Löwenfels mit Durchblick beim Thema ECM

Dokumentenmanagement, Archivierung und Enterprise Content Management sind für viele KMU derzeit zentrale Themen. Die Löwenfels Partner AG bietet mit der EASY ECM Suite eine moderne Lösung, welche Unternehmen bei der Vernetzung von Partnern, Kunden und Interessenten unterstützt. Die neue Suite wurde kürzlich Kunden und Interessenten vorgestellt. Das topsoft Magazin nutzte die Gelegenheit für ein Gespräch mit Thomas Uhlmann, CEO der Löwenfels Partner AG, und Willy Cremers, Vorstandschef der deutschen EASY Software AG.

topsoft Magazin: Herr Uhlmann, wo sehen Sie generell die Herausforderungen bei der Einführung von ECM Lösungen?

Thomas Uhlmann: Ein ECM Projekt ist zu einem bedeutenden Anteil der Organisation geworden. Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen liegt in der Verantwortung des Managements. Entsprechend ist eine hohe Aufmerksamkeit der Unternehmungsleitung eine Notwendigkeit. Das Unternehmen bzw. die Organisation muss bereit sein, Veränderungen an den Prozessen vorzunehmen, die Abläufe zu vereinfachen. ECM ist ein Teil, ein Tool, um die Prozesse zu optimieren. Dieses Tool ist jedoch sehr wichtig, weil es im Idealfall für viele Jahre eingesetzt wird.

topsoft Magazin: Stellen Sie, Herr Cremers, Unterschiede zwischen dem „digitalen Reifegrad“ zwischen Deutschland und der Schweiz fest, insbesondere im ECM-Umfeld?

Willy Cremers: Im Kern können wir keine einschneidenden Unterschiede im „digitalen Reifegrad“ zwischen der Schweiz und Deutschland feststellen. In beiden Ländern nehmen wir eine hochentwickelte Wirtschaft wahr, deren Vertreter ein reges Interesse und eine grundsätzliche Bereitschaft zeigen, sich mit den relevanten Themen der digitalen Transformation zu beschäftigen. Die Bereitschaft variiert zweifellos in Abhängigkeit von Faktoren wie Branche, Unternehmensgrösse und bestehender IT-Struktur, hängt in unserer Wahrnehmung aber weniger davon ab, ob ein Unternehmen in der Schweiz oder Deutschland sitzt. Vielmehr sehen wir Parallelen in Bezug auf das Verständnis der digitalen Transformation als Chance und Motor, etwa in Bezug auf verbesserte Kundenbeziehung, die Individualisierung von Produkten, die Nutzung digitaler Vertriebskanäle und – gerade für die EASY SOFTWARE AG als ECM-Hersteller relevant – bei der Automatisierung und Digitalisierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen.

topsoft Magazin: Was sind die Treiber von ECM Projekten bei den Kunden der Löwenfels Partner AG?

Thomas Uhlmann: Es besteht der Wunsch, die dokumentintensiven Prozesse zu digitalisieren. Der Anspruch liegt in der Vermeidung von Medienbrüchen. Einmal digital vorhandene Informationen sollen nicht mehrmals erfasst werden müssen. Ein ECM Projekt ist heutzutage auch für KMU erschwinglich; dies unterstützt den Trend. Es besteht die Anforderung, jederzeit den Überblick über Aufgaben und Stand der Abläufe zu haben und die Geschäftsprozesse kontrollieren zu können.

topsoft Magazin: Wo sehen Sie aus Sicht des Herstellers die Stärken eines lokalen Partners wie Löwenfels?

Willy Cremers: Ein lokaler Partner verfügt über die wichtige Ressource Kundennähe. Während ein ECM-Hersteller über eine Value Proposition vor allem in der technischen / technologischen Führerschaft verfügt, stellt ein lokaler Partner wie Löwenfels die Nähe zum Kunden und dessen Kunden, dessen Zielen und Verständnis über die handelnden Personen in den Mittelpunkt. Unsere Partner nutzen die technische Marktführerschaft der EASY SOFTWARE AG und reichern sie mit seinen individuellen Skills zu einer umfassenden Lösung an. Lokale Partner übernehmen damit häufig die zentrale Rolle des Enabler. Die Löwenfels Partner AG ist zudem detailliert mit der Gesetzgebungen in der Schweiz vertraut, er kennt Vergabebedingungen und –Prozeduren und kann mit lokalen Kundenreferenzen neue Interessenten für sich und die Lösungen der EASY SOFTWARE AG begeistern. Durch die Zusammenführung von Technologie und Wissen erhalten unsere Anwender so eine bedarfsgerechte Lösung. Dazu hat Löwenfels in den vergangenen Jahren mit EASY intensiv in das Verständnis zu unseren Produkten und den lokalen Märkten investiert. Das oberste Ziel der Zusammenarbeit zwischen der EASY SOFTWAREAG und Löwenfels lautet Kundenzufriedenheit.

topsoft Magazin: Wie erleben Sie die Konkurrenzsituation zwischen ERP Systemen mit integriertem DMS und Ihrem ECM Angebot?

Thomas Uhlmann: Grundsätzlich gibt es kein Entweder-oder. Es ist ein Zusammenspiel. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem innerhalb des ERP-Systems die Anforderungen zur Verwaltung „lebender Dokumente“ erfüllt, ist dies wunderbar. So ist z.B. die rechtskonforme Archivierung (zusätzliche Langzeitaufbewahrung) aus einer ECM Suite wie EASY und das Scannen die ideale Ergänzung zum DMS.

topsoft Magazin: Welche ECM Trends erwarten Sie in naher Zukunft? Gibt es Faktoren von aussen (wie z.B. eGovernment-Strategie, eHealth), welche die Entwicklung massgebend beeinflussen?

Thomas Uhlmann: Stichwort „Mobile ECM“: Die Informationen, Dokumente und Prozesse, welche ich im Büro zur Hand habe, will ich jederzeit auch auf meinem Tablet oder Handy in der gleichen einfachen Art im Zugriff haben. Auch ECM aus der Cloud ist natürlich ein grosses Thema, wobei dem Aspekt Sicherheit ein sehr hoher Stellenwert beigemessen werden muss. Sicherheit über den ganzen Lebenszyklus im ECM heisst unter anderem, eine Aufbewahrung von 10, 20 oder mehr Jahren. Ob und wie ich das aus der Cloud beziehen will, oder ob eine hybride Form die beste Wahl ist? Die kommenden Entwicklungen werden es zeigen. „Finden ohne zu suchen“ ist gefragt, aber ein hoher Anspruch. Zwar bieten wir mit den ECM Plattformen eine zentrale Stelle zur Aufbewahrung, Bearbeitung und Steuerung vieler Informationen im Unternehmen. Trotzdem bestehen noch zahlreiche Datenquellen, wie z.B. persönliche Postfächer, möglicherweise historische Dateiablagen usw. Dabei können Hilfsmittel, welche einem bei der aktuellen Aufgabe laufend mit Zusatz-Informationen aus unterschiedlichsten Quellen versorgen, sehr hilfreich sein.

Vielen Dank, Herr Uhlmann und Herr Cremers, für das interessante Gespräch.

(Interview: Christian Bühlmann)

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