedenen Studien von McKinsey und TechNovia lassen wohl das Herz von vielen Unternehmerinnen und Unternehmer höher schlagen.
Wie in so vielen Geschäftsbereichen hat die Digitalisierung auch den Weg in das Personalmanagement und damit in die Einsatzplanung gefunden. Die damit verbundenen Chancen und Vorteile reichen weit über die naheliegenden Zeitersparnisse hinaus.
Der unmittelbare Vorteil der digitalen Einsatzplanung liegt also auf der Hand: Sie spart Zeit und damit Geld. Durch die Digitalisierung wird die zeitintensive, manuelle Arbeit der Einsatzplanerinnen und -planer vereinfacht und beschleunigt. Individuelle und situative Anpassungen bleiben dennoch möglich. Auch die Kommunikation im Planungsprozess gestaltet sich effizienter, so können Freiwünsche und Schichtabgaben von den Mitarbeitenden direkt per App eingegeben und zentral von der Administration freigegeben, beziehungsweise abgelehnt werden. Diese fliessen dann direkt in die automatische Einsatzplanung. Das alles erfolgt unmittelbar, sicher und ohne Medienbrüche - ein zusätzlicher Qualitätsgewinn, beispielsweise auch für sich selbstorganisierende Teams.
Die verbesserte Kommunikation wirkt sich auch positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und schliesslich die Qualität der Produkte und Dienstleistungen aus. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden werden in die Einsatzplanung aufgenommen. In Kombination mit ihren Qualifikationen wird der optimale Plan per Knopfdruck für den gewünschten Zeithorizont automatisch erstellt. Den Anliegen sowie den Eigenschaften des Personals kann dadurch besser Rechnung getragen werden. Dass die Mitarbeitenden verstärkt entlang ihren Fähigkeiten und Bedürfnissen eingesetzt werden, prägt die Arbeitsmotivation und in der Konsequenz auch die Kundenzufriedenheit. Denn um die Produkte und Dienstleistungen kümmern sich nun engagiertere Fachkräfte.
Verschiedene Unternehmen sind dabei Lösungen zu entwickeln, die es den Unternehmen erlauben, diese Potenziale durch die digitale Einsatzplanung auszuschöpfen. So zum Beispiel auch das Schweizer Unternehmen Ardeo GmbH mit seinem vollautomatischen Einsatzplaner Quickpool.
Per Knopfdruck werden dabei Mitarbeitende Schichten und Arbeitsbereiche zugewiesen. Das Herzstück der Lösung ist ein eigens entwickelter Algorithmus. Auf der Grundlage eines unternehmensspezifischen Regelsets und mit Rücksicht auf alle Qualifikationen, Abwesenheiten, Freiwünschen und verschiedenen rechtlichen Anforderungen berechnet dieser den optimalen Einsatzplan. Die Kombination aus einem generischen Ansatz und eines auf jedes Unternehmen zugeschnittenen Regelsets ermöglicht dessen Einsatz für Unternehmen in den verschiedensten Branchen.
Ardeo bietet aktuell eine kostenlose Testversion an. Dabei können alle Funktionen für 30 Tage vollumfänglich genutzt werden. Mehr dazu auf www.ardeo.ch
Ein Blick in die nahe Zukunft zeigt, dass auch der Einsatzbereich innerhalb eines Unternehmens ausgeweitet wird. So bietet Ardeo mit Quicktracker eine ergänzenden Lösung für die Zeiterfassung die Schnittstelle zwischen Planung und Lohnbuchhaltung an. Auch An- und Abwesenheiten lassen sich mit Quickplanner transparent verwalten. Immer mit einem klaren Ziel: Effiziente Tools für effiziente Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitenden und Kunden.
Der Autor
Mathias Brandenburger arbeitet in der Unternehmensentwicklung der Ardeo Gmbh. Die Ardeo GmbH aus Luzern hat sich seit ihrer Gründung im 2018 konsequent der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen im Personalmanagement verschrieben. Zum Dienstleistungsangebot gehören Konzeption, Beratung und kundenspezifische Weiterentwicklungen ebenso wie die Implementierung und Schulung sowie Wartung und Support.
Ardeo GmbH | CH-6003 Zürich | www.ardeo.ch