«Sage X3 erhöht die Selbstkompetenz unserer Mitarbeitenden»

Christian Beck: Die Suisselab AG verfügt über einen sehr hohen Digitalisierungsgrad, was die Probenlogistik, die Analysetätigkeit sowie die Datenübermittlung aus dem Laborsystem angeht. Was bisher aber fehlte, war die Möglichkeit, diese Daten betriebswirtschaftlich zu nutzen. Die Bewertung der Profitabilität erfolgte dezentral und nicht einheitlich. Unser Ziel war es deshalb, die Analysetätigkeiten aus dem Labor im ERP-System als Produktion abzubilden, um die Produktionskosten in Bezug auf Material, Arbeitszeit und Gemeinkostenzuschläge in die Finanzprozesse zu integrieren. 

Rahul Nandedkar: Wir haben das Laborsystem über eine REST-API-Webservice-Schnittstelle an das ERP-System Sage X3 angebunden. Es sind Analysetätigkeiten aus den Prozessen der Labore im Laborinformationssystem, welche als Produktionsaufträge und Verkaufspositionen mit den zugehörigen Debitoren in das ERP einfliessen.

Rahul Nandedkar: Da Sage X3 über eine offene Schnittstellenarchitektur und Elvadata über eine eigenentwickelte Integrationsplattform verfügt, können Umsysteme auf einfache Art und Weise angebunden werden. Die Herausforderung war das Abbilden der Laborprozesse als Produktionsaufträge im ERP-System. Also, die Übersetzung der Laborprozesse in die Sprache des ERPs.

Christian Beck: Aus diesem Grund war die Vorgabe der Zielvorstellung so wichtig. Damit die Schnittstellen definiert werden können, mussten wir deshalb erstmal die bestehenden Prozesse transparent machen und deren Abbildung im ERP definieren.

Christian Beck: Es gab verschiedene Etappen. Elvadata nahm dabei eine Doppelrolle ein. 

Einerseits moderierten sie das Projekt und zwang das Suisselab-Team, die Leitplanken mit Blick auf das Ziel einzuhalten. Andererseits stellten sie die technische Umsetzung sicher. Die Basis für den Erfolg legte das gemeinsame Bild über die Strukturen und die Prozesse. 

Das Resultat war deren Visualisierung als Kosteninseln. Dabei handelt es sich um einzelne Geräte, Gruppen von Geräten oder um ganze Abteilungen und deren Abhängigkeiten. Das Ergebnis ist die Kostenrechnung in Sage X3.

Rahul Nandedkar: Dank diesen Kosteninseln wussten wir, wo welche Informationen benötigt werden und welche Informationen dort entstehen. Entsprechend konnte das Mapping zwischen dem Laborsystem und dem ERP gemacht und die Umsysteme angedockt werden. Die Geschäftsprozesse der Suisselab AG sind sehr spezifisch und komplex. Unsere Aufgabe lag darin, diese Prozesse in einem Standard-ERP abzubilden. 

Rahul Nandedkar: Wir mussten nicht zuletzt aus Kostengründen das ERP-System auf einem möglichst hohen Standardisierungsgrad halten. Die Spezialitäten erfolgen in den Umsystemen, also dem Laborsystem, so dass das neue ERP nicht auch noch zu einer kundenspezifischen Lösung umgebaut werden musste.

Christian Beck: Dank den klaren Zielvorstellungen und der Auflage der Standardisierung hatten wir trotz Komplexität ein moderates Budget und die Kosten jederzeit im Griff.

Christian Beck: Die unterstützenden Prozesse werden heute viel professioneller geführt. Ein Beispiel: Weil Sage X3 das erste ERP-System für die Suisselab AG ist, ergeben sich neue Abläufe, Prozesse und damit Verantwortlichkeiten. Das erhöht die Selbstkompetenz der Mitarbeitenden. 

Christian Beck: Bei der Evaluation haben wir auf unsere Bedürfnisse und die Kosten geachtet. Dabei kam Sage X3 bereits in die engste Wahl. Dazu kommt die bisherige erfolgreiche Zusammenarbeit mit Elvadata.

Rahul Nandedkar: Retrospektiv hat Suisselab mit Sage X3 eine gute Wahl getroffen. Es ist ein stabiles und einfaches System, welches alle Vorteile eines modernen ERP-Systems mitbringt. Zugleich ist es dank der einfachen Konfiguration in der Implementierung und im späteren Betrieb preislich attraktiv.

Christian Beck: Wir lernen täglich. Die Einführungsphase war kurz und intensiv und die Anwender lernen on-the-job – ein weiterer Vorteil des Systems. Unsere Organisationsform erlaubt eine unkomplizierte Kommunikation und Hilfestellung. Elvadata bietet uns raschen und unkomplizierten Support.

Christian Beck: Das Projekt war für alle Beteiligten eine grosse Herausforderung. Erfolgsentscheidend für uns war insbesondere die Rolle, welche die Elvadata in der Implementierung eingenommen hat – von der Visualisierung der Prozesslandschaft über die professionelle Projektführung bis zur integrativen Moderation. Ein ERP-Projekt betrifft stets das ganze Unternehmen. Es treffen verschiedene Kulturen aufeinander, die es zu synchronisieren gilt. Ein gemeinsames Verständnis ist zwingend. Letztlich bringt jedes Projekt Veränderungen mit sich – und das ist die eigentliche Herausforderung. Dies ist auch bei der Einführung eines ERP-Systems der Fall. Entscheidend ist, was der nachhaltige Nutzen ist – und das ist offensichtlich die Transparenz.