Wie generative KI Content- und Dokumentenprozesse verbessert

Insbesondere Daten und inhaltsintensive Prozesse bieten spannende Anwendungsszenarien, zum Beispiel in der Erstellung, sprich „Generation“, von Content aller Art. Helfer wie ChatGPT kommen schon jetzt zum Einsatz – mal mehr und mal weniger gut integriert. „Optimal verzahnte Prozesse wird man erreichen, wenn KI-Funktionalitäten nahtlos in bestehende Content- und Information-Management-Lösungen integriert sind – und das Potenzial in diesem Bereich ist enorm“, attestiert Heinz Wietfeld, Director bei Hyland. 

Eine Informationsbroschüre für Ingenieure liest sich völlig anders als eine Marketing-Asset, mit der Kundinnen und Kunden von einem Produkt überzeugt werden sollen. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, Sprachstil, Struktur und Layout zielgruppengerecht anzupassen, ohne dabei den individuellen Stil des Unternehmens, sprich dessen Corporate Identity, zu verlieren.

Chatbots sind schon heute Realität im Kundenservice. Werden die Anfragen jedoch komplexer, müssen häufig noch immer menschliche Service-Mitarbeitende einspringen. In Zukunft wird Kommunikation weiter automatisiert und sich dabei gleichzeitig immer natürlicher anfühlen. Die Automatisierung der Kommunikation ist dabei nicht nur auf die Kundenkommunikation beschränkt, sondern kann auch auf die Korrespondenz mit Geschäftspartnern und die interne Kommunikation ausgeweitet werden. 

Mit der steigenden Zahl an digitalen Inhalten und Informationen im Unternehmen wächst auch die Schwierigkeit, schnell genau das zu finden, was man sucht: Wo ist das Bild für die nächste LinkedIn-Kampagne? Wo befindet sich die CAD-Zeichnung des neuen Produkts? Und wo das Bestellformular eines Lieferanten?

Neben Datensilos, die eine system- und anwendungsübergreifende Suche erschweren, fehlen häufig auch beschreibende Metadaten, die das Auffinden vereinfachen. Viele Applikationen nehmen eine Verschlagwortung nicht automatisch vor; manuelles Nacharbeiten ist extrem aufwendig. Hier kann KI helfen, indem sie Inhalte gleich bei deren Erstellung oder beim Empfang „liest und versteht“ und mit entsprechenden Metadaten versieht, die deren Auffinden und Nutzen in Zukunft erheblich vereinfacht. 

ChatGPT macht es vor: Large Language Models (LLMs), die auf einer neuronalen Netzwerk-Architektur basieren, werden immer stärker an Bedeutung gewinnen, um Inhalte zu verbessern. Schon heute nutzen Menschen bei ihrer Arbeit ChatGPT, um Rechercheprozesse zu vereinfachen, schneller zu schreiben und neue Ideen zu entwickeln. Zukünftig wir generative KI immer komplexere Aufgaben übernehmen können und dabei komplementär zu bestehenden Inhalten und ihren menschlichen Kollegen arbeiten.

Wenn heute bei einer Versicherung eine Schadensmeldung mit qualitativ unzureichenden Bildern eingeht – z. B. aufgrund von Unschärfe oder Überbelichtung – müssen die Sachbearbeitenden ihren Kundenservice darum bitten, ein neues Foto anzufordern. Das sind Bearbeitungsschleifen, die zukünftig mit KI überflüssig werden, denn diese wird „Fehler“ in Fotos ausgleichen und die Bildqualität verbessern können.

In der Diskussion um die Grenzen von KI wird häufig die Kreativität ins Feld geführt. KI kann jedoch durchaus Impulse für Brainstormings liefern oder im Prozess eines Projekts mit eigenen kreativen Ideen kombiniert werden, um letztlich ein noch besseres Endergebnis zu erzielen. 

Das Potenzial generativer KI ist enorm und in Zukunft werden Unternehmen kaum noch an dieser Technologie vorbeikommen. Doch auch schon heute können intelligente Tools und Plattformen wie die von Hyland die Arbeit mit Unternehmensinhalten aller Art und Dokumentenprozesse erheblich vereinfachen. So erlaubt Robotic Process Automation die Automatisierung redundanter, regelbasierter Datenprozesse und Intelligent Automation zum Beispiel die intelligente Automatisierung von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen. In Zukunft wird entscheidend sein, dass alle eingesetzten Anwendungen optimal ineinandergreifen, um optimale Ergebnisse zu erreichen und einen echten Mehrwert zu generieren – für das Unternehmen genau wie die Mitarbeitenden.