Die Verarbeitung von Rechnungen, sei es als Rechnungssteller oder als Rechnungsempfänger, betrifft alle; sei ein Unternehmen gross oder klein, sei man als Privatperson geschäftlich tätig. In den letzten Jahren wurden vermehrt Anstrengungen unternommen, um diesen Bereich zu standardisieren und zu automatisieren. Dazu gehören etwa auch die neue E-Rechnung eBill von SIX und in einem gewissen Sinn die neue QR-Rechnung, die auf dem Papier maschinell bearbeitbare Informationen enthält.
Zeitgemässe ERP-Systeme wie Abacus weisen bereits heute Funktionen auf, um Rechnungsprozesse in mehreren Automatisierungsverfahren verarbeiten zu können. Dabei sind Rechnungsversand und Rechnungsempfang voneinander zu unterscheiden.
Heute sind auf dem Markt die rechts beschriebenen Rechnungsformate mit den dazugehörigen Übermittlungsverfahren verfügbar.
Automatisierter Rechnungsversand
In der Abacus ERP-Software kann für jeden Rechnungskunden die Art des Rechnungsversands gesteuert werden. Es lässt sich festlegen, auf welchem Weg und in welcher Form eine Rechnung zugestellt werden soll. Von der Kundenadresse abweichende Rechnungsadressen werden berücksichtigt. Während dem Erstellen einer Rechnung entscheidet das Fakturierungsmodul selbständig, welche Rechnungsform über welchen Weg genutzt werden soll.
Automatisierter Rechnungsempfang und -verarbeitung
Eine zentrale Rechnungs-Inbox stellt sicher, dass alle Rechnungen, unabhängig über welchen Kanal sie zugestellt werden, sich in eine elektronische Inbox stellen lassen. Dort werden sie abhängig vom Rechnungsformat automatisch kontiert und dem Freigabe-Verantwortlichen in seine Inbox zur Prüfung hinterlegt. Nicht zu vergessen ist der dabei auftretende Nebeneffekt, dass alle digitalisierten Rechnungen zusammen mit dem kompletten Text für Suchabfragen zur Verfügung stehen, so dass jeder berechtigte Anwender auf Knopfdruck eine gesuchte Rechnung im Originalformat finden kann.
Mehr Informationen über E-Business unter: www.abacus.ch
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