Die Twerenbold Reisen Gruppe feierte 2025 ihren 130. Geburtstag und beschert ihrer Kundschaft unvergessliche Erlebnisse. Nun tritt das Unternehmen mit der bsb.info.partner AG eine digitale Reise an. Das Ziel: Mehr Automatisierung und Effizienz.
Carreisen sind nur eines der Geschäftsfelder der Twerenbold Reisen Gruppe (Bild zVg)
Mit einer Kutsche und sechs Pferden gründete Jakob Twerenbold 1895 seine eigene Fuhrhalterei. Neben dem Kutschenservice für Personen konzentrierte er sich vor allem auf das Transportwesen. 1919 schaffte das Unternehmen mit dem ersten Lastwagen den Durchbruch ins motorisierte Zeitalter. Sogar ein Saurer-Car mit Luftbereifung gehörte dazu – und die Ära der Ausflüge im Reisebus hatte begonnen. Heute sind unter dem Dach der Twerenbold Gruppe acht Unternehmen mit rund 750 Mitarbeitenden vereint, die Fluss-, Musik-, Velo- und viele weitere Reisen anbieten.
Die Twerenbold Reisen Gruppe steht für Qualität und Pioniergeist im Schweizer Reisemarkt. Da überrascht es nicht, dass das Unternehmen auch bei seinen internen Prozessen grossen Wert auf moderne Lösungen legt. Doch genau dort gab es noch Optimierungspotenzial: «Bis anhin arbeiteten wir mit einem anderen System und waren damit überhaupt nicht glücklich, da die Software wenig Möglichkeiten für Schnittstellen bot und jene Schnittstellen, die es gab, funktionierten oft fehlerhaft», berichtet Marisa Leemann, HR Business Partner bei der Twerenbold Reisen Gruppe.
Beim Zeiterfassungstool zum Beispiel gab es keine Schnittstelle. Wenn also Mitarbeitende gekündigt haben, mussten die Austritte manuell in andere Systeme übertragen werden. Auch Stundenlöhne galt es, selbst zu berechnen. Bei einer Gruppe dieser Grösse ist das suboptimal, zumal die acht Unternehmen unterschiedliche Reglemente, Arbeitszeitmodelle und Einsatzbereiche haben. «Für uns im HR war das nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern auch höchst ineffizient», sagt Leemann. Deshalb war für die Twerenbold Reisen Gruppe klar, in Sachen Digitalisierung eine neue Reise anzutreten. Zusammen mit der bsb.info.partner AG.
Von der Handarbeit zur Automatisierung
Im August 2024 startete Twerenbold mit der Zeiterfassung, im Januar 2025 folgte die Lohnbuchhaltung. Viele Prozesse, die bisher manuell erledigt wurden, laufen nun automatisiert ab. Spesenabrechnungen werden direkt via App erfasst, Mitarbeitende können ihre Stammdaten eigenhändig im Self-Service ändern, Ferienanträge und Absenzen laufen digital und transparent. «Wir haben heute ein Tool, in dem alles zentral erfasst ist. Das macht uns schneller, fehlerfreier und effizienter», schwärmt Leemann.
Die Umsetzung war kein Spaziergang. Besonders herausfordernd: Die AHV-Freibeträge der pensionierten Reiseleiterinnen und Reiseleiter. Während die ersten 1400 Franken im Monat AHV-frei sind, muss alles darüber hinaus korrekt verbucht werden. Ein wichtiger Punkt für Twerenbold, da dies 80 % der Reiseleitenden betrifft, und im alten System aufwendig händisch erfasst werden musste. bsb entwickelte einen Prozess in der Abacus Business Software, der diese Fälle automatisch berücksichtigt und berechnet. «Das war sehr komplex und wir haben uns daran fast die Zähne ausgebissen», gesteht Adrian Henggeler, Projektleiter bei der bsb, «am Ende konnten wir jedoch eine Lösung präsentieren, die zuverlässig funktioniert».
Die Veränderungen im HR-Alltag sind gross: Der Lohnlauf braucht nur noch die Hälfte der Zeit, auch andere HR-Prozesse sind schneller abgeschlossen. Doppelte Erfassungen und händische Eingaben sind Geschichte, sodass sich Fehlerquoten drastisch minimiert haben. Sowohl die HR-Verantwortlichen als auch die Mitarbeitenden sehen jederzeit, wo eine Aufgabe gerade bearbeitet wird und welche Anträge noch offen sind. Auch das Problem mit den unterschiedlichen Reglementen und Arbeitszeitmodellen ist gelöst; sämtliche Vorgaben lassen sich im System abbilden und automatisch berechnen. Zu guter Letzt können Mitarbeitende Änderungen selbst vornehmen, was das HR entlastet. «Es ist für uns eine enorme Arbeitserleichterung, nicht mehr unzählige Excel-Listen führen zu müssen. Dank Abacus haben wir ein System, das alle Schnittstellen abdeckt und die Ansprüche der verschiedenen Unternehmen individuell erfüllt», so Leemann.
«Für uns war es wichtig, ein System zu haben, das die individuellen Ansprüche der acht Unternehmen in der Gruppe abdecken kann. Mit Abacus gelingt uns das: Wir haben weniger manuellen Aufwand, arbeiten effizienter, fehlerfreier und können uns dadurch mehr auf die Menschen konzentrieren, was schliesslich das Wichtigste im HR ist. Ausserdem haben wir mit bsb einen Partner, der uns versteht, professionell begleitet und immer eine Lösung parat hat, mag die Aufgabe auch noch so knifflig sein.»
Marisa Leemann, HR Business Partner, Twerenbold Reisen Gruppe
Zusammenarbeit, die verbindet
Die Expertise von bsb hat Twerenbold von Anfang an überzeugt. «Wir haben verschiedene Abacus-Partner kontaktiert, doch bsb beeindruckte uns vor allem durch ihr dienstleistungsorientiertes Verständnis und die massgeschneiderten Lösungsansätze für unsere Unternehmensgruppe», erläutert Leemann. Sie hebt hervor, dass die Projektverantwortlichen nicht nur ihr technisches Wissen einbrachten, sondern auch wertvolle Tipps für die praktischen Abläufe im HR-Alltag lieferten. «Insbesondere Adi, der ein wahrer Lohn-Experte ist, hat nicht nur umgesetzt, sondern auch stets kritisch hinterfragt.» Das gesamte bsb-Team war jederzeit erreichbar und reagierte schnell. Das gilt auch heute noch: «Wir erhalten innerhalb von 24 Stunden eine Antwort und in der Regel auch gleich eine Lösung.»
Die nächsten Projekte
Die Reise geht weiter. In einem nächsten Schritt wird der Onboarding-Prozess mit Abacus digitalisiert, damit neue Mitarbeitende künftig automatisch durch die Abläufe geführt werden – von der digitalen Unterzeichnung des Arbeitsvertrages über die Bankkonto-Hinterlegung bis hin zur Einarbeitung. Auch hier ist es komplex, da eine Büro-Mitarbeiterin andere Prozesse durchläuft als ein Carchauffeur. Reminder-Funktionen sorgen dafür, dass keine Aufgabe vergessen geht. «Das wird uns nochmals deutlich effizienter machen», ist sich Leemann sicher. Derzeit laufen die Tests mit der Twerenbold Service AG, danach folgen die weiteren Unternehmen.
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