Die Air Zermatt ist eine Pionierin in der alpinen Luftrettung und ein führendes Dienstleistungsunternehmen für Versorgungs- und Erlebnisflüge in einer der bekanntesten Schweizer Tourismusregionen. Mit dem Proffix ERP-System hat sie ihre administrativen Prozesse digitalisiert und automatisiert. Beispiel für die Vorteile der Lösung: die integrierte Gönnerverwaltung.
Symbolbild zVg von Proffix © Christian Pfammatter
Die Air Zermatt wurde 1968 gegründet, um die Flugrettung in der Region zu gewährleisten und setzte als Pionierin schnell internationale Standards. Mit rund 85 festangestellten Mitarbeitenden sowie zahlreichen Freelancern und einer Flotte von 11 Helikoptern führt sie heute an den drei Basen in Gampel, Raron und Zermatt jährlich etwa 2000 Rettungseinsätze und 1000 Ambulanzeinsätze durch. Neben der Flugrettung bietet das Unternehmen Transportflüge mit Unterlasten sowie Erlebnisflüge an. Zudem betreibt es ein eigenes Trainingszentrum mit einer Flugschule für spezialisierte Gebirgsflugausbildungen.
Knackpunkt Gönnerverwaltung
Vor der Neuevaluation nutzte Air Zermatt drei separate Systeme für die administrativen Geschäftsprozesse. Das Hauptziel war es daher, die unterschiedlichen Datenbanken in einem Adressstamm zu vereinen und alle administrativen Prozesse im ERP zu digitalisieren. Eine besondere Herausforderung war die Integration und Verwaltung der Air Zermatt Rettungskarten in Form einer Gönnerschaft. Proffix konnte hierfür ein passendes Referenzprojekt mit einem integrierten Spenden- und Aboverwaltungsmodul vorweisen (vgl. Box). Der modulare Aufbau sowie die Offenheit und Skalierbarkeit der KMU-Software gaben schliesslich den Ausschlag für die Entscheidung zugunsten von Proffix. «Die neu organisierte Gönnerverwaltung steht exemplarisch für die Einfachheit, mit der wir unsere Bedürfnisse im ERP-System von Proffix abbilden können», erklärt Marco Gerold, Leiter Finanzen der Air Zermatt.
Leistungserbringung durchgängig digitalisiert
Die verschiedenen Gönnerschaften sind in der Lagerverwaltung als Artikel erfasst, ebenso wie die Verrechnung der Flugeinsätze. Abhängig von der Flugart – Rettung, Transport, Rundflug oder individuelle Flüge – wird ein Minuten- oder Pauschalpreis berechnet, wobei jede Verrechnungsart als Artikel in der Lagerverwaltung hinterlegt und sofort buchbar ist.
In das ERP sind sowohl der Online-Webshop als auch das WATO-Kassensystem an den Helikopter-Basen in Zermatt und Raron vollständig integriert. Unabhängig davon, ob physisch bestellt oder online gebucht: Rundflüge für unterschiedliche Personenzahlen sowie der Kauf von Merchandisingprodukten werden nahtlos verbucht, buchhalterisch verarbeitet und im integrierten Dokumentenmanagement-System alle relevanten Belege – einschliesslich der Kreditorenbuchhaltung – elektronisch abgelegt. Zudem werden in der Swissdec-zertifizierten Proffix Lohnbuchhaltung über 200 Lohndatensätze verwaltet und die monatlichen Lohnzahlungen elektronisch verarbeitet und verbucht.
Auf die Frage nach dem grössten Nutzen des ERP-Systems fasst Marco Gerold zusammen: «Unser Geschäft ist dasselbe wie früher, und die Qualität unserer Dienstleistungen bleibt unverändert, aber im Hintergrund und in den Abläufen arbeiten wir jetzt viel effizienter und professioneller.»
Einfache Verwaltung der Gönnerschaft: So funktioniert’s
Mit der Anfrage einer Gönnermitgliedschaft wird eine Rechnung erstellt, die einer Dokumentenvorlage im CRM zugeordnet und in der Auftragsbearbeitung mit der Mitgliedschaft als Artikel verknüpft wird. Nach der Zahlung wird die Rechnung automatisch in einen Debitor umgewandelt, die Zahlung im CRM vermerkt und der Geldzufluss verbucht. Ein Jahr später erhalten die Gönner ein Erinnerungsschreiben zur Verlängerung der Mitgliedschaft direkt aus dem CRM. Bei Zahlung wird der Prozess wiederholt. Wenn die Rechnung nicht beglichen wird, folgt eine Erinnerung. Bleibt die Zahlung aus, wird das Abonnement nicht verlängert, wodurch offene Debitoren und der damit verbundene Mehraufwand vermieden werden.
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