Wie lassen sich HR-Prozesse digitalisieren, wenn Mitarbeitende an verschiedenen Standorten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten? Die Säntis-Schwebebahn AG zeigt, wie DeepMail und digitale Workflows den administrativen Aufwand spürbar reduzieren.
Bild zVg von DeepCloud
Wenn Papierprozesse den Arbeitsalltag ausbremsen
Die Säntis-Schwebebahn AG steht für ein besonderes touristisches Erlebnis. Hinter dem Betrieb der bekannten Bergbahn steckt jedoch auch ein anspruchsvoller administrativer Alltag. Rund 220 Mitarbeitende sind für das Unternehmen tätig, darunter 55 im Stundenlohn. Unterschiedliche Einsatzzeiten und drei Standorte erschwerten lange Zeit die effiziente Abwicklung der Personaladministration.
Insbesondere die Verteilung von Lohnabrechnungen, Stundenblättern und weiteren HR-Dokumenten verursachte erheblichen Aufwand. Unterlagen mussten ausgedruckt, verteilt, unterschrieben und anschliessend wieder eingesammelt werden. Die Teamleitenden waren dabei auf die Anwesenheit der Mitarbeitenden angewiesen.
Was auf den ersten Blick nach einfachen administrativen Aufgaben aussieht, entwickelte sich zu einer zeitintensiven Koordinationsarbeit. Für die Verantwortlichen bedeutete dies weniger Zeit für ihre eigentlichen Führungsaufgaben.
Digitale Postverarbeitung statt manueller Dokumentenverteilung
Um diese Abläufe zu vereinfachen, entschied sich die Säntis-Schwebebahn AG für eine Digitalisierung ihrer HR-Prozesse. Gemeinsam mit dem bestehenden IT-Partner All Consulting wurde eine Lösung gesucht, die sich in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lässt.
Die Wahl fiel auf DeepMail und DeepSign von DeepCloud. DeepMail übernimmt die automatisierte, geschützte Zustellung vertraulicher Dokumente direkt aus der bestehenden Abacus-Umgebung. DeepSign ergänzt den Prozess um die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen.
Entscheidend war dabei nicht die Einführung möglichst vieler neuer Funktionen, sondern die Vereinfachung bestehender Arbeitsabläufe. Statt einzelne Prozessschritte lediglich digital nachzubilden, wurde die Dokumentenverarbeitung als zusammenhängender Workflow betrachtet.
Nach einem vorgängigen Testlauf erfolgte die Einführung im Mai 2025. Seither werden Lohnabrechnungen und Stundenblätter digital zugestellt. Zahlreiche HR-Dokumente können zudem ohne Medienbruch unterzeichnet werden.
DeepMail im Einsatz: Rund 2900 Lohnabrechnungen pro Jahr
Wie gross das Automatisierungspotenzial ist, zeigen die konkreten Zahlen aus dem Betrieb: Jährlich werden rund 2900 Lohnabrechnungen inklusive Lohnausweisen über DeepMail versendet. Hinzu kommen rund 2700 Monatsblätter, die mit DeepSign unterzeichnet werden.
Früher waren für diese Prozesse zahlreiche manuelle Arbeitsschritte erforderlich. Heute erfolgt die Dokumentenzustellung weitgehend automatisiert. Das Drucken, Verpacken und physische Verteilen der Unterlagen entfällt.
Auch das Einsammeln und Weiterleiten von Dokumenten an die Personalabteilung wird deutlich vereinfacht. Dadurch reduziert sich nicht nur der Papierverbrauch. Vor allem entstehen kürzere Durchlaufzeiten und weniger organisatorische Abhängigkeiten zwischen HR, Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
Cornelia Oberholzer, Leiterin Personal der Säntis-Schwebebahn AG, bestätigt die Entlastung:
«Der manuelle Aufwand hat sich enorm reduziert – sowohl beim Papierverbrauch als auch bei der Zeit fürs Einpacken der Löhne. Alles funktioniert einwandfrei und ist sehr verständlich und unkompliziert.»
Geschäftsprozessdigitalisierung beginnt bei bestehenden Systemen
Die Erfahrungen der Säntis-Schwebebahn AG verdeutlichen eine wichtige Erkenntnis für Schweizer KMU: Erfolgreiche Digitalisierung muss nicht zwangsläufig mit einem vollständigen Systemwechsel beginnen.
Oft liegt das grösste Potenzial an den Schnittstellen zwischen bestehenden Anwendungen und manuellen Tätigkeiten. Gerade in der Personaladministration entstehen Medienbrüche, wenn Daten zwar digital erfasst, die daraus erzeugten Dokumente aber weiterhin auf Papier verarbeitet werden.
Für IT-Verantwortliche ergeben sich daraus drei zentrale Handlungsfelder: Erstens sollten wiederkehrende Dokumentenprozesse auf ihren manuellen Aufwand untersucht werden. Zweitens ist die Integration in vorhandene ERP- und HR-Systeme entscheidend. Drittens müssen die neuen Abläufe für alle Beteiligten einfach nutzbar sein.
Der Fall Säntis zeigt zudem, dass ein vorgängiger Testlauf mit dem IT-Partner helfen kann, technische und organisatorische Fragen vor der produktiven Einführung zu klären.
Papierlose Administration braucht Akzeptanz im Team
Technologie allein garantiert noch keine erfolgreiche Umstellung. Besonders in Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen und digitaler Erfahrung entscheidet die Benutzerfreundlichkeit darüber, ob neue Prozesse tatsächlich angenommen werden.
Bei der Säntis-Schwebebahn AG zeigte sich, dass auch Mitarbeitende mit wenig Erfahrung im Umgang mit digitalen Werkzeugen die neuen Abläufe gut nutzen können. Für die Teamleitenden entfällt ein erheblicher Teil der bisherigen Koordinationsarbeit.
Die gewonnene Zeit kann wieder stärker für operative Aufgaben und die Betreuung der Mitarbeitenden eingesetzt werden. Gleichzeitig werden administrative Prozesse weniger abhängig von Arbeitszeiten und physischer Anwesenheit.
Für Schweizer KMU ist dies ein relevanter Ansatz: Nicht die vollständige Digitalisierung sämtlicher Prozesse auf einmal, sondern die gezielte Beseitigung besonders aufwendiger Arbeitsschritte schafft einen unmittelbar erkennbaren Nutzen.
Fazit: Weniger Administration, mehr Zeit fürs Kerngeschäft
Die Säntis-Schwebebahn AG zeigt, wie sich mit einer durchdachten Kombination aus bestehenden Geschäftssystemen und digitalen Dokumentenworkflows messbare Prozessvolumen effizienter bewältigen lassen.
DeepMail übernimmt dabei die automatisierte Dokumentenzustellung, während DeepSign digitale Unterschriften ermöglicht. Das Ergebnis sind weniger manuelle Tätigkeiten, reduzierte Papierprozesse und eine spürbare Entlastung der Personaladministration.
Für Unternehmen, die ähnliche Abläufe modernisieren möchten, bietet der Praxisfall eine Orientierung. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der automatisierten Dokumentenzustellung bietet DeepMail von DeepCloud.
DeepCloud AG | 9300 Wittenbach | www.deepcloud.swiss
Weitere Informationen und Beiträge bei DeepCloud in der topsoft Marktübersicht