Viele KMU verlieren täglich Zeit durch manuelle Abläufe – oft ohne es zu merken. Dabei lassen sich gerade wiederkehrende Prozesse mit einem ERP-System wie Proffix und Integrationslösungen einfach automatisieren. Drei Beispiele aus der Praxis.
Automatisierung schafft Strukturen – und öffnet den Blick für neue Perspektiven (Symbolbild von Joe via Pixabay)
Warum Automatisierung im KMU entscheidend ist
Ob Offerten, Rapporte oder Rechnungen: In vielen Unternehmen laufen zentrale Prozesse noch immer manuell – mit Excel-Listen, E-Mails oder mehrfacher Datenerfassung. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit und erschwert die Transparenz.
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel wird Effizienz zum entscheidenden Faktor. Automatisierte Prozesse entlasten Mitarbeitende, reduzieren Fehler und schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.
Die gute Nachricht: Viele dieser Abläufe lassen sich mit bestehenden Systemen deutlich einfacher optimieren als oft angenommen.
1. Vom Angebot zur Rechnung – durchgängige Auftragsabwicklung
Ein klassischer Prozess in vielen KMU: Eine Anfrage wird per E-Mail erfasst, das Angebot in einem separaten Dokument erstellt, später manuell ins ERP übertragen und schliesslich eine Rechnung generiert.
Das Problem:
- Doppelte Datenerfassung
- Medienbrüche
- Hohes Fehlerpotenzial
Die Lösung:
Mit einem ERP-System wie Proffix lassen sich Angebote direkt im System erstellen und bei Bedarf in Aufträge und Rechnungen überführen – ohne erneute Dateneingabe.
Durch Integrationslösungen wie watoConnect können zusätzlich Umsysteme (z. B. Webshop oder CRM) angebunden werden, sodass Daten automatisch ins ERP fliessen.
Seit kurzem können in unserer watoPxApp mittels Spracheingabe Memos erfasst werden, die dann mithilfe des watoConnects und künstlicher Intelligenz automatisch in Proffix als Offerte angelegt werden.
Der Nutzen:
- Durchgängiger Prozess ohne Medienbrüche
- Weniger Fehler
- Schnellere Auftragsabwicklung
2. Service-Rapportierung und Leistungserfassung
Gerade im Service oder auf der Baustelle werden Leistungen häufig noch handschriftlich erfasst oder erst am Abend im Büro nachgetragen.
Das Problem:
- Unvollständige oder verspätete Erfassung
- Doppelte Arbeit
- Fehlende Transparenz
Die Lösung:
Mit mobilen Anwendungen können Mitarbeitende Leistungen direkt vor Ort erfassen – etwa über eine Webapp, die mit dem ERP verbunden ist.
Die Daten stehen sofort im System zur Verfügung und können ohne Umwege weiterverarbeitet werden, z. B. für die Fakturierung.
Der Nutzen:
- Aktuelle und vollständige Daten
- Weniger administrativer Aufwand
- Schnellere Abrechnung
3. Automatisierte Verrechnung und wiederkehrende Prozesse
Wiederkehrende Abrechnungen – etwa für Mietmodelle, Serviceverträge oder Abonnemente – sind in vielen Unternehmen besonders aufwendig.
Das Problem:
- Hoher manueller Aufwand
- Komplexe Berechnungen
- Fehleranfällige Prozesse
Die Lösung:
Mit einer Kombination aus ERP und Integrationsplattform lassen sich solche Prozesse weitgehend automatisieren. Daten werden systematisch verarbeitet, Berechnungen erfolgen automatisch und Rechnungen werden vorbereitet oder direkt erstellt.
Praxisbeispiel:
Ein KMU konnte die Mietverrechnung von über drei Wochen auf rund 1,5 Tage reduzieren – durch die Automatisierung mit Proffix und watoConnect. Lesen Sie mehr in dieser Success Story.
Der Nutzen:
- Massive Zeitersparnis
- Höhere Genauigkeit
- Skalierbare Prozesse
Fazit: Kleine Schritte, grosse Wirkung
Nicht jeder Prozess muss von Grund auf neu gedacht werden. Oft reichen gezielte Optimierungen, um spürbare Verbesserungen zu erzielen.
Die Kombination aus einem ERP-System wie Proffix und einer Integrationslösung ermöglicht es KMU, bestehende Abläufe schrittweise zu automatisieren – ohne ihre gesamte Systemlandschaft zu ersetzen.
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