Welches sind die Grundlagen für die Auswahl eines geeigneten DMS? Wie werden Zielsetzungen eruiert und definiert? Das Umfeld von Unternehmen wird von Jahr zu Jahr komplexer. Die Kistag Dekopack AG hat sich dieser Herausforderung gestellt und sich in einem aufwändigen Evaluationsprozess für AMAGNO entschieden. Ein grosser Schritt im Rahmen der gesamten Digitalisierung in diesem innovativen Luzerner Unternehmen.
Was mit dem Bau einfacher Holzkisten begann hat sich zu einem top-modernen Anbieter von hochwertigen, kundenspezifischen Verpackungssystemen aus Holz entwickelt: Kistag steht für Verpackungen aus Holz, Küchen und massgeschneiderte Ladeneinrichtungen. Mit der Digitalisierung sieht das Unternehmen mit Standort in der Entlebucher Biosphäre weiteres Potenzial. Andrej Saric, Projektleiter IT: «Für unsere Branche ist es allerhöchste Zeit, sich neu zu orientieren, um «digital» zu werden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Strukturen und Strategien den dynamischen Marktbedingungen ständig anpassen.»
Aber wie findet man die beste und passendste DMS-Lösung? Andrej Saric hat sich in seiner Bachelor-Diplomarbeit mit der Thematik der Software-Evaluation befasst: «Mittels Literaturrecherche und einer Marktanalyse der DMS-Systeme wurde ein erster Einblick in die digitale Archivierung gewonnen. Anschliessend folgten die Anforderungsanalyse und ein Pflichtenheft. Die Systemauswahl erfolgte durch eine Grobevaluation der eingegangen Offerten aus einer Longlist. Eine Nutzwertanalyse mit sieben unterschiedlich gewichteten Bewertungskategorien führte zur Shortlist mit zwei Finalisten.»
Kistag entschied sich nach dieser aufwendigen Abklärungsphase und nach je einem Präsentationstermin für AMAGNO. Andrej Saric: «Eine umfassende SWOT-Analyse der verbleibenden zwei Anbieter in der Shortlist eröffnete mehr Vorteile für AMAGNO. Das vielseitige, und leistungsstarke DMS-System ermöglicht nicht nur eine digitale Archivierung und ein nahezu papierloses Büro, sondern bereitet die Kistag auf eine digitale Zukunft vor. AMAGNO hebt sich durch hohe intuitive Benutzbarkeit, praktischem Import und der automatischen Dokumentenklassifikation von der Konkurrenz ab.»
Nun läuft im Unternehmen die spannende Phase der Implementierung. Der Anforderungsworkshop wie auch alle Basic- und Advanced-Schulungen haben bereits stattgefunden und die ersten Workflow sind bereits umgesetzt, dies alles innerhalb nur gerade zwei Wochen.
Kistag Dekopack AG | 6170 Schüpfheim | www.kistag.ch
AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH | 6039 Root D4 | www.amagno.ch
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