Ihr Entschluss steht fest – das Papierarchiv muss digitalisiert werden. Bevor Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister für Ihr Scanning-Projekt machen, empfehlen wir Ihnen, sich mit ein paar wichtigen Fragen auseinanderzusetzen.
Arcplace Scan & BPO Center (Bild Arcplace)
Wie viel Papier soll eingescannt werden?
Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über die Menge Papier, welche eingescannt werden soll. Bei einem traditionellen Bundesordner (A4) können Sie mit rund 500 Blättern rechnen. Eine Hängemappe beinhaltet zirka 100 bis 150 Blätter. Zählen Sie Ihre Ordner, Hängeregister und Schachteln – Sie werden staunen, wie viel Papier sich angesammelt hat.
Anhand welcher Struktur und wo sollen die digitalisierten Dokumente abgelegt werden?
Wie sind Ihre Dokumente heute geordnet? Bestehen Register und damit eine einheitliche Struktur oder gibt es eine chronologische Ordnung? Überlegen Sie sich, wie dies digital in einem Ablagesystem abgebildet werden soll und kann. Denken Sie darüber nach, wie es für Sie am angenehmsten ist, in Ihrem System eine Information zu suchen. Auf der Basis dieser Erkenntnisse sollte dann die zukünftige Struktur für die elektronischen Dokumente festgelegt werden.
Beim Scanning von Papierarchiven muss definiert werden, in welchem Dateiformat die digitalisierten Unterlagen gespeichert werden sollen. Üblicherweise werden PDF-Dateien mit entsprechenden Metadaten erzeugt. Die Files werden elektronisch an ein System zur Ablage oder an eine Fachapplikation, wie beispielsweise ein DMS, CRM oder ERP, zur digitalen Weiterverarbeitung übergeben.
Wo sollen die Unterlagen eingescannt werden?
Das Scanning kann vor Ort in Ihren Geschäftsräumen oder als externer Service in einem Scan Center durchgeführt werden. Arcplace stellt beim Scanning vor Ort die Infrastruktur und ein Scanning-Team zur Verfügung. Dabei bleiben besonders sensible Dokumente im Haus und der Zugriff auf die Unterlagen ist jederzeit möglich. Die Hauptvorteile beim Scanning im Scan Center beruhen auf mehr Kosteneffizienz und es sind keine Scanning-Räume nötig.
Welche Dokumente unterliegen Schweizer Archivierungsvorschriften?
In Ihrem Papierarchiv werden Sie unterschiedliche Dokumente finden, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, allgemeine Korrespondenz, Bestellungen oder Pläne. Vielleicht sind da aber auch HR-Dossiers, Verträge, Kunden-Dossiers und weitere kritische Dokumente mit besonders schützenswerten Informationen, welche speziellen rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung unterliegen, vorhanden. Prüfen Sie den Inhalt Ihres Archivs!
Kontaktieren Sie uns ein unverbindliches Angebot für Ihr Scanning Projekt und lassen Sie sich beraten.
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