Do more with less – das ist die aktuelle Herausforderung vieler Schweizer Unternehmen. Mit weniger Budget und Ressourcen soll mehr erreicht werden. Das Outsourcing bestimmter Geschäftsprozesse kann ein Weg sein, dies zu schaffen.
Arcplace bietet Scanning Services vor Ort in den Geschäftsräumen des Kunden oder in seinem eigenen Scan & BPO Center an (Bild zVg von Arcplace)
Vier Gründe für ein Outsourcing
1. Kernkompetenzen stärken
Als Unternehmen sollten Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, um erfolgreich am Markt bestehen zu können. Aufgaben und Prozesse, welche nicht zu den Kernkompetenzen Ihres Unternehmens gehören, wie beispielsweise der (digitale) Posteingangsprozess, können ausgelagert werden. Dies setzt Ressourcen frei und der Fokus auf die Kernkompetenzen wird geschärft.
2. Kosten sparen
Outsourcing kann erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen. Externe Dienstleister verfügen oft über spezialisierte Infrastruktur, Technologien und Fachwissen. Dies hilft, die Kosten für gewisse Prozesse zu reduzieren. Ausserdem profitieren externe Dienstleister vom Skaleneffekt. Da der Dienstleister für mehrere Kunden die gleichen Aufgaben und Prozesse bedient, kann er Hardware, Software und Personal auf mehrere Kunden verteilen und so günstiger arbeiten.
3. Innovation vorantreiben
IT-Dienstleister, die auf Outsourcing spezialisiert sind, verfügen oft über eine hohe Expertise in ihrem Bereich. Durch die Zusammenarbeit mit solchen Dienstleistern können Sie vom externen Fachwissen profitieren und Zugang zu innovativen Lösungen und Best Practices erhalten. Diese Innovation kann Ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil geben, zum Beispiel durch eine kürzere Time-to-Market.
4. Flexibel und skalierbar bleiben
Die Flexibilität und Skalierbarkeit der Dienstleistungen ist ein weiterer Vorteil im Outsourcing. Wenn sich die Anforderungen und der Umfang der dokumentenbezogenen Geschäftsprozesse ändern, kann ein Outsourcing-Partner schnell auf diese Veränderungen reagieren und die Dienstleistungen entsprechend anpassen. Dies ermöglicht es Ihnen als Unternehmen, Ihre Prozesse agil anzupassen und nur die tatsächlich benötigten Ressourcen zu zahlen.
Pro- und Contra
Trotz diesen vier dafürsprechenden Faktoren hängt die Entscheidung, ob ein Outsourcing sinnvoll ist, von verschiedenen Faktoren ab. Es ist wichtig, eine gründliche Analyse durchzuführen und die Vor- und Nachteile abzuwägen.
Zunächst sollten Sie die strategische Bedeutung des Geschäftsprozesses bewerten. Handelt es sich um einen Kernprozess, der einen Wettbewerbsvorteil bietet oder eng mit dem Unternehmen verbunden ist, spricht viel für eine interne Durchführung. In solchen Fällen haben die interne Kontrolle und die direkte Einflussnahme grössere Bedeutung als potenzielle Kosteneinsparungen bei einer Prozessauslagerung.
Darüber hinaus sollte die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen und erfahrenen Outsourcing-Partner erfolgen. Eine gründliche Prüfung des Dienstleisters und der Austausch mit Referenzkunden sind von entscheidender Bedeutung. Hier stellen Sie sicher, dass der Partner die erforderliche Fachkompetenz und Branchenerfahrung hat.
Ausserdem sollten Sie darauf achten, dass hohe Sicherheitsstandards erfüllt werden. Die ISO 27001 Zertifizierung im Bereich Informationssicherheit ist ein Indiz dafür, dass der Dienstleister es mit der Sicherheit Ihrer Daten ernst nimmt.
Kommunikation und Zusammenarbeit spielen ebenfalls eine bedeutende Rolle. Es ist wichtig, klare Vereinbarungen, Service Level Agreements (SLAs) und regelmässige Reportings festzulegen, um eine hohe Qualität sicherzustellen und eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Anstatt alle Aufgaben auf einmal auszulagern, kann es vorteilhaft sein, mit einem Teil der Geschäftsprozesse zu beginnen und Erfahrungen zu sammeln. Auf dieser Grundlage können weitere Aufgabenbereiche ausgelagert werden, wenn die Zusammenarbeit erfolgreich verläuft.
Sind Sie interessiert an einem Outsourcing Ihrer Geschäftsprozesse? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch – wir beraten Sie gerne.
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