In Schweizer Unternehmen verändern sich viele Bürojobs durch die Automation mit IT

In den letzten Monaten wurde über den Einsatz und die Folgen von künstlicher Intelligenz viel diskutiert und berichtet. Doch welche Auswirkungen haben technologische Entwicklungen auf Unternehmen und Angestellte in der Schweiz? Wie ist der Stand der Automatisierung in hiesigen Büros? Wo werden Einsparungen durch Technologie erzielt? Diesen und anderen Fragen ging Exxas in Zusammenarbeit mit dem Institut LINK in einer gross angelegten Studie nach.

Exxas ist eine Cloud Plattform, um Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu steuern und zu automatisieren. Als Schweizer Unternehmen im Technologie-Sektor ist Exxas daran interessiert, die wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Auswirkungen von Automatisierung zu eruieren und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Die Studie zur Automatisierung zeigt, dass es zum Verlust von Arbeitsstellen kommt und dass sich die Aufgaben und Berufe wandeln.

Die befragten Personen haben ein sehr differenziertes Bild der Automatisierung. Geht es um die Auswirkungen auf die Gesellschaft, so überwiegen Ängste und Bedenken. Doch für die Unternehmen selbst ist der Einsatz von Automatisierung gemäss den Teilnehmenden ein grosser Vorteil und entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit. Bis zu 11 % ihrer eigenen Wochenarbeitszeit können die Befragten mit vollständigen oder teilautomatisierten Lösungen einsparen. Auf die Schweiz hochgerechnet sind das knapp 465'740 von 4,234 Mio. Vollzeitäquivalenten, basierend auf einer Erhebung des Bundesamtes für Statistik (BFS) für das Quartal 2023.

Die Studie zeigt allerdings auch auf, dass fast die Hälfte der Schweizer KMU einen erheblichen Nachholbedarf in der Automatisierung aufweisen. Das Potenzial ist noch längst nicht erschlossen.

Die vorliegende Studie wurde im Juni 2023 von der Exxas AG in Zusammenarbeit mit dem Markt- und Sozialforschungsinstitut LINK durchgeführt. Das Hauptziel dieser Untersuchung bestand darin, die Auswirkungen und Herausforderungen der Automatisierung in KMU, unabhängig von ihrer Branche, zu analysieren. Gleichzeitig wurde der aktuelle Stand der Automatisierung in der Schweizer Arbeitswelt erfasst.

Die Befragung richtete sich an Unternehmer-/innen und leitende Angestellte in der gesamten Deutschschweiz. Die leitenden Angestellten gehören zu Abteilungen wie Geschäftsleitung, Personalwesen, Informationstechnologie, Finanzen, Kundenbetreuung oder Administration. Die befragten Unternehmen hatten in der Regel bis zu 250 Mitarbeitende. Dank dieser sorgfältig ausgewählten Zielgruppe konnten repräsentative Ergebnisse für den Stand der Digitalisierung und Automatisierung in Deutschschweizer KMU gewonnen werden.

Das Meinungsbild der Befragten zur Automatisierung ist sehr vielschichtig. Während einige die Vorteile und das Potenzial der Automatisierung erkennen, überwiegen bei vielen Ängste und Bedenken, insbesondere in Bezug auf die gesellschaftlichen Auswirkungen und die Situation der Arbeitnehmenden. Die am häufigsten genannten Befürchtungen beziehen sich auf die mögliche Gefahr des Arbeitsplatzverlustes, das Verschwinden bestimmter Berufe, den damit einhergehenden Druck auf die Löhne und die wachsende Abhängigkeit der Unternehmen von Technologie. Rund ein Drittel der Befragten betrachtet die Auswirkungen der Automatisierung auf die Gesellschaft und die Arbeitnehmenden mit Skepsis, wenn nicht sogar als äusserst negativ.

Stefan Dettwiler, Geschäftsleiter von Exxas, kann die Ängste nachvollziehen und erklärt: «Wir spüren diese Bedenken oft in unseren Kundenprojekten. Mitarbeitende empfinden Unsicherheit darüber, ob ihre Position nach der Automatisierung eines Prozesses weiterhin benötigt wird. Diese Ängste sind verständlich. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass eingesparte Stellen in einem anderen Bereich wie zum Beispiel beim Marketing, dem Kundendienst oder der IT zum Ausbau führen. Die Routineaufgaben reduzieren sich, dafür können sich Mitarbeitende mehr konzeptionellen, strategischen und ausserordentlichen Aufgaben widmen. Auch zeigt die Studie auf, dass in der Vergangenheit rund 10 % der Stellen durch Automatisierung weggefallen, aber zugleich auch 14 % neue Stellen entstanden sind.»

Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen, dass rund die Hälfte der befragten Unternehmen ihren aktuellen Stand in Bezug auf Automatisierung und Digitalisierung im Vergleich zu anderen Unternehmen im Land als rückständig empfindet. Etwa jedes zehnte KMU hat bisher kaum Prozesse automatisiert. Das Interesse an verstärkter Automatisierung ist vorhanden und recht vielfältig. Rund 55% der Befragten erhoffen sich eine Steigerung der Produktivität, während etwa die Hälfte auch eine Verbesserung der Qualität und ungefähr ein Drittel eine erhöhte Flexibilität durch Automatisierung erwartet. Allerdings hegt nur etwa jeder fünfte Befragte die Erwartung, dass Automatisierungen neue Geschäftsfelder erschliessen können.

