Die Einführung oder Modernisierung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen ein essenzieller Schritt in der Digitalisierung. Doch zu oft bleibt das ERP ein reines IT-Projekt: Prozesse werden technisch abgebildet, aber nicht hinterfragt. Medienbrüche, Datensilos und unklare Verantwortlichkeiten bestehen weiter. Wer Digitalisierung wirksam gestalten will, muss ERP als Teil einer Prozessoptimierung verstehen.
Eine moderne ERP-Lösung am Beispiel Haufe X360: Ein robuster Kern lässt sich flexibel mit Modulen ergänzen, um das ERP-System an individuelle Prozesse anzupassen. (Quelle: Haufe X360)
Starker Prozess, starkes ERP
Selbst die leistungsfähigste Software entfaltet ihr Potenzial nur, wenn sie in einen optimierten End-to-End-Prozess eingebettet ist – von der ersten Kundeninteraktion bis zur Rechnungsstellung.
Aus der Erfahrung von Mike Gautschi, dem Geschäftsführer der it5solutions GmbH, zeigt sich gerade bei Energieversorgern, Industrieunternehmen und im öffentlichen Sektor: Der grösste Hebel entsteht dort, wo Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg neu gedacht werden. ERP ist dabei nicht das Ziel, sondern Enabler: «ERP-Projekte scheitern selten an der Technologie», so Mike Gautschi, «Sie scheitern an fehlender Klarheit über Prozesse, Rollen und Zielbilder. Wer End-to-End denkt, schafft Transparenz über den gesamten Wertstrom. Erst dann wird das ERP zum echten Hebel für Effizienz und Qualität.»
Vom Funktionsdenken zum Wertstrom
Organisationen sind traditionell funktional aufgebaut. Aus Kundensicht jedoch zählt der durchgängige Prozess – nicht die internen Strukturen.
Typische End-to-End-Prozesse sind:
- Order to Bill beschreibt den vollständigen Geschäftsprozess von der Kundenbestellung bis zur Rechnungsstellung.
- Meter to Bill beschreibt den Prozess von der Erfassung von Verbrauchsdaten bis zur Rechnungsstellung.
- Purchase to Pay beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung des Lieferanten.
- Hire to Retire beschreibt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden im Unternehmen – von der Rekrutierung bis zum Austritt.
Diese Prozesse analysieren wir, vereinfachen sie strukturell und unterstützen bei der digitalen Umsetzung. Dabei werden Datenflüsse, Rollen und Systemgrenzen sichtbar gemacht. Erst dann lässt sich definieren, wie ein ERP-System konfiguriert werden muss.
Eine reine Systemeinführung oder Digitalisierung einzelner Schritte reicht nicht aus. Nachhaltige Verbesserungen entstehen nur, wenn Prozesse übergreifend betrachtet und optimiert werden – nicht nur einzelne Arbeitsschritte.
Übergreifend bedeutet in diesem Kontext konkret:
- Ein einheitliches Datenmodell
- Klare Prozessverantwortung
- Durchgängige Systemunterstützung
- Transparenz über Kennzahlen entlang des Wertstroms
Stabiler Kern, integrierte Branchenerweiterungen
Ein modernes ERP benötigt einen stabilen Kern, der zentrale Funktionen wie Finanzwesen, Warenwirtschaft oder Auftragsabwicklung standardisiert abbildet. Er reduziert Komplexität, sichert Upgrade-Fähigkeit und schafft ein konsistentes Datenfundament.
Der Kern sollte die Grundlage eines Ökosystems bilden, das durch branchenspezifische Erweiterungen ergänzt wird. Diese müssen systemnahe aufgesetzt werden und das Datenmodell des Kerns nutzen. Der Mehrwert entsteht somit durch nahtlose Integration der Gesamtlösung – nicht durch einzelne Module.
Praxisbeispiel: Order to Bill neu gestaltet
Bei Energieversorgern haben wir die Order-to-Bill-Prozesse analysiert – von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang. Sämtliche internen und externen Schnittstellen wurden transparent gemacht.
Typische Schwachstellen waren:
- Mehrfacherfassung bzw. mehrfach geführte Stammdaten
- manuelle Systemübergaben und Medienbrüche zwischen Fachlösungen
- unklare Rollen und Verantwortlichkeiten, besonders in Ausnahmefällen
- lange Durchlaufzeiten und hoher manueller Abstimmungsaufwand
Neben den klassischen Kernprozessen müssen Erweiterungen strukturiert eingebunden werden, ohne parallele Datenhaltung oder manuelle Übergaben.
Durch Prozessharmonisierung, ein klares Rollenmodell und eine integrierte ERP-Abbildung konnten Durchlaufzeiten verkürzt, Redundanzen und Fehlerquoten gesenkt und die Transparenz deutlich erhöht werden. Entscheidend war nicht allein die Systemeinführung, sondern das konsequente Hinterfragen des gesamten Wertstroms.
Transformation braucht Einbindung
ERP-Transformationen verändern Arbeitsweisen: Rollen werden klarer, Verantwortlichkeiten verschieben sich und Transparenz nimmt zu. Ohne Einbindung der Fachbereiche entstehen Widerstände. Agilität dient dabei als Framework. «Agilität bedeutet strukturierte Transparenz. Gerade bei CRM- und ERP-Transformationen hilft die iterative Vorgehensweise, Fachbereiche aktiv einzubinden und Verantwortung zu übernehmen. Digitalisierung ist eine gemeinsame Reise.», so Mike Gautschi. Von Beginn der Prozessimplementierung an arbeiten Fachbereiche und IT eng zusammen, priorisieren Anforderungen gemeinsam und überprüfen Zwischenergebnisse iterativ.
«ERP bedeutet, Prozesse konsequent vor Systeme zu stellen, einen stabilen Kern zu nutzen und Branchenerweiterungen nahtlos zu integrieren», so Mike Gautschi, «Ein ERP ist für uns nicht nur Software – es ist der strategische Hebel, der Effizienz steigert, Transparenz schafft und Wertschöpfung über das ganze Unternehmen hinweg ermöglicht. Nur wenn Prozesse, Architektur und Organisation zusammenspielen, entfaltet ein ERP-Tool sein volles Potenzial.»
Ein iteratives Vorgehen, klare Priorisierung und frühe Einbindung der Fachbereiche schaffen Akzeptanz und reduzieren Projektrisiken. Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern ein organisationsweites Veränderungsprojekt, das End-to-End-Prozesse über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg gestaltet.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch it5solutions GmbH. Der IT-Dienstleister unterstützt Unternehmen dabei, ihre IT-Infrastruktur sicher und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten zu gestalten. www.it5solutions.ch
Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 26-1
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