Die Schulzeit – für viele von uns wunderschön, für andere etwas, das sie lieber verdrängen würden. Sicher ist: Die Lehrpersonen hatten mit uns viel zu tun. Aber vielen ist nicht bewusst, wie viel Arbeit auch im Hintergrund einer Schule steckt. Von der Raumzuteilung über die Einteilung der Lehrkräfte bis hin zu den Stundenplänen, alles muss genaustens organisiert und verwaltet sein. Damals wurde vieles noch von Hand gemacht – heute helfen passende Schulverwaltungs-Systeme.
Die Schule prägt uns fürs Leben, heisst es. Und da ist was dran. Wer erinnert sich nicht an die strenge Lehrerin in der dritten Klasse, die binomischen Formeln, die man nie mehr gebraucht hat, oder den wöchentlichen Turnunterricht, den man geliebt oder eben gehasst hat? Erinnerungen, die bleiben – ob positiv oder negativ.
Doch in einer Schule gibt es neben dem Unterricht auch sehr viel Verwaltungsaufwand, der betrieben werden muss. Klassenlisten müssen geführt, Lehrpersonen eingeteilt, Räume reserviert, Absenzen kontrolliert oder Noten registriert werden. Was früher mit viel Papier und Ordnern erledigt wurde, gelingt heute an immer mehr Orten digital.
Ein handelsübliches Standard-ERP-System bietet jedoch meist nicht die Funktionen, welche eine Schule konkret braucht – oder nur über mühsame Umwege. Hier lohnt es sich deshalb für Bildungsinstitute, zu einem auf die Schulverwaltung spezialisierten ERP-System zu greifen.
ERP als Hub des Schulbetriebs
Eine moderne ERP-Lösung für Bildungseinrichtungen bietet heute nämlich umfassende Funktionen, die sämtliche Bereiche einer Schule oder einer Akademie abdecken.
Betrachten wir einmal die verschiedenen Ansprüche eines privaten Bildungsinstituts, welche eine spezialisierte ERP-Lösung erfüllen muss:
- Unterricht
Der Kern jeder Schule bildet sicher die Wissensvermittlung, ob im Präsenz- oder Fernunterricht. So werden mit dem ERP-System Unterrichtseinheiten geplant, die Einsätze der Dozierenden definiert und der Unterrichtsinhalt dokumentiert. Die Anwesenheitslisten und die Leistungen (Noten, Bewertungen) der Schülerinnen, Studenten oder Teilnehmenden einer Unterrichtseinheit werden ebenfalls direkt ins System eingetragen.
Dabei liegt der Fokus darauf, dem Unterrichtspersonal ein Werkzeug in die Hand zu geben, welches die Arbeit deutlich erleichtert. So sorgt das ERP-System für die nötigen Freiräume, um sich vollkommen auf das Unterrichten zu konzentrieren.
Bei Bedarf können hochspezialisierte Learning Management System (LMS) bei vielen Lösungen bereits standardmässig ans ERP angebunden werden, was eine weitere Erleichterung für die Lehrpersonen bedeutet. - Personendaten
In Bildungseinrichtungen geht es um Menschen. Und diese Daten müssen sicher und schnell aufrufbar gespeichert werden. Alle Personendaten von Lehrkräften, Schülerinnen, Ehemaligen und Interessenten werden im integrierten CRM-System erfasst und stehen allen zur Verfügung, die über die nötigen Berechtigungen verfügen. Alle Aktivitäten wie Korrespondenz (Briefe, Mails), Anmeldungen, Noten und Dokumente werden direkt bei den jeweiligen Personen hinterlegt und sind so rasch auffindbar. - Finanzen
Wenn die Schülerinnen und Schüler nach dem Matheunterricht in die Pause stürmen, geht es in der Schulverwaltung mit der Rechnerei erst richtig los. Das ERP-System wickelt die gesamte Rechnungsstellung auf Basis der Adressen aus dem CRM ab. So ist oft auch eine Teilverrechnung (zum Beispiel Kostenaufteilung zwischen Studierenden und Arbeitgeber) sowie das Mahnwesen direkt im System möglich. Moderne ERP können mittels Schnittstellen zudem problemlos an bestehende Buchhaltungssystem wie beispielsweise Abacus angebunden werden. - Kommunikation
Viele ERP-Systeme bieten mittlerweile mit Add-ons die Möglichkeit, auch Informationen wie Raumbelegung auf Digital Signage-Lösungen oder Angaben zu Kursen auf Websites zu überspielen. So werden Änderungen sofort abgebildet und niemand steht zur falschen Zeit oder gar vor dem falschen Raum in den Räumlichkeiten der Schule.
Natürlich deckt eine moderne Schulverwaltungs-Software noch zahlreiche weitere Bedürfnisse der Schule ab, zudem kann Sie an bereits bestehende oder neu angeschaffte spezialisierte IT-Lösungen angeschlossen werden.
Saas-Lösung als Zukunft
Die meisten Schulverwaltungs-ERP-Systeme werden in der Schweiz noch immer als herkömmliche On-Premise-Lösung angeboten, deren Betrieb jedoch auch wieder Raum und damit Ressourcen bindet.
Einen anderen Weg geht das im Mai 2021 vorgestellte System BX:Education, die exklusiv als SaaS-Lösung existiert. Bereits profitieren zahlreiche namhafte Bildungseinrichtungen von dieser Innovation, beispielsweise die ABB Technikerschule, die Berufsschule Scala Aarau, das Integrationsprogramm für Flüchtlinge «JuBiAr» oder die ts pfäffikon.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Institute profitieren automatisch immer von der neusten Version der Software und müssen keine Updates oder neue Releases selbständig installieren. Zudem werden weder Räumlichkeiten noch Hardware für den Betrieb der Server benötigt. Das spart der Schule Zeit und Geld.
Immer mehr bereits etablierte Anbieter von Schul-Software planen deshalb, in naher Zukunft ebenfalls auf das SaaS-Modell umzusteigen.
Fazit
Eine Bildungseinrichtung kann von dem Vorteilen der Digitalisierung nur dann optimal profitieren, wenn Sie sich für ein eigens für die Schulverwaltung programmiertes System entscheidet, mit Vorteil aus der Cloud. Gewöhnliche ERP bilden die benötigten Prozesse oft nur ungenügend ab und verfügen dafür über teuren Ballast, der für die Verwaltung der Schule nicht benötigt wird.
Es lohnt sich also für Bildungsinstitute, sich bei spezialisierten Software-Anbietern nach einer passenden Software umzusehen.
Der Autor
Dirk Apel ist seit 30 Jahren als Berater, Macher und Gründer in der Informatik unterschiedlichster Branchen aktiv sowie Geschäftsführer von Batix.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Batix Schweiz AG, einem Spezialisten für individuelle Software-Entwicklung. Um Prozesse ihrer Kunden optimal in einer Software-Lösung abzubilden, nutzt das Team agile Methoden und Vorgehen.
Symbolbild Kenny Eliason via Unsplash
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 22-3
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