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Arbeitszeiterfassung – was Sie wissen müssen

In der heutigen Zeit mit Homeoffice, Arbeiten am Strand und flexiblen Arbeitszeiten klingt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie ein Relikt aus alter Zeit. Doch gerade, weil die Arbeitnehmenden nicht mehr stets im Betrieb zu finden sind, ist es wichtig, dass die Arbeitszeit sauber und transparent erfasst wird. Denn der Grund dafür hat sich nicht geändert – die Arbeitszeiterfassung soll sicherstellen, dass die Mitarbeitenden gesund bleiben. Sie ist im Arbeitsgesetz geregelt, wir haben Ihnen hier die wichtigsten Informationen zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz zusammengestellt.
 
Symbolbild Susanne Plank via Pixabay
 
 
Das Arbeitsgesetz regelt sehr viel, von der wöchentlichen Arbeitszeit über Nachtarbeit, Feiertage und Ferien bis hin zu den Ausnahmen je nach Branche. Und es verlangt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit in geeigneter Weise erfassen und zur Verfügung halten müssen. Diese Dokumente müssen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt und auf Wunsch den Behörden, namentlich dem Arbeitsinspektorat, vorgelegt werden können.
 
 
 

Welche Möglichkeiten sieht das Gesetz vor?

Das Arbeitsgesetz spricht von drei Varianten der Arbeitszeiterfassung:
  • Systematische Arbeitszeiterfassung

    Diese gilt als Standard, hier wird die Uhrzeit zum Arbeitsbeginn und die Zeit bei Arbeitsschluss notiert. Auch müssen alle Pausen gesondert erfasst werden, die länger als 30 Minuten dauern. Überzeit, Ruhetage und Feiertage werden dort ebenfalls festgehalten. 

    Diese Form der Zeiterfassung ist die häufigste in der Schweiz, verschiedene spezialisierte Software-Anbieter verfügen über entsprechende Lösungen, die sie Ihnen in dieser Ausgabe vorstellen.
  • Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

    Hier reicht es, die täglich geleistete Arbeitszeit zu notieren. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind jedoch zusätzlich auch Anfang und Ende dieser Arbeitseinsätze zu dokumentieren.

    Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kommt dann zum Tragen, wenn flexibel gearbeitet wird, es also zu aufwendig wäre, jeden Block einzeln einzutragen. 

    Generell gilt dies bei Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden oder in Branchen, in denen dies zwischen den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften so vereinbart wurde. Es ist jedoch möglich, dass Arbeitnehmende die Arbeitszeit trotzdem systematisch erfassen, dafür muss der Arbeitgeber ein geeignetes Instrument zur Verfügung stellen.

  • Verzicht auf Arbeitszeiterfassung

    Diese Variante ist nur dann möglich, wenn ein GAV (Gesamtarbeitsvertrag) vorhanden ist, der die entsprechenden Anforderungen erfüllt. Dabei müssen die Arbeitnehmenden brutto mehr als CHF 120'000/Jahr verdienen und ihre Arbeit mehrheitlich (zu mehr als 50 %) autonom organisieren können. Die genauen Regelungen zum Verzicht sind im Art. 73a ArGV 1 zu finden.
 
 

Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

In allen Arbeitsverhältnissen, die dem Arbeitsgesetz unterliegen, muss auch die Arbeitszeit erfasst werden. Allerdings gibt es hier einige Ausnahmen, für die das Arbeitsgesetz nicht oder mit Einschränkungen gilt. Es handelt sich dabei z. B. um die Landwirtschaft und ähnliche Bereiche wie die Fischerei oder die Pflanzenaufzucht.
 
Unabhängig davon gelten für das oberste Kader aller Unternehmen die Vorgaben zu den Arbeits- und Ruhezeiten nicht, sofern diese Personen den Geschäftsgang massgeblich beeinflussen können.
 
 

Wie können Arbeitszeiten erfasst werden?

Das Gesetz sieht verschiedene Möglichkeiten vor, diese reichen von einfachen handschriftlichen Notizen über Excel-Listen bis hin zu hochmodernen Systemen für die Zeiterfassung, stationär oder mobil. Wenn die Arbeit aufgrund von Schichtplänen oder fixen Arbeitszeiten geleistet wird, reichen unter Umständen auch diese Pläne bereits als Arbeitszeiterfassung, sofern Fehlzeiten ebenfalls erfasst werden. 
 
Das SECO hat ein PDF zu den verschiedenen Möglichkeiten zusammengestellt.
 
 

Technische Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung

Die bekannteste Form der elektronischen Erfassung ist der Nachfolger der Stempeluhr, welche mit einem Schlüssel oder einem Badge aktiviert wird und auch meist als Eingangskontrolle fungiert. Sehr oft erfassen die Arbeitnehmenden heute stattdessen die Zeiten aktiv in einer Software am Computer oder über das mobile Gerät. Auch gibt es die Lösung, dass die Arbeitnehmenden bzw. deren Smartphones oder Badges beim Eingang automatisch erfasst werden und die Personen beim Rausgehen auch wieder so abgemeldet werden. 
 
 

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Der Autor

Alain Zanolari ist Redaktor beim topsoft Fachmagazin für Digitales Business
www.topsoft.ch