Daten wie Personalkosten, Fluktuation, Gehaltsentwicklung oder Fehlzeiten sind nicht nur für die Personalabteilung relevant. Sie beeinflussen Budgets, Ressourcen und die Unternehmensplanung – und können deshalb auch Controlling, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung wichtige Entscheidungsgrundlagen liefern. Doch diese Möglichkeit wird häufig noch nicht ausreichend genutzt. Thomas Bischof nennt fünf deutliche Anzeichen dafür, dass Unternehmen das Potenzial ihrer HR-Daten nicht voll ausschöpfen.
HR-Daten sind nicht nur für das HR nützlich (Symbolbild von Joachim Schnürle via Unsplash)
1. Informationen müssen mühsam aufgespürt werden
Lohndaten befinden sich in der Personalsoftware, Kostenstellendaten im Rechnungswesen und weitere Informationen in diversen Excel-Tabellen. Wenn für ein Meeting mit der Geschäftsführung kurzfristig eine bestimmte Zahl benötigt wird, beginnt die Suche: Die HR-Abteilung muss angeschrieben, das Controlling gefragt und Excel durchsucht werden. Das kostet Zeit und erschwert schnelle Entscheidungen.
2. Nicht alle arbeiten mit demselben Informationsstand
Wenn HR, Controlling, Finanzbuchhaltung oder Führungskräfte auf unterschiedliche Auswertungen und Informationsstände zurückgreifen, fehlt eine gemeinsame Grundlage. Dann kann es passieren, dass in einem Meeting zunächst geklärt werden muss, welche Informationen aktuell sind und auf welcher Datengrundlage alle arbeiten. Statt direkt über Handlungsoptionen zu sprechen, verbringen die Beteiligten viel Zeit damit, einen gemeinsamen Informationsstand herzustellen.
3. Niemand weiss, welchen Zahlen man vertrauen kann
Viele Unternehmen führen zusätzlich zu ihren Fachsystemen Excel-basierte Nebenrechnungen und Auswertungen durch. Dabei können sich Fehler in Formeln oder Übertragungen einschleichen, Dateien an unterschiedlichen Speicherorten liegen oder einzelne Listen veraltet sein. Die Folge: Statt über relevante Entwicklungen zu sprechen, muss zunächst geklärt werden, welche Zahl überhaupt verlässlich ist. Statt der Frage, die eigentlich geklärt werden soll, wird die Datenqualität zum primären Thema.
4. Kennzahlen werfen mehr Fragen auf, als sie beantworten
Die Personalkosten in Abteilung A sind um X Prozent gestiegen, die Fluktuation in Abteilung B liegt bei Y Prozent: Doch was steckt dahinter? Unternehmen ermitteln zwar oft Kennzahlen, diese liefern aber keinen Kontext. Ohne weiterführende Informationen lässt sich nicht beurteilen, ob hinter einer auffälligen Zahl tatsächlich Handlungsbedarf steckt oder ob sie sich durch andere Faktoren erklären lässt.
5. Daten werden nur für die Rückschau genutzt
Viele Unternehmen nutzen HR-Daten vor allem, um zu erfahren, was bereits passiert ist. Diese Informationen können aber auch für den Blick nach vorn genutzt werden, etwa, um die Auswirkungen von Gehaltserhöhungen, Tarifanpassungen oder organisatorischen Veränderungen zu simulieren und zu planen. Wer HR-Daten ausschliesslich für das Reporting der Vergangenheit nutzt, schöpft ihr Potenzial für die Unternehmenssteuerung nicht voll aus.
Doch damit HR-Daten ihr Potenzial für die Unternehmenssteuerung voll entfalten können, braucht es eine gemeinsame Datenbasis, auf der relevante Informationen zusammengeführt und bereichsübergreifend ausgewertet werden. Dadurch werden Zusammenhänge sichtbar und die Daten lassen sich nicht nur für die Analyse der Vergangenheit, sondern auch für die Planung und das Durchspielen von Zukunftsszenarien nutzen. HR, Controlling, Finanzbuchhaltung und Unternehmensführung arbeiten so auf einer gemeinsamen Informationsgrundlage.
Der Autor
Thomas Bischof ist Head of Payroll Services bei CSS
Die CSS AG bietet mit eGecko eine integrierte Plattform für Finance, Payroll & HR sowie Corporate Performance Management. Mit eGecko schafft die CSS AG das Fundament für die autonome Finanzsteuerung im DACH-Mittelstand. www.egecko.de