Die Stiftung St. Jakob in Zürich bietet marktgerechte Arbeits- und Ausbildungsplätze in einem sozialen Umfeld an. Im Zentrum steht die Integration von Menschen mit einer Beeinträchtigung in das Arbeitsleben und die Gesellschaft. Zum Angebot zählen spezifische Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Kooperation mit Amagno eröffnet neue Perspektiven für die Zukunft.
Bilder zVg von Amagno
Für den DMS-Anbieter Amagno ist dies das erste Engagement in einem Unternehmen mit sozialem Hintergrund. Die Kooperation mit der Stiftung St. Jakob ermöglicht den Einsatz von Amagno für verschiedenste Kundenaufträge. Elvis Bollhalder, Abteilungsleiter Digitalisierung bei der Stiftung St. Jakob: «Wir setzen Amagno für unterschiedlichste Aufträge ein, so etwa für die Digitalisierung der Tagespost oder für das Einscannen von Altakten bzw. von ganzen Firmenarchiven. Da gibt es Kleinstaufträge, aber auch grosse Volumen, die uns wochen- oder monatelang eine gute Auslastung bringen.» Das Scan-Team umfasst rund 40 Mitarbeitende und die Aufträge müssen von qualifizierten Personen gut vorbereitet und begleitet werden. Archivmaterial wird transportiert, gesichtet, kategorisiert und indexiert. Qualitative und datenschutzrelevante Vorgaben sind zwingend einzuhalten.
Elvis Bollhalder legt die Latte hoch: «Unsere Mitarbeitenden im Scan-Team geben das Handy während der Arbeitszeit konsequent ab und verpflichten sich mit einer Vertraulichkeitserklärung zur Sorgfalt und Geheimhaltung. Für die Datensicherheit stehen uns zudem Firewalls und spezifische Backup-Konzepte zur Verfügung.
Thomas Meseck von isaac Schweiz GmbH (rechts) und Elvis
Bollhalder, Stiftung St. Jakob, freuen sich über die Kooperation
Jede Auftragsgrösse willkommen
Branche und Unternehmensgrösse spielen bei der Digitalisierung keine Rolle. Jede Art von Dokumenten kann bei St. Jakob mit Unterstützung der Amagno-Lösung effizient abgearbeitet werden: HR-Personaldossiers, Verträge, Kunden-Files, Dokumentationsmaterial, technische Manuals, Firmenarchive oder medizinische Daten von Arztpraxen und Spitälern etc.
Bei Auftragskunden, welche Amagno bereits einsetzen, lassen sich die gescannten Dokumente direkt in das firmenspezifische DMS importieren. So entfallen mehrere Arbeitsschritte und Fehlerquellen werden eliminiert. Jan-Hauke Reents, von Amagno Schweiz, erwähnt ein Beispiel aus dem Gesundheitsbereich: «Ein Landeskrebsregister in Deutschland nutzt bereits die Vorteile der Altaktenarchivierung mit Volltextsuche. Hier werden Ergebnisse der Untersuchungen gespeichert, im Volltext ausgelesen und stehen für die Suche den Mitarbeitenden wie auch externen Personen zur Verfügung. Der Vorteil liegt klar auf der Hand, denn die Behandlungen der Patienten können wesentlich schneller und vor allem effizienter erfolgen.»
Mehr Tempo dank Volltextsuche
Ein entscheidender Vorteil von Amagno ist die OCR-Texterkennung. Jedes eingelesene Dokument lässt sich dank Volltextsuche über beliebige Suchbegriffe sofort finden und zuordnen: nicht nur über Rechnungs- und Lieferantennummer, sondern auch über Betreffzeile, Artikeltext, Datum, Lieferant, Ort u.ä. Der mehrfach ausgezeichnete Softwarehersteller Amagno GmbH & Co. KG mit Sitz in Oldenburg (D) entwickelt und vertreibt die gleichnamige DokumentenmanagementSoftware Amagno. In der Schweiz wird die Lösung von isaac Schweiz GmbH (Landesvertretung) angeboten.
Amagno c/o isaac Schweiz GmbH
D4 Business Village Luzern, Platz 10,
6039 Root D4
T: +41 41 455 26 66, www.amagno.ch
Stiftung St. Jakob
Viaduktstrasse 20, 8031 Zürich, www.st-jakob.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-1
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