So geht modernes Vertragsmanagement

Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen ist die wichtigste Grundlage für Entscheidungen. Die Digitalisierung macht diese so schnell nutzbar wie niemals zuvor in der Geschichte. Nicht umsonst leben wir im Informationszeitalter.

Für das Vertragsmanagement bedeutet dies, dass man alle Informationen zu bestehenden und auch früheren Verträgen in Echtzeit schnell zur Hand hat und diese auch schnell aktualisieren kann. Zudem sind Änderungen und Anpassungen an neue Rahmenbedingungen leicht durchzuführen. Papiermüll durch nicht mehr aktuelle Vordrucke und Formulare entfällt.

Termine und Vertragslaufzeiten können zu einem Stolperstein mit gravierenden Folgen werden, wenn diese übersehen werden oder ungenutzt verstreichen. Die Erinnerungsfunktionen können hier eine enorme Hilfe sein. Doch auch automatisierte Vertragsverlängerungen und die Einleitung entsprechender Massnahmen, etwa zu Terminen oder bei Gesetzesänderungen zu bestimmten Terminen werden durch ein digitales Vertragsmanagement deutlich vereinfacht. Die Möglichkeiten der verfügbaren Software in diesem Bereich lassen alle vorstellbaren individuellen Einstellungen zu.

Gesetzesänderungen und juristische Fallstricke sind naturgemäss ein Feld mit vielen möglichen Fehlerquellen. Nicht nur Termine, sondern auch der korrekte Wortlaut einzelner Punkte können über Gültigkeit oder Nichtigkeit eines Vertrags entscheiden. Digitalisierte Systeme arbeiten genau, zuverlässig und sicher, Eigenschaften, die in juristischen Fragen über «Sein oder Nicht-Sein» entscheiden können. Die Anpassungen können zudem in Echtzeit an alle relevanten Vertragspartner übermittelt werden, denn die digitale Welt kennt nur die Grenzen, die man selbst zieht oder öffnet.

Der Zugriff auf die Daten ist auch aus der Ferne, also dezentral möglich, nicht zuletzt mithilfe moderner Cloud-Lösungen. Das ist gerade in Zeiten, in denen Homeoffice und weltweit vernetzte Strukturen immer mehr an Bedeutung gewinnen, ein wichtiger Faktor. Dabei sind die Sicherheitsmechanismen den Erfordernissen der Materie angepasst. Digitale Zertifikate, Signaturen und mehrfache Authentifizierungen bieten den grösstmöglichen Schutz. Wer Bedenken hat, kann sich vor Augen halten, dass selbst Finanzämter den digitalen Weg nutzen und akzeptieren. Und das ist schon eine Art Ritterschlag für die Zuverlässigkeit digitaler Systeme.

Ein digitales Vertragsmanagement ist weitaus mehr als nur das Speichern von Unterlagen und Vordrucken. Die technischen Möglichkeiten digitalisierter Daten lassen alle denkbaren Verknüpfungen zu. Zahlreiche Softwareentwickler bieten optimierte Software für alle Branchen an.

Zu bedenken ist dabei, dass auch immer mehr Kunden oder potenzielle Mitarbeitende eine entsprechend moderne Art der Prozessabwicklung erwarten. Bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa kann die Erfassung aller relevanten Daten ohne direkten Kontakt oder langes Versenden diverser Unterlagen in Echtzeit über die entsprechende Datei erfolgen. Änderungen in der Personalakte, etwa der Familienstand oder die Kontodaten, können von den Mitarbeitenden jederzeit selbst durchgeführt werden. Die Personalabteilung wird informiert, der ganze Routinevorgang ist damit eine Sache von Sekunden.

Die Spezialisten von Graphax haben ihre Digitalkompetenz in Hunderten von Projekten bewiesen. Gerade im Schweizer KMU-Bereich verfügen die Digitalisierungsexperten über einen grossen Erfahrungsschatz, was die geschickte Digitalisierung von komplexen Aufgaben angeht. Sehr gerne demonstrieren Ihnen die Fachleute der Graphax AG intelligent optimierte Arbeitsabläufe auch aus Ihrer Branche.