Fehlende Zeit, ein hoher Aufwand und nicht ausreichende finanzielle Mittel sind gemäss der Studie die grössten Hindernisse für die Einführung von neuen Lösungen. Diesem Ergebnis stimmt José Gerónimo, stv. Geschäftsleiter von Exxas, zu: «Die Geschäftsführung in KMU ist meist mit dem Tagesgeschäft bereits voll ausgelastet und gleichzeitig mit mehreren Herausforderungen konfrontiert.

Grosse, langwierige Digitalisierungsprojekte liegen da nicht drin. Die finanziellen Mittel müssen gut eingeteilt werden. Deshalb suchen KMU standardisierte Lösungen, die schnell eingeführt sind und an ihren Anspruch angepasst werden können. Für die Einführung von Exxas haben wir dafür Dienstleistungspakete entwickelt und übernehmen die Datenmigration vom bisherigen ERP- und CRM-System. Trotzdem müssen leitendende Mitarbeitende Zeitfenster für Workshops freischaufeln.»

Die Einschätzungen zur möglichen Zeitersparnis durch Automatisierung variieren. Männer erwarten im Durchschnitt eine Einsparung von 25 Stunden pro Monat, während Frauen eine durchschnittliche Zeitersparnis von 12 Stunden pro Monat prognostizieren. Im Durchschnitt sehen jedoch kleine und mittlere Unternehmen ein erhebliches Potenzial zur Einsparung von 19 Stunden pro Monat. Dieser Wert entspricht etwas mehr als zwei Arbeitstagen pro Monat bzw. einem Pensum von 11 %.

Die veränderten Aufgaben der Mitarbeitenden aufgrund von Automatisierung werden von etwa zwei Dritteln der Befragten als anspruchsvoller und verantwortungsvoller wahrgenommen, wenn auch etwas weniger kreativ. Erfreulicherweise zeigt sich, dass in der Hälfte der Fälle die Prozessqualität, das Image des Unternehmens und die Gesamtproduktivität aufgrund von Automatisierung und Digitalisierung verbessert wurden. Niklas Schüler, Teamleiter bei Exxas, kommentiert diese Veränderungen bei den Angestellten: «Dass die Kreativität in der Arbeit reduziert wird, kann ich mir nur damit erklären, dass vermutlich auch manuelle Arbeit mit kreativen Tätigkeiten wegfällt. Wenn zum Beispiel die Lieferantenrechnungen automatisiert genehmigt und verarbeitet werden, können sich die Mitarbeitenden in der Buchhaltung der Verbesserung des Management-Reportings widmen. Auf diese Weise unterstützen Buchhalterinnen und Buchhalter ebenfalls den Aufbau und die Weiterentwicklung der Firma.»

Die Ergebnisse der Studie deuten darauf hin, dass die Automatisierung in der Schweizer Wirtschaft weiter an Bedeutung gewinnen wird. Etwa 60% der Befragten sind der Meinung, dass in Zukunft noch mehr administrative Aufgaben im Unternehmen automatisiert werden. Ein ermutigender Aspekt ist, dass jeder zweite leitende Angestellte angibt, dass sein Team von den bisherigen Automatisierungen profitiert hat und dass diese den Arbeitsalltag erleichtert haben.

Ob auf der Baustelle, in der Gastronomie oder im Büro; Technologie ist heute in jedem Beruf zu finden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen sich aktiv in den Einsatz von Software, Clouds, digitalen Geschäftsmodellen und Prozessoptimierungen in ihren Unternehmen einbringen und dafür die notwendigen Kompetenzen aufbauen. Jedes moderne und erfolgreiche Unternehmen, egal welcher Branche, hat oder wird sich zu einem Tech-Unternehmen entwickeln. Reine «Anwender» laufen Gefahr, dass sie nur noch die übriggebliebenen Routinearbeiten übernehmen.

Unternehmen sollten laufend nach Optimierungsmöglichkeiten in ihren Prozessen und in ihrer Organisation Ausschau halten. Das gehört bereits seit hundert Jahren zum Standard-Repertoire von Unternehmerinnen und Unternehmer. Um diese Möglichkeiten entdecken zu können, müssen Entscheidungsträger wissen, was mit neuen Entwicklungen möglich ist. Auch bestehende Geschäftsmodelle sollten hin und wieder kritisch, aus Sicht des Kunden, hinterfragt werden. Dabei hilft folgender Gedankengang: «Der Patient möchte keinen Arzt. Er möchte gesund sein.». Moderne Systeme können Prozesse nicht nur beschleunigen oder neue Leistungsangebote ermöglichen, sondern tragen kombiniert mit der Cloud auch zu mehr Beherrschbarkeit und Resilienz eines Unternehmens bei.

Schweizer Software-Hersteller und Technologieanbieter sollten beherzigen, dass ihre Lösungen einfach in einem KMU implementiert werden können. Der Vorteil ihrer Lösung muss die Kosten überwiegen. Gemäss Studie rechtfertigt in 26 % der Fälle der Nutzen nicht den Aufwand. KMU benötigen Standardlösungen, die einfach an ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Bei der Implementierung sollten Hersteller und Dienstleister dafür sorgen, dass möglichst viel Wissen zu den Mitarbeitenden des Kunden transferiert wird. Die Geschäfts- und Branchenanforderungen verstehen die Kunden am besten und können mit der Technologiekompetenz ihr System laufend optimieren.