Praktisch jedes Unternehmen, das sich Gedanken über einen digitalen Posteingang macht, denkt früher oder später auch darüber nach, den Postausgang ebenfalls digital anzusteuern und auf digitale Kanäle zu verlagern. Das Ziel ist es, über den gesamten Administrationsprozess komplett papierlos zu arbeiten und keine Medien- und Toolbrüche mehr in Kauf nehmen zu müssen.
Die Erfolgsgeschichte von MS Sports ist beeindruckend. 2007 gegründet, ist die Firma aus dem luzernischen Rickenbach heute die führende Sportcamp-Anbieterin für Kinder und Jugendliche in der Schweiz. Die Firma beschäftigt 30 feste Mitarbeitende und über 600 Freelancer als Camp- und Trainingsleitende.
Herausforderungen Posteingang
Die Mitarbeitenden sind viel unterwegs und kommen manchmal wochenlang nicht oder nur für kurze Zeit ins Office. Für das Erledigen der Post gibt es vor diesem Hintergrund diverse Herausforderungen:
- Die Mitarbeitenden sind oft ausser Haus und es vergeht viel Zeit, bis sie ihre Post sichten und erledigen.
- Da verschiedene Personen die Rechnungen visieren müssen, verfallen Skonti und es gibt Zahlungsverspätungen.
- Lieferanten-Rechnungen müssen kontrolliert und oft korrigiert Um den Status einer Rechnung zu klären, sind in vielen Fällen Rückfragen nötig.
- Dokumente müssen oft von mehreren Personen eingesehen werden, bspw. Bewilligungen oder Reservationen. Wenn diese aber nur physisch vorliegen, müssen sie fotografiert und via WhatsApp oder E-Mail geteilt werden. Das ist aufwendig, die Dokumente vervielfältigen sich unkontrolliert und die Kanäle E-Mail und WhatsApp sind nicht sicher.
Lösung digitaler Posteingang
Die Einführung eines digitalen Briefkastens löst die genannten Herausforderungen in einem Schritt. Im Briefkasten wird die Post aller Kanäle gebündelt – allen voran die physische Post, die automatisch umgeleitet und professionell eingescannt wird.
Im Briefkasten kann die Post an die Mitarbeitenden verteilt und von ihnen direkt im Briefkasten visiert, kommentiert und abgelegt werden.
Rechnungen werden dank Bankenanbindung direkt im digitalen Briefkasten bezahlt. Für die Buchhaltung wird die Schnittstelle genutzt, die alle buchhaltungsrelevanten Dokumente automatisch an die Buchhaltung übermittelt.
Für MS Sports sind daraus die folgenden Vorteile entstanden:
- Die Mitarbeitenden sehen neue Post standortunabhängig sofort und können sie sichten, kontrollieren, visieren und ablegen.
- Scans oder andere Vervielfältigungsformen sind nicht mehr nötig.
- Die Geschäftsleitung hat die Übersicht über die gesamte Post und alle Gerade für die Liquiditätsplanung ist dies ein enormer Mehrwert.
- Rechnungen können dank Online-Zugriff schnell und effizient im digitalen Briefkasten visiert und bezahlt werden.
- Alle Dokumente sind an einem Ort abgelegt und können dank Filtern und Volltextsuche umgehend gefunden
Herausforderungen Postausgang
MS Sports versenden jährlich rund 18'000 Briefe mit Campinformationen an die Eltern der Campteilnehmenden. Versuche, dies via E-Mail zu lösen, sind gescheitert. Viele Eltern haben das E-Mail nicht erhalten oder nicht gelesen, entsprechend verpassten sie die wichtigen Infos rund um den Campstart und die Durchführung.
In der Folge ist MS Sports wieder vom digitalen Kanal weggekommen und versendet die Briefe per Post. Das kostet viel Geld und ist – gerade mit dem zunehmenden Umweltbewusstsein – nicht nachhaltig.
Lösung Postausgang
Dank der Implementation eines gestuften Output-Verfahrens, wie BriefButler es anbietet, erfolgt der Versand der Campinformationen in einer intelligenten, vollautomatisierten Versandkaskade. Zuerst wird die digitale Zustellung versucht:
- Besitzen die Eltern einen digitalen Briefkasten, wird das Dokument direkt dort zugestellt.
- Besitzen sie keinen digitalen Briefkasten, erfolgt die Zustellung via E-Mail.
- Wird das E-Mail nicht geöffnet, wird nach einer definierten Anzahl Tage ein physischer Brief verschickt.
Mit der Umstellung auf den Versand via BriefButler konnte MS Sports die digitale Zustellung um 80 % erhöhen und dadurch fast 50 % der Versandkosten einsparen.
«Wir sind sehr glücklich, dass wir mit PEAX und BriefButler zwei super Partner gefunden haben, die Zusammenarbeit funktioniert bestens,» sagt Mario Sager, Gründer und CEO von MS Sports.
Fazit
Eine optimale Lösung entsteht dann, wenn die Prozesse durchgängig gedacht und durch den Einsatz intelligenter Technologien vereinfacht werden. Mit dem digitalen Briefkasten von PEAX und dem Output-Management von BriefButler kann MS Sports von der Organisation und Abrechnung der Camps bis hin zur Interaktion mit den Eltern einen digitalen, hochgradig automatisierten Prozess nutzen, der die Effizienz steigert, die Zusammenarbeit vereinfacht und die Kommunikation mit den Eltern optimiert.
Das Autorenteam
Andrea Elmer ist Gründungs- und Geschäftsleitungsmitglied der PEAX AG. Die PEAX AG bietet mit dem digitalen Briefkasten ein Einstiegsportal in eine durchgängig digitale Administration. Die Post wird digitalisiert, les- und durchsuchbar gemacht, klassifiziert und zur automatisierten Verarbeitung in weiteren Systemen aufbereitet.
Boris Jevremovic ist Geschäftsführer von hpc Dual Schweiz. Hpc Dual ist spezialisiert auf die duale Zustellung und bietet mit dem BriefButler einen komplett automatisierten und standardisierten Versand- und Signaturservice, der einfach zu bedienen ist und sich leicht in bestehende IT-Strukturen integrieren lässt.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch PEAX AG und hpc DUAL Schweiz AG.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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