BKW Building Solutions setzt bei der Verarbeitung von Kreditorenbelegen auf modernste Technologien von DeepCloud und konnte damit die Effizienz markant steigern. Simon Häni, Senior Projektleiter bei BKW Building Solutions, erklärt, warum er den digitalen Posteingang und die Technologie DeepO nicht mehr missen möchte.
DeepO revolutioniert das Kreditorenmanagement: Mit Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen werden Belege mit minimalem Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Gutschriften werden über eine zentrale E-Mail-Adresse an den digitalen Briefkasten von DeepBox weitergeleitet und mit der intelligenten Technologie DeepO sowie anhand vordefinierter Workflows analysiert.
Aus den extrahierten Informationen wird in der Abacus Kreditorenbuchhaltung automatisch eine Buchung zum Rechnungsbeleg erstellt und der Freigabeprozess ausgelöst. Dies führt bei BKW Building Solutions zu massiven Zeit- und Kosteneinsparungen bei administrativen Tätigkeiten.
Digitalisierung und Automatisierung in der Finanzbuchhaltung bei BKW Building Solutions
BKW Building Solutions verarbeitet jährlich rund 344'000 Belege mit DeepO. Im Verlaufe des Jahres 2024 werden verschiedene Tochtergesellschaften der Gruppe auf die Technologie umgestellt. BKW Building Solutions setzt DeepO hauptsächlich für die Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften von Lieferanten ein. Mahnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen etc. werden via Workflow aus dem Posteingang in einen Unterordner «Buchhaltung» verschoben, wo sie manuell geprüft, an die zuständige Stelle weitergeleitet oder bei Bedarf gelöscht werden.
Die grösste Effizienzsteigerung sieht Simon Häni bei der Erkennung der Projektnummer: «Für Lieferanten mit mehr als 50 Belegen pro Jahr wurden in DeepO Keywords hinterlegt, welche die Projektnummer erkennen und diese automatisch im Abacus verbuchen. Zusätzlich ist für diese Lieferanten ein Kontierungsvorschlag im Lieferantenstamm des Abacus hinterlegt.» Das Ziel ist es, dass 80 Prozent der Kreditorenrechnungen mit Projektnummer automatisch verarbeitet werden und ohne manuellen Eingriff in den Freigabeprozess der Kreditorenbuchhaltung gelangen.
Bei der Einführung stiess Simon Häni nur auf kleinere Herausforderungen. Diese ergaben sich vor allem bei Belegen, die nicht dem Standard einer normalen Lieferantenrechnung entsprachen, beispielsweise Rechnungen mit mehreren Anhängen. Zudem habe es anfänglich Erkennungsprobleme aufgrund von Dubletten im System, fehlenden Zahlungskonditionen, falschen Adressen oder nicht erkannten Zahlwegen gegeben. Diese Fälle konnten jedoch durch Einstellungen in DeepO behoben werden, so dass künftige Belege automatisch verarbeitet werden können.
Massive Zeitersparnis in der Belegverarbeitung
Wenn alle Belege mit DeepO verarbeitet werden, rechnet Simon Häni mit einer massiven Zeitersparnis: «Wenn wir den Zeitaufwand für das Öffnen der Umschläge, die formale Prüfung der Rechnungen, das Scannen und die Weiterverarbeitung mit dem Belegvolumen multiplizieren, komme ich grob geschätzt auf rund 10'000 Arbeitsstunden pro Jahr.» Dies entspreche etwa vier bis fünf Vollzeitstellen. Dabei gehe es nicht darum, diese Stellen einzusparen, sondern die Zeit für weiterführende Aufgaben und die Bewältigung der stetig steigenden Anzahl von Lieferantenrechnungen zu gewinnen.
BKW Building Solutions ist von DeepBox und DeepO überzeugt: «Es handelt sich um eine Schweizer Lösung, die für BKW das grösste Potenzial und das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist. Die direkte Anbindung an Abacus ohne aufwändige und kompliziere Schnittstellen ist ebenfalls ein überzeugendes Plus», sagt Simon Häni abschliessend.
Weitere Informationen zu DeepBox und DeepO finden Sie unter abacus.ch/digitalisierung
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Abacus Research AG. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Entwicklung von Business Software mit höchstem Kundennutzen und Innovationskraft. www.abacus.ch
Abacus Research AG | 9300 Wittenbach-St. Gallen | www.abacus.ch
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Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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