Mit einer auf künstlicher Intelligenz basierenden, vollautomatisierten Spesenmanagement-Lösung hat Arcplace das Portfolio weiter ausgebaut. Durch den Einsatz dieser neuen Lösung können Kunden ihre Spesenabrechnungen künftig in Sekundenschnelle verarbeiten.
Spesenabrechnung vom Foto bis zur Rückvergütung in wenigen Sekunden. (Bild: Yokoy)
Eine Quittung hier, ein Beleg da – die vielen «Zettelchen», die irgendwohin gesteckt und später zusammen mit einer ausgefüllten Excel-Tabelle an die interne Buchhaltung zur Weiterverarbeitung gegeben werden, sind passé. Mit der Spesenmanagement-Lösung von Arcplace können Mitarbeitende ihre Ausgaben jederzeit bequem via App einreichen – von unterwegs, on- oder offline. Künstliche Intelligenz (KI) automatisiert den Rest und macht das Spesenmanagement für Mitarbeitende, Vorgesetzte und das Finanzteam einfach und mühelos.
Auslesen von Belegen mit KI
Arcplace hat im Jahr 2021 mehrere Technologien eingehend geprüft und am Ende entschieden, auf das Spend Management Tool des Schweizer Fintech-Unternehmens Yokoy zu setzen. Das Tool lernt selbständig auf Basis aller Belege und ist so in der Lage, Spesenformulare automatisch auszufüllen. Dabei werden selbst handschriftliche Notizen auf Belegen erkannt und berücksichtigt. Die gesamte Abwicklung vom Foto der Quittung bis zur korrekten Verbuchung im ERP System (inklusive Mehrwertsteuerbuchung) sowie die Auszahlung an die Mitarbeitenden wird in wenigen Sekunden erledigt. Eine stabile Integration in bestehende Umsysteme, eine intuitive Benutzeroberfläche sowie die App runden das Gesamtpaket ab.
Einfach, einheitlich, rechtskonform
Die Informationen aus den eingereichten Spesenbelegen werden extrahiert, analysiert und validiert, wobei die relevanten Daten direkt in den Spesenbericht einfliessen. Die Informationen werden verwendet, um firmenspezifische Richtlinien zu überprüfen und das Betrugspotenzial zu berechnen. Ausgaben mit Regelverstössen werden zur schnellen und einfachen Überprüfung an den/die zuständigen Vorgesetzten geschickt. Der Rest – von der Einreichung bis zum Export ins Buchhaltungssystem – erfolgt vollautomatisch. Für abgespeicherte Daten sowie für Daten im Transit werden modernste Datenverschlüsselungsstandards verwendet und Revisionsprotokolle gewährleisten die Einhaltung der lokalen Revisionsstandards.
Die Hauptvorteile
- Intuitiver Genehmigungsprozess
- Einfache und schnelle Spesenerfassung
- Flexible Integrationsmöglichkeiten
- Datenschutz mit höchster Priorität
- Rechtskonforme Archivierung
- Vollständige Transparenz über Ihre Ausgaben
- 100 % papierlos
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