Wie hoch ist Ihr Stresslevel bei der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen? Bearbeiten Sie Rechnungen noch manuell? Kämpfen Sie mit Papierbergen, zeitintensiven Freigaben oder mit verloren gegangenen Rechnungen? Mit smarten Lösungen bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen künftig ganz einfach digital und sparen so nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Nerven.
Täglich wird Ihr Unternehmen von einer Flut an Eingangsrechnungen überschwemmt. Von der Verteilung an die zuständigen Fachabteilungen bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie ab sofort mit einer optimalen Lösung rechnen.
- Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral abgelegt, indexiert und digitalen Akten zugeordnet.
- Damit integrieren Sie die Papierwelt in Ihre IT-Umgebungen (Workflow Management).
- Alle Informationen werden zentral auf einer ECM-Basis verwaltet (Dokumentenmanagement). So greifen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück.
- Alle Informationen und digitalen Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt.
- Informationen können z. B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden.
- Alle digitalen Akten werden unter Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management).
Transparenter, schneller, kostensparender
Mit einem digitalen Rechnungsmanagement können Sie alle Eingangsrechnungen erfassen und sicherstellen, dass diese auch vollständig in Ihrem System abgebildet sind. Alle relevanten Rechnungsdetails wie z. B. die Rechnungsnummer werden mit Texterkennung und intelligenten Algorithmen automatisch verarbeitet, geprüft und erfasst. So sind alle Ihre Rechnungen sicher aufbewahrt und können jederzeit von Ihrem Arbeitsplatz aus aufgerufen werden.
Darüber hinaus werden alle erfassten Rechnungen sofort an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet.
Rechnungsbearbeitungslösungen bieten eine stressfreie Integration in bestehende Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme. Die grössten Vorteile des digitalen Prozesses sind die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen, die Reduktion von Fehlern sowie die kürzere Bearbeitungszeit von Rechnungen und das Senken von Kosten für die Rechnungsverarbeitung.
Mit einer Erfassungs- und Dokumentenmanagementlösungen kann jedes Unternehmen jetzt die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung nutzen. Vor allem aber reduzieren digitale Lösungen für die Rechnungsverarbeitung Fehler, sorgen für Transparenz und beseitigen betriebliche Engpässe – und sind gleichzeitig Compliance-konform.
Unabhängig davon, ob Rechnungen in Papierform oder als E-Mail-Anhänge in Ihrem Unternehmen eingehen, eine Automatisierungslösung erfasst, organisiert und liefert diese Rechnungen mit umfassenden Workflow- und Routingoptionen schnell an die richtigen Personen.
- Enorm viel Arbeitszeit sparen: hohe Automatisierung und kein langes Suchen nach falsch abgelegten Rechnungen
- Erheblich Kosten reduzieren: Arbeitszeit und damit Kosten sparen
- Zufriedene Mitarbeitende mit Zeit für das Kerngeschäft: geringere Komplexität, starke Entlastung, nervenschonendes Arbeiten
- Absolut transparent und revisionssicher: Eindeutiger Rechnungsstatus und dokumentierte Freigabeprozesse
- Rechnungen und Historie einsehen und freigeben – in der Firma, im Homeoffice oder von unterwegs
- Effiziente Digitalisierung von eingehenden Papierrechnungen mit bestehenden Scannern oder Multifunktionssystemen
Dank der grossen Zeitersparnis und der Entlastung der Mitarbeitenden von repetitiven und fehleranfälligen Aufgaben lohnt es sich für praktisch jedes Unternehmen, die Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten.
Die Spezialisten von Graphax haben ihre Digitalkompetenz in Hunderten von Projekten bewiesen. Gerade im Schweizer KMU-Bereich verfügen die Digitalisierungsexperten über einen grossen Erfahrungsschatz, was die geschickte Digitalisierung von komplexen Aufgaben angeht. Sehr gerne demonstrieren Ihnen die Fachleute der Graphax AG intelligent optimierte Arbeitsabläufe auch aus Ihrer Branche.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Graphax AG, mit Hauptsitz in Dietikon bei Zürich und acht Filialen in der Deutsch- und Westschweiz.
Aufgrund des breiten Leistungsspektrums gehört die Firma zu den führenden Anbietern für innovative Technologien in den Bereichen Enterprise Content Management, Printerpark-Bewirtschaftung und für Komplettlösungen für den digitalen sowie papiergebunden Dokumentenworkflow im B2B-Umfeld in der Schweiz.
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 22-4
Das Schweizer Fachmagazin für Digitales Business kostenlos abonnieren
Abonnieren Sie das topsoft Fachmagazin kostenlos. 4 x im Jahr in Ihrem Briefkasten.