Datenschutzbedenken führen bei Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder Anwaltskanzleien oft zu Zurückhaltung im Umgang mit KI. Dabei sind besonders diese Berufsgruppen mit strengen Auflagen zu Dokumentation konfrontiert, bei denen eine Künstliche Intelligenz wertvolle Dienste leisten könnte. Statt ganz auf ihren Einsatz zu verzichten, lohnt es sich, klare Regeln zur Nutzung aufzustellen und in sichere, DSGVO-konforme Systeme zu investieren.
Symbolbild von Sasun Bughdaryan via Unsplash
Das Volumen der Rechtstexte wächst. Im Vergleich zu 2010 stiegen die Normseiten zum Beispiel in der Bundesrepublik Deutschland von unter 25'000 auf über 40'000 Seiten. Jährlich kommen etwa 1000 neue Seiten hinzu. Der Rechtsrahmen wird Jahr für Jahr komplexer.
Die Anzahl der Fachexperten, Rechtsanwälte und Kanzleien steigt jedoch nicht im gleichen Tempo. Aktuell Beschäftigte im Rechts- und Beratungssektor müssen also immer mehr Normen, Gesetze und Regeln kennen und anwenden, deren Inhalte zudem komplexer werden. Damit ihnen dies gelingt, benötigen sie eine gute und valide Dokumentation. Sie muss die Vertrags- und Mandantendaten ebenso strukturiert und vollständig festhalten wie den aktuellen Stand der Verhandlungen oder Prozesse, Informationen zu den jeweiligen Positionen im Streitfall, offene Fragen und spezifische Bestandteile von Verhandlungen. Meist werden die Dokumentationen über verschiedene Kanäle und Verantwortlichkeiten gepflegt und vervollständigt. Sie korrekt und manuell auf dem aktuellen Stand zu halten, ist jedoch äusserst zeitaufwendig und erfordert eine präzise Arbeitsweise.
KI als Dokumentationshelfer
Künstliche Intelligenz und KI-Agenten sind in der Lage, viele Dokumentationsaufgaben selbstständig auszuführen oder vorzubereiten. Ein in eine Kommunikationsplattform integrierter KI-Agent kann zum Beispiel automatisiert Gespräche, E-Mail-Verläufe und Videokonferenzen protokollieren und Transkripte anfertigen, indexieren und damit durchsuchbar machen. In Sekundenschnelle kann ein Anwalt etwa nach bestimmten Schlüsselwörtern suchen und den genauen transkribierten Wortlaut von Aussagen nachprüfen und belegen.
Das funktioniert für jegliche Art von transkribierter oder protokollierter Kommunikation, sei es der Chat, das Telefongespräch oder eine Online-Videokonferenz. KI wird hier als Dokumentations- und Recherchewerkzeug eingesetzt, das erhebliche Entlastung bringen kann. Informationen sind nicht nur schneller auffindbar, sondern auch präziser, da sie den Wortlaut eins zu eins wiedergeben. In einer Branche jedoch, die strengen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen unterliegt, kommt es sehr genau darauf an, welche KI und welcher Anbieter genutzt wird und wie DSGVO-konform dieser agiert.
Klare Grenzen setzen
Für einen erfolgreichen Einsatz sollte zunächst klar definiert werden, welche Aufgaben mithilfe von KI erledigt werden – und welche explizit nicht. Die Technologie eignet sich besonders gut zur Dokumentation und Recherche. Mitarbeitende, die sich in ein neues Themenfeld einarbeiten müssen, erhalten damit schnell einen Überblick, relevante Quellen und Orientierung in komplexen Sachlagen.
Im Rechtsbereich werden zudem verschiedenste Dokumente erstellt, von Verträgen und Memoranden bis hin zu Gutachten. Ganze Texte ungeprüft mit KI erstellen zu lassen, ist nicht ratsam. KI kann jedoch einen Entwurf anfertigen, Lektorate vornehmen, Querverweise prüfen, Rechtschreibfehler erkennen und ausbessern und Definitionen in Dokumenten deutlich schneller vollziehen als ein Mensch. Auch Due-Diligence-Prüfungen verlaufen dank KI mit weniger Aufwand. Die Technologie übernimmt die Analyse von Vertragsparteien und -laufzeiten, Haftungsfragen und anderen relevanten Parametern und kann gezielte Fragen dazu beantworten.
Was jedoch nicht an eine KI ausgelagert werden darf, ist die persönliche Beratung, das Urteilsvermögen und der letzte Schritt. Menschliche Erfahrung, kontextuelles Verständnis und ein Gespür für Verhandlungssituationen, Befindlichkeiten und Mandantenwünsche lassen sich nicht künstlich abbilden.
Compliance beginnt in der Architektur
Die Definition von KI-fähigen Aufgaben ist ein erster Schritt. Mandanten gegenüber sollte transparent kommuniziert werden, wo im Prozess KI zum Einsatz kommt, um das Vertrauen zu stärken und Bedenken frühzeitig auszuräumen. Denn Mandanten- und Vertragsdaten sind hochsensibel. Rechtsanwälte unterliegen zudem strengen Verschwiegenheitspflichten, die auch strategische Informationen und Verhandlungspositionen umfassen.
All diese Daten in ein öffentliches LLM zu giessen, ist deshalb problematisch, weil nicht sichergestellt werden kann, dass diese nicht über die eigenen Prompts und Anfragen hinaus weiterverarbeitet werden. Ein Compliance- und DSGVO-konformer KI-Einsatz beginnt deshalb bereits mit der Architektur eines Modells. Nur Anbieter, die garantieren können, dass die verarbeiteten Daten sicher vor fremden Zugriffen und unbefugter Weitergabe sind, kommen überhaupt in Frage. Europäische Anbieter, die europäische Cloud-Infrastrukturen nutzen und deshalb ein gewisses Mass an Souveränität bereitstellen können, sollten hier bevorzugt betrachtet werden.
Den Wandel aktiv mitgestalten
Compliance und Datenschutz sind keine nachgelagerten Überlegungen, sondern die Grundlage einer vertrauensvollen Mandantenbeziehung. Beide Aspekte lassen sich jedoch mit dem Einsatz von KI verbinden, wenn Rechtsberatungen und Kanzleien Anbieter nach den entsprechenden Kriterien auswählen. Statt sich davor zu verschliessen, sollten sie jetzt die Chance ergreifen und den Wandel aktiv mitgestalten.
Der Autor
Björn Frischknecht ist Country Leader DACH bei Wildix und kennt das Potenzial durch KI-gestützte Prozesse im Rechtswesen (Bildquelle: Ulrike Kiese / Wildix)
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