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Belege mit dem Smartphone scannen statt sammeln

Was haben auch Sie ständig dabei? Wirklich immer? Richtig, Ihr Smartphone. Und was machen Sie schon alles damit: Sie texten, fotografieren, lesen, spielen, telefonieren – wäre es nicht praktisch, wenn Sie damit auch gleich Ihre Spesenbelege verarbeiten könnten? Oder es möglich wäre, Ihrem Treuhänder die eben per Post eingetroffene Rechnung elegant mit einem Klick weiterzuleiten? Das geht tatsächlich – und diese Funktion vereinfacht Ihren Alltag ungemein.
 
Symbolbild von Nick Verlaan via Pixabay 
 
Stellen Sie sich vor: Sie sitzen im Restaurant, haben eben mit Ihrem wichtigen Kunden gespeist und auch die Rechnung bereits beglichen. Sie wissen, dass sie nun den Beleg bei Ihren Spesen aufführen müssen, sonst bleiben Sie auf den Kosten für das Mittagessen sitzen. Kommt dann bei Ihnen die Quittung ins Portemonnaie zu den privaten Kassenzetteln? Oder lieber in die Aktentasche, wo die Rechnung in den Papieren untergehen könnte? Stopfen Sie den Beleg gar gefaltet in die Hemd- oder Handtasche?

Belege fotografieren statt sammeln

Es geht effizienter und auch eleganter: Mit der kostenlosen Topal App haben Sie die Lösung immer in Griffweite. Sie aktivieren auf dem Smartphone die App, fotografieren den Beleg ab und dieser wird automatisch in die Inbox Ihrer Topal Finanzbuchhaltung transferiert. Schon erledigt! Sie können die Quittung weder verlieren noch vergessen, sie ist am richtigen Ort digital hinterlegt und kann dort von den Treuhändern verarbeitet werden.
 
Oder was machen Sie mit den per Post erhaltenen Rechnungen? Legen Sie diese in die Kiste mit den Unterlagen für den Treuhänder, die sie dann einmal im Monat in ein Couvert packen und auf die Post bringen? Scannen Sie sie ein und schicken sie diese per E-Mail? Oder faxen Sie dem Treuhandunternehmen die Rechnungen etwa noch zu?
 
Auch hier kommt die innovative Topal App zu Hilfe: Sie fotografieren die Rechnung inkl. Einzahlungsschein mit dem Smartphone ab und schon landet diese in der Topal Finanzbuchhaltung, wo sie gleich weiterverarbeitet und korrekt verbucht werden kann. Ohne separaten Scanner oder Faxgerät – und schon gar nicht analog per Post. 

Den Scanner haben Sie immer dabei

Mit der kostenlosen Topal App wird das Smartphone zum mobilen Scanner, der stets griffbereit ist. So können Sie oder Ihre Mandanten auch unterwegs Rechnung und Belege abfotografieren, diese unkompliziert digitalisieren und direkt in die Topal Buchhaltungssoftware senden. Dort stehen die «digitalen Zwillinge» zur weiteren Verarbeitung bereit – ohne Zeitverzögerung. 
 
Der Einsatz der App ist ideal für Treuhand-Endkunden wie zum Beispiel Kleinunternehmer, Aussendienstmitarbeitende und Manager, die Zeit sparen und Übersicht gewinnen möchten. Sie können mit dem Smartphone sowohl Rechnungen mit Einzahlungsschein als auch Hauptbuchbelege (z. B. einen Kassenzettel) fotografieren und digital in der Buchhaltung ablegen. 
 
Angeregt wurde die Entwicklung der Topal App durch Treuhänder für ihre Endkunden, um diesen das Leben im Alltag zu erleichtern. Für die Anmeldung benötigt das Unternehmen lediglich einen Topal WebSolution Account.
 

Die Topal App hat viele Vorteile:

  • Unkomplizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen, auch von unterwegs
  • Nahtlose Synchronisierung zwischen App und Topal Finanzbuchhaltung
  • Intuitive Benutzerführung und einfache Bedienung
  • Optimiert für Smartphones
  • Direkte Übermittlung in die Topal Buchhaltung
  • Kostenlos im App Store (IOS und Android) sowie Google Playstore erhältlich
 
Aus den gescannten Belegen und Rechnungen kann in der Topal Finanzbuchhaltung übrigens direkt eine Transaktion erstellt werden. Dies macht den Prozess auch dort einfacher, damit effizienter und kostengünstiger. 
 
Verlorene Belege, analoge Zettelwirtschaft und vergessene Rechnungen gehören mit der Topal App definitiv der Vergangenheit an. Und dazu kommt: Die Belege liegen so bereits in digitalisierter Form in der Buchhaltung vor und müssen dort nicht mehr separat eingescannt werden. Dies spart einen weiteren Arbeitsschritt und damit Zeit und Geld.
 
Und für Ihr Unternehmen ist das ein weiterer kleiner Schritt in die digitale Zukunft.
 
Interessieren Sie sich als Treuhänder oder Endkunde für die Topal Finanzbuchhaltung mit der innovativen Topal App? Sehr gerne beraten wir Sie persönlich, wir freuen uns auf Ihre Kontaktnahme
 
 
Topal Solutions AG | 8604 Volketswil | www.topal.ch
 
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