Swissdec ist der führende Standard für die elektronische Lohnbuchhaltung in der Schweiz. 35,7 Millionen Personendaten werden jährlich von Schweizer Unternehmen mittels dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren ELM sicher und effizient deklariert und an Behörden und Versicherungen übermittelt. Wir haben uns mit Nathanael Leutenegger über die Vorteile unterhalten.
Nathanael Leutenegger ist Head of Project Management bei braintec. 2013 hat braintec die Swissdec-Zertifizierung für die Odoo Business Software in der Schweiz initiiert sowie technisch und fachlich vorangetrieben. www.braintec.com
topsoft Fachredaktion: Was für Vorteile bringt eine Swissdec-zertifizierte Software für Schweizer Unternehmen?
Nathanael Leutenegger: Eine Swissdec-zertifizierte Software senkt den Personal-, Verwaltungs- und Zeitaufwand signifikant. Die Standardisierung bringt Einheitlichkeit, Qualität und hilft HR-Verantwortlichen, die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
Wie zeigt sich der Nutzen in der Praxis?
Eine Swissdec-zertifizierte Software kalkuliert z.B. Sozialversicherungen, Nettolohnausgleich und Quellensteuer. Für Unternehmen mit Mitarbeitenden aus diversen Kantonen oder dem Ausland ermittelt das Programm automatisch die hinterlegten Verrechnungssätze und erstellt Grenzgängerberichte.
Alle Lohndaten müssen nur einmal erfasst werden, das beschleunigt den Deklarationsprozess. Die manuelle Datenaufbereitung mittels Papier- oder Webformularen erübrigt sich. Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden erfolgt per Klick direkt aus der Software.
Wie funktioniert die Deklaration der Lohndaten?
Das Lohnprogramm stellt die Daten automatisch zusammen. Dies minimiert den Prüfaufwand und verhindert Fehlberechnungen. Die gesetzlichen und regulatorischen Bedingungen werden eingehalten und zeitintensive Korrekturen sind passé.
Wie sicher ist die Übermittlung der Daten?
Der Datenschutz ist bei einer Swissdec-zertifizierten Software maximal gewährleistet. Die Lohndaten werden per verschlüsselter XML-Datei sicher an über 190 Empfänger wie Steuerämter, Ausgleichskassen, Versicherungen und Behörden in der ganzen Schweiz gesendet. Die Daten werden nur an autorisierte Empfänger übertragen und das Unternehmen entscheidet selbst, wer die Informationen erhält.
Was ist bei der Auswahl einer Swissdec-zertifizierten Software zu beachten?
Das Lohnprogramm sollte alle betrieblichen und spezifischen Anforderungen sowie die Grösse und Branche des Unternehmens berücksichtigen. Wir empfehlen eine Software, die alle Lohn-, Personal- und Bewerberprozesse nahtlos miteinander verbindet. Ein integriertes ERP-System sorgt für Transparenz und bündelt alle Informationen in Echtzeit an einem Ort. So müssen die HR-Verantwortlichen die Daten nur einmal pflegen.
Weiter sollen die Zugriffsmöglichkeiten für das HR-Team, die Finanzverantwortlichen, Treuhänder und die Mitarbeitenden des Unternehmens gegeben und klar geregelt sein. Die Benutzeroberfläche muss intuitiv und einfach zu bedienen sein.
Welche Vorbereitungen müssen für die Implementierung getroffen werden?
Eine gründliche Analyse der Lohnprozesse sowie der bestehenden Datenstruktur und des Datenbestands sind entscheidend. Eine moderne ERP-Software bietet die Möglichkeit, dieses Wissen direkt im System bzw. online zu hinterlegen.
Welche Herausforderungen können bei der Implementierung auftreten?
Ein Upgrade auf den Schweizer Lohnstandard kann komplex und aufwendig sein, weil immer auch die vor- und nachgelagerten Arbeitsabläufe überprüft und angepasst werden müssen. Auch die technischen Voraussetzungen und die im Projekt involvierten Personen tragen zu einer erfolgreichen Implementierung bei. Gefragt sind Know-how, Planung und Engagement.
Wie lange dauert die Umstellung auf das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM?
Je nach Grösse des Unternehmens ist eine Umstellung innerhalb von wenigen Tagen möglich. Der Wechsel kann jederzeit erfolgen, wobei es üblich ist, dies zu Beginn des Jahres zu tun. Eine rückwirkende Migration ist ebenfalls machbar.
Welche Bedeutung hat Swissdec für die digitale Transformation von Unternehmen?
Swissdec standardisiert mit dem Personalwesen einen sehr wichtigen Unternehmensbereich. Mit einer Swissdec-zertifizierten Software rüsten Schweizer Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung nicht nur für aktuelle Anforderungen, sondern sie profitieren auch von einer laufenden Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Implementierung einer Swissdec-zertifizierten Lohnsoftware eine ausgezeichnete Grundlage ist, um die digitale Transformation im Unternehmen anzustossen.
Vielen Dank für das Gespräch!
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-3
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