In der Schweiz werden jährlich um die 1 Mrd. Rechnungen verschickt. Fast 8 von 10 landen davon jedoch immer noch in Papierform im Briefkasten. Wir haben Alain Geiger, Fachexperte im Bereich digitale E-Rechnungen, befragt, woran diese zögerliche Entwicklung liegen könnte und in welche Richtung sich der Trend im digitalen Postfach entwickelt.
Alain Geiger, Leiter Verkauf E-Rechnung
Alain, du bist nun schon seit über 10 Jahren im Bereich EDI und E-Rechnung unterwegs. Bist du über die 80 % der Papierrechnungen erstaunt? Kennst du den Grund?
Nein, erstaunt bin ich über diese Grössenordnung nicht. Viele Unternehmen zögern noch, den Schritt in die Digitalisierung zu wagen. Zunächst sind sich die meisten Unternehmen gar nicht bewusst, wie hoch die Kosten für eine einzige Papierrechnung sind. Das wären nämlich tatsächlich bis zu CHF 12.00 pro Rechnung. Ein weiterer Grund sind die häufig noch traditionellen und starren Firmenstrukturen sowie der fehlende Bezug zur Digitalisierung.
Reden wir mal über die Unternehmen, die sich für die Digitalisierung entscheiden. Wie aufwendig ist eine Umstellung auf E-Rechnung?
Je nach Unternehmen ist der Umfang einer Umstellung auf E-Rechnung sehr unterschiedlich. Zunächst muss geschaut werden, wie umfangreich der Digitalisierungsschritt werden soll. Innerhalb der digitalen Abwicklung eines Rechnungsprozesses sind nämlich mehrere Rechnungstypen in Betracht zu ziehen. Auf der einen Seite ist es der normale Debitorenversand per E-Mail/PDF. Auf der anderen Seite können Rechnungen per eBill an den Kunden versendet werden. Die aufwendigste Variante sind Rechnungen an Plattformen oder Kunden, die ein strukturiertes Rechnungsformat wünschen.
Der zeitliche Aufwand kann sich zwischen einzelnen Tagen und einigen Monaten belaufen. In Hinblick auf die Kosten liegen wir im Bereich von vierstelligen Beträgen oder bei Projekten für Grosskunden auch mal mehr.
Was sind deiner Meinung nach die Erfolgsfaktoren für einen reibungslosen Projektverlauf?
Der Erfolg hängt an erster Stelle von einem erfahrenen Service Provider ab. Dieser sollte die Belege überall hin liefern können und neben allen nationalen Netzwerken auch Anbindungen zu den internationalen Plattformen wie SAP-Ariba, Coupa, SupplyOn oder PEPPOL ermöglichen.
Besonders wichtig für einen reibungslosen Projektablauf ist ein starkes Team, das alle Aspekte des Prozesses abdecken kann. Regelmässig ergänzen unsere Mitarbeiter die Teams des Kunden, um eine noch schnellere Abwicklung des Projektes zu ermöglichen und fehlendes Wissen mit einzubringen.
Du erwähnst die Wichtigkeit eines Service Providers – wofür ist er da?
Der Service Provider ist in der komplexen EDI-Welt zu Hause und muss sich mit vielen unterschiedlichen Belegformaten auskennen. Auch die Komplexität der verschiedenen Anbindungen ist nicht zu unterschätzen. Die Herausforderung liegt also darin, dass der Service Provider alle Fäden zusammenführt und das passend macht, was zuvor nicht passend war. Das Ziel ist dann erreicht, wenn es aus der ganzen Komplexität heraus für den Kunden nur noch ein Dokumentenformat und einen Einlieferungskanal gibt.
Wie sieht die Zukunft von E-Rechnung aus?
Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung schnell vorangeht. In der Schweiz geht der Trend bei digital vernetzten Firmen in die Richtung, dass sie ihren Privatkunden die komfortable Zahlungsmöglichkeit via eBill anbieten. Im EU-Raum entscheiden sich immer mehr Länder für eine E-Rechnungspflicht. Wir erhalten zurzeit deswegen immer mehr Anfragen für internationale Anbindungen an das PEPPOL Netzwerk. Letztendlich wird die E-Rechnung in der modernen Geschäftswelt die traditionellen papierbasierten Prozesse zunehmend ablösen.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von PENTAG Informatik AG. Das Unternehmen aus Ittigen BE verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Welt der individuellen Softwareentwicklung und ist seit dieser Zeit EDI Service Provider. Die Leidenschaft von PENTAG sind Lösungen für komplexe technische Sachverhalte. www.pentag.ch
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Der Beitrag erschien im topsoft Fachmagazin 24-1
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