Wo bleibt das papierlose Büro? Noch immer fallen in der Schweiz jedes Jahr Tonnen von Unterlagen in Papierform an. Laut einer Studie sind es in der Schweiz im Durchschnitt 10000 Blatt pro Person. Diese Unterlagen müssen oft auch archiviert werden, was Zeit, Platz und Ressourcen verschwendet. Mit digitalen Archiven und/oder passenden DMS bzw. ECM-Systemen können Sie nicht nur Geld sparen, auch die Arbeit mit den Dokumenten wird stark vereinfacht.
Symbolbild von KI erstellt
In den letzten Jahren haben die Business-Software-Lösungen technologisch grosse Sprünge gemacht. Bei DMS und ECM-Lösungen werden beispielsweise vermehrt Künstliche Intelligenz und Machine Learning eingesetzt, um unter anderem Metadaten aus Dokumenten zu extrahieren, Inhalte zu klassifizieren oder Workflows zu optimieren – und damit die Effizienz zu steigern.
Doch obwohl die neuen DMS/ECM-Systeme so ausgefeilt sind, bleiben diese vielen Verantwortlichen in Schweizer Unternehmen etwas suspekt. Klappt das mit dem Scannen der Inhalte wirklich? Wie stelle ich sicher, dass alles abgelegt ist? Und finde ich auch alle benötigten Informationen? Was machen wir, wenn das System mal nicht verfügbar ist? Wie steht es um den Datenschutz, die Sicherheit und die Beweiskraft von digitalen Dokumenten?
Der Zweifel gibt es viele. Und so greifen manche noch immer zu Bundesordnern und legen die Unterlagen ausgedruckt in Archivschachteln im Keller ab. Denn sicher ist ja bekanntlich sicher und man weiss ja nie…
Digitale Dokumente schaffen Effizienz
Doch diese Arbeit können Sie sich sparen. Die dafür aufzuwendende Zeit können Ihre Mitarbeitenden bestimmt gewinnbringender einsetzen, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. Zum Beispiel für die Entwicklung neuer Produkte oder die Betreuung der Kundschaft.
Dass die Archivierung nicht nur mühsame Pflicht ist, sondern dank DMS/ECM sogar zur Effizienzsteigerung und damit Kostenreduzierung beitragen kann, ist vielen Verantwortlichen gar nicht bewusst. Denn mit einem modernen DMS können Sie alle strukturierten und mit einem ECM-System auch viele der unstrukturierten Daten verarbeiten, archivieren und die Informationen bei Bedarf jederzeit wieder aufrufen und in diversen Bereichen des Unternehmens weiterverwenden.
Zudem helfen Ihnen moderne DMS/ECM-Systeme bei der täglichen Arbeit, automatisieren dank individueller Workflows repetitive Arbeitsschritte und entlasten so die Mitarbeitenden. Viele monotone Arbeiten übernimmt das System vollautomatisch – und auch die Fehlerquote sinkt.
Hardware und Software gehen Hand in Hand
Die Software ist dabei nicht allein, die Hardware spielt ihr seit einigen Jahren ebenfalls immer intelligenter in die Hände. So können zum Beispiel die modernen Drucker bzw. Multifunktionsgeräte viel mehr als kopieren, scannen und ausdrucken.
Sie scannen zum Beispiel eingehende Post, analysieren den Inhalt und leiten das Dokument automatisch direkt den zuständigen Personen per Mail weiter oder extrahieren die Informationen und speisen diese ins entsprechende System ein. Keine Mäppchen werden mehr in die Abteilungen weitergereicht, kein Papier liegt mehr unnötig auf den Schreibtischen rum. Den Platz können Ihre Mitarbeitenden bestimmt auch sinnvoller nutzen.
Die Hardware, das DMS/ECM-System und die ERP-Lösung sind dabei eng verbunden, Daten werden ohne Hindernisse ausgetauscht und sind jederzeit für alle verfügbar, die über die entsprechenden Rechte verfügen. Die Sicherheit ist gewährleistet, dem Datenschutz wird selbstverständlich ebenfalls Rechnung getragen und auch rechtlich ist alles im grünen Bereich. Die revisionssichere Ablage ist digital problemlos möglich, es braucht – bis auf ganz wenige Ausnahmen – keine ausgedruckten Papiere mehr.
Wagen auch Sie den Schritt
Was es aber braucht, ist den Mut, diesen Schritt in die Digitalisierung des Dokumentenmanagements zu wagen. Denn wer Briefe einscannt und als PDF ablegt, hat noch nicht digitalisiert. Erst wenn die Inhalte der Schriftstücke ausgelesen und zentral gespeichert, von allen Berechtigten schnell gefunden und die Informationen gewinnbringend genutzt werden können, kann von «digitalem Dokumentenmanagement» gesprochen werden.
Es gibt zahlreiche Anbieter von DMS/ECM-Systemen und dazu passender Hardware. Kompetente Fachpersonen beraten Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung der besten Lösung für Ihr Unternehmen.
Machen auch Sie den Schritt in Richtung digitaler Zukunft, mit einem Dokumenten-Management, das diesen Namen auch verdient.
Der Autor
Alain Zanolari ist Redaktor des topsoft Fachmagazins und der Online-Plattform topsoft.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 23-4
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