Viele Schweizer KMU haben ihre Finanzprozesse digitalisiert – dennoch dominieren oft manuelle Arbeiten, Medienbrüche und isolierte Systeme den Alltag. AI und intelligente Automatisierung verändern die Belegverarbeitung grundlegend: Weg von einzelnen Arbeitsschritten hin zu integrierten, durchgängigen Finanzprozessen.
Symbolbild topsoft
Vom digitalen Beleg zum automatisierten Prozess
In vielen Unternehmen werden Rechnungen heute digital empfangen und archiviert. Trotzdem bleiben zahlreiche Prozessschritte manuell: Belege werden geprüft, weitergeleitet, kontiert oder in verschiedenen Systemen verarbeitet. Gerade in KMU entstehen dadurch doppelte Datenerfassungen, Rückfragen und fehlende Transparenz.
Die nächste Entwicklungsstufe liegt deshalb nicht nur in der Digitalisierung einzelner Dokumente, sondern in der Automatisierung des gesamten Prozesses – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur Verbuchung, Zahlung und Archivierung.
AI verändert die Finanzabteilung
Moderne Finanzlösungen können Belege nicht nur auslesen, sondern Inhalte zunehmend verstehen und automatisch verarbeiten. AI-gestützte Funktionen erkennen Rechnungsdaten, schlagen Kontierungen vor, prüfen Plausibilitäten, erkennen Abweichungen oder starten Freigabeprozesse.
Dadurch verändert sich auch die Rolle der Finanzabteilung. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit manueller Datenerfassung und können sich stärker auf Kontrolle, Qualitätssicherung und Prozessoptimierung konzentrieren. Wiederkehrende Aufgaben werden effizienter verarbeitet.
Besonders wichtig wird dabei die Verknüpfung einzelner Arbeitsschritte. Die eigentliche Innovation liegt nicht mehr nur in der Erkennung eines Belegs, sondern in der automatisierten Verarbeitung entlang des gesamten End-to-End-Prozesses.
Integrierte Plattformen statt Insellösungen
Viele Unternehmen arbeiten mit historisch gewachsenen Systemlandschaften. Einzelne Lösungen funktionieren zwar für sich, sind aber oft nur begrenzt integriert. Dadurch entstehen Schnittstellenprobleme, manuelle Übergaben und zusätzliche Komplexität.
Zukünftige Finanzlösungen verfolgen deshalb einen integrierten Ansatz. Finanzprozesse, Workflows, Daten und Automatisierung wachsen stärker zusammen. Ziel ist eine durchgängige Prozesslandschaft mit möglichst wenigen Medienbrüchen und hoher Transparenz.
Gerade für KMU wird dies zunehmend relevant. Automatisierte Abläufe reduzieren den administrativen Aufwand, schaffen bessere Nachvollziehbarkeit und helfen, Abhängigkeiten von einzelnen Personen zu verringern. Gleichzeitig werden Prozesse skalierbarer, ohne dass jeder Wachstumsschritt automatisch zusätzlichen manuellen Aufwand auslöst.
Wohin die Reise geht
Die Entwicklung zeigt klar in Richtung intelligenter, automatisierter und datengetriebener Finanzprozesse. AI wird dabei nicht den Menschen ersetzen, sondern repetitive Aufgaben vereinfachen und administrative Abläufe effizienter gestalten.
Für Schweizer KMU entsteht dadurch die Chance, Prozesse neu zu denken: Weniger manuelle Arbeit, höhere Skalierbarkeit und mehr Transparenz im Tagesgeschäft. Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Technologie, sondern das Zusammenspiel aus Daten, Prozessen, Workflows und menschlicher Kontrolle.
Die Zukunft der Belegverarbeitung liegt deshalb nicht in einzelnen Funktionen, sondern in intelligenten Finanzplattformen, die Prozesse, Daten, Workflows und Automatisierung nahtlos miteinander verbinden.
Der Autor
Jörg Holzmann ist Business Unit Leiter Schweiz bei Infoniqa Schweiz AG
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Infoniqa. Das Unternehmen unterstützt Firmen im DACH-Raum mit HR-, Payroll-, Finanz- und ERP-Software bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse. www.infoniqa.com
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-2
